So erledigen Sie alle Gründungsformalitäten zuverlässig

Ein Unternehmen zu gründen ist leicht gesagt und leicht geplant. Doch welche formalen Schritte sind eigentlich erforderlich, bevor Sie das Recht dazu haben, sich als Unternehmer zu bezeichnen und mit Ihrem Unternehmen öffentlich aufzutreten? Wer hier etwas Wichtiges vergisst, der hat unter Umständen später mit erheblichen Konsequenzen und Schwierigkeiten zu kämpfen.

 

	Themenübersicht zu den Gründungsformalitäten
1.	Strukturierte Planung und umsichtiges Vorgehen
2.	Viele Stränge müssen gleichzeitig verfolgt und ins Ziel gebracht werden
3.	Die Vorbereitung einer Firmengründung ist ein Vollzeitjob
4.	Mit diesen Tipps gelingen die letzten Schritte vor der Gründung perfekt
5.	[Infografik] Die Dauer des administrativen Gründungsverfahrens
→	Gratis-Ratgeber zu Rechtsformwahl und Gründungsakt

 

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Strukturierte Planung und umsichtiges Vorgehen

Das A und O innerhalb jeder Vorbereitungsphase einer angestrebten Unternehmensgründung ist eine strukturierte, umfassende und umsichtige Planung. Nur wenn alle erforderlichen Schritte, Ressourcen und Abläufe so exakt wie möglich geplant, beschafft und koordiniert werden, verläuft die eigentliche Gründung reibungslos und führt zum erwünschten Erfolg. Im Umkehrschluss gilt ebenso, dass eine unzureichende Planung und Vorbereitung für das zu gründende Unternehmen eine erhebliche Gefahr darstellt.

Eine Folge mangelnder Planung kann darin bestehen, dass das Unternehmen letztlich nie gegründet wird, weil der Gründer gar nicht erst an den Punkt gerät, an dem alle erforderlichen Schritte der Vorbereitung auch tatsächlich erledigt sind. So verschiebt sich der Start immer wieder und letztlich kommt es gar nicht dazu, dass der eigentliche Gründungsakt wirklich erfolgen kann.

Auch wenn sich diese Variante nicht gerade gut anhört, so ist es unter Umständen immer noch besser, ein Unternehmen aufgrund von Planungsfehlern nie zu gründen als stattdessen damit Schiffbruch zu erleiden, weil man innerhalb der Planung schwerwiegende Fehler begangen hat. Solche können nämlich im späteren Verlauf durchaus dazu führen, dass ein frisch gegründetes Unternehmen aufgrund vermeidbarer Mängel scheitert und dabei einen mindestens desillusionierten, unter Umständen sogar schwer verschuldeten Gründer zurück lässt.

 

Konsequent, diszipliniert und motiviert arbeiten

Wenn Sie feststellen, dass Sie schon während der Planungs- und Vorbereitungsphase scheinbar nicht dazu in der Lage sind, konsequent, diszipliniert und motiviert an einem klar definierten Ziel zu arbeiten, dann sollten Sie sich übrigens ernsthaft Gedanken darüber machen, ob der Beruf des Unternehmers wirklich das Richtige für Sie ist. Ihnen steht hierbei nämlich dauerhaft eine Form von Arbeit bevor, bei der Sie nicht von einem Vorgesetzten angetrieben und angespornt werden.

Alle Impulse müssen künftig von Ihnen selbst ausgehen und nur wenn es Ihnen dauerhaft gelingt, aktiv am Ball zu bleiben, dann haben Sie eine Chance auf Erfolg. Nutzen Sie daher unbedingt Ihre Selbstbeobachtung während der Vorbereitungsphase, um noch einmal kritisch zu überprüfen, ob Sie den Herausforderungen des Lebens als Unternehmer wirklich gewachsen sind oder ob es besser für Sie ist, als Angestellter zu arbeiten.

 

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Viele Stränge müssen gleichzeitig verfolgt und ins Ziel gebracht werden

Die Planung einer Unternehmensgründung hat es vor allem deshalb ins sich, weil Sie so viele verschiedene Stränge und Aspekte miteinander koordinieren müssen. Hier kann man aufgrund der Komplexität der Aufgabe sehr schnell den Überblick verlieren und dadurch ins Chaos geraten. Stellen Sie sich hierzu vielleicht einmal vor, wie es wäre, wenn Sie bei sich zu Hause ein festliches Dinner für mehrere Personen ausrichten wollten. Gehen wir einfach einmal der Reihe nach durch, was es hierzu zu erledigen gäbe.

Zunächst einmal müssten Sie ein Datum für das Essen festlegen und die verschiedenen Personen einladen. Im Vorfeld müssten Sie sich überlegen, was Sie kochen wollen, entsprechende Rezepte beschaffen, Einkaufslisten erstellen und die verschiedenen Zutaten in unterschiedlichen Geschäften pünktlich besorgen. Im nächsten Schritt wäre es erforderlich, dass Sie Sorge dafür tragen, dass Ihre Wohnung einladend und natürlich sauber ist und dass genügend Sitzplätze für Ihre Gäste zur Verfügung stehen.

Sie müssten den Tisch decken und dekorieren und darauf achten, dass Ihnen hierzu nichts Wichtiges fehlt. Dann schließlich würden Sie sich in die Küche begeben und damit beginnen, die einzelnen Gänge zuzubereiten. Einige Dinge könnten Sie vorbereiten, andere wiederum müssten auf den Punkt fertig werden. Bevor die Gäste eintreffen, müssen Sie sich passend anziehen, noch einmal alles überprüfen und schließlich während des festlichen Dinners nicht nur die letzten Handgriffe in der Küche erledigen und die Speisen servieren, sondern auch noch ein perfekter Gastgeber sein.

 

Kinderspiel - im Gegensatz zu einer Unternehmensgründung

Erscheinen Ihnen diese Aufgaben schwierig, anstrengend und anspruchsvoll? Dann sollten Sie sich klar vor Augen führen, dass selbst ein riesiges Dinner für zahlreiche Gäste im Vergleich zu einer Unternehmensgründung ein Kinderspiel ist. Als Gründer müssen Sie ein Vielfaches an verschiedenen Strängen, Planungsschritten und Aufgaben berücksichtigen. Dabei erstreckt sich die anstrengende Vorbereitung nicht auf ein paar Tage, sondern auf Wochen und Monate.

Bei der Vorbereitung des Dinners hilft nur eine große und vollständige Liste mit allen zu erledigenden Aufgaben. Und ebenso ist es auch bei der Gründungsvorbereitung. Arbeiten Sie mit einem solchen Plan, der heute beginnt und am Tag der Firmeneröffnung endet. Und denken Sie daran, dass alles, was erst fertig wird, nachdem das Dinner längst beendet ist und die Gäste nach Hause gegangen sind, völlig wertlos ist.

 

 

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Die Vorbereitung einer Firmengründung ist ein Vollzeitjob

Viele Gründer gehen davon aus, dass sich die Vorbereitung ihres Gründungsvorhabens mehr oder weniger nebenbei erledigen lässt und dass die eigentliche Arbeit erst dann beginnt, wenn das Unternehmen schließlich existiert. Hierbei handelt es sich um eine eklatante Fehleinschätzung. Die Vorbereitungsphase ist nämlich mindestens so aufwendig, zeitraubend und kräftezehrend, wie das spätere Unternehmertum. Und wer sich hierauf nicht rechtzeitig genug einstellt, der wird während der Vorbereitungsphase einige böse Überraschungen erleben.

Die Planung der Gründung, die Erledigung diverser Formalitäten und die Berücksichtigung unzähliger Kleinigkeiten und Details erfordern Ihre volle Aufmerksamkeit und lassen sich nur dann vollständig erfüllen, wenn Sie ausreichend Zeit einplanen und gleichzeitig die Grundlage für eine konzentrierte und kontinuierliche Arbeit schaffen. Dies beginnt bereits bei einem festen Ort, an dem Sie sich mit dem Gründungsvorhaben beschäftigen und setzt ebenso auch feste Zeiten voraus, an denen Sie sich ungehindert um Ihr künftiges Unternehmen kümmern können. In diesem Zusammenhang sollten Sie auch Ihre Familie und Ihre Freunde darauf aufmerksam machen, dass Sie sich in einer anstrengenden Arbeitsphase befinden und keineswegs die Freizeit kurz vor der Firmengründung genießen.

In dieser Phase Ihrer angestrebten Selbständigkeit hat es sich bewährt, mit ganz festen Zeiten zu arbeiten. Reservieren Sie bestimmte Stunden des Tages für die verschiedenen Arbeitsschritte und versuchen Sie, die Arbeitsstunden möglichst konsequent einzuhalten. Auf diese Weise gewöhnen Sie sich direkt an Ihre späteren Arbeitsbedingungen als Unternehmer. Halten Sie sich dabei immer konsequent an Ihre eigene Planung und arbeiten Sie die einzelnen Aufgaben und Verpflichtungen diszipliniert ab.

Je intensiver Sie sich mit den Gründungsvorbereitungen beschäftigen, desto reibungsloser werden sich später die ersten Wochen und Monate mit dem eigenen Unternehmen gestalten. Außerdem ist eine gute Vorbereitung der beste Schutz vor Fehlern und Pannen, die im schlechtesten Fall dazu führen könnten, dass Sie mit Ihrem Gründungsvorhaben scheitern und dem Traum vom eigenen Unternehmen letztlich aufgeben müssen, noch bevor er sich überhaupt richtig erfüllt hat.

 

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Mit diesen Tipps gelingen die letzten Schritte vor der Gründung perfekt

In den letzten Wochen und Monaten vor der eigentlichen Gründung Ihres eigenen Unternehmens stellen Sie die Weichen für den künftigen Erfolg. Eine gute Vorbereitung erhöht hierbei Ihre Chancen auf einen guten Start und eine solide Basis erheblich. Die Erfahrung zeigt, dass Gründer und angehende Unternehmer, die diese Phase sehr ernst nehmen in der Praxis seltener scheitern als es bei solchen Gründungen der Fall ist, die weniger gut und akribisch vorbereitet werden. Die folgenden Tipps bieten Ihnen aktive Unterstützung bei einer möglichst erfolgreichen Gestaltung der Start- und Vorbereitungsphase und begleiten Sie auf den letzten Schritten vor dem großen Ziel.

 

 

Die individuelle Bedarfsanalyse als Grundlage

Kein Unternehmen ist so wie das andere und fast jedes Gründungsvorhaben zeichnet sich durch Individualität aus. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, einen standardisierten Ablaufplan zu liefern, der alle Aufgaben und Verpflichtungen enthält, die Sie als angehender Unternehmer in den letzten Wochen und Monaten vor dem Start Ihres eigenen Unternehmens erledigen müssen. Einen solchen Plan – hieran führt kein Weg vorbei – müssen Sie selbst erstellen und an den konkreten Eigenschaften Ihres künftigen Unternehmens ausrichten.

Erfassen Sie hierbei konsequent sämtliche Dinge, die notwendigerweise erledigt werden müssen, bevor Sie tatsächlich starten können. Am einfachsten gelingt dies, indem Sie die ersten Tage im eigenen Betrieb in Gedanken immer wieder durchgehen und sich dabei fragen, was erforderlich ist, damit Sie wirklich arbeiten können. Sinnvolle Stichworte in diesem Zusammenhang sind zum Beispiel Maschinen und Anlagen, Räumlichkeiten, Mitarbeiter, Kapital, Software, Einrichtungsgegenstände, Büromaterial, Arbeitskleidung oder die Geschäftsausstattung.

 

 

Ressourcen aus dem persönlichen Umfeld nutzen

Wenn Ihre Bedarfsanalyse abgeschlossen ist und Sie genau wissen, was Sie für die Aufnahme des Arbeitsbetriebs noch brauchen, können Sie mit der eigentlichen Beschaffung beginnen. Dabei lohnt es sich grundsätzlich, zunächst in Ihrem eigenen persönlichen Umfeld nachzuforschen, mit welchen Ressourcen man Sie dort gegebenenfalls ausstatten kann. Vielleicht sind bei Freunden oder Verwandten gebrauchte Büromöbel verfügbar, vielleicht kann Ihnen jemand einen Hinweis auf interessante Firmenräume geben oder vielleicht gibt es die ein oder andere Person im Freundes- oder Bekanntenkreis, der Sie günstig mit einer erforderlichen Dienstleistung versorgen kann.

Auf diese Weise lässt sich auf der einen Seite eine ganze Menge Geld einsparen. Und je niedriger sich Ihre Gründungskosten gestalten, desto besser. Auf der anderen Seite ist der Rückgriff auf private Ressourcen oft auch besonders zeitsparend und unterstützt Sie dadurch ebenfalls. Gehen Sie Ihre Bedarfsliste also in jedem Fall vor dem Hintergrund der Frage durch, welche Gegenstände oder Leistungen Sie aus Ihrem persönlichen Umfeld beziehen könnten.

 

 

Der persönliche Masterplan zeigt die Richtung

Innerhalb der Vorbereitungsphase der eigentlichen Gründung werden Sie fast täglich mit neuen Aufgaben konfrontiert. Jetzt ist es besonders wichtig, dass Sie nicht den Überblick verlieren und jederzeit wissen, wo Sie gerade stehen, was Sie bereits erledigt haben und was noch vor Ihnen liegt. In dieser Situation hilft Ihnen ein großer, umfangreicher und vor allem vollständiger Masterplan. Hier sollte alles verzeichnet sein, was erledigt werden muss.

Ob Sie hierzu am Computer arbeiten oder doch lieber ganz klassisch auf Papier oder Whiteboard und Stift zurückgreifen, bleibt Ihnen und Ihrem persönlichen Geschmack überlassen. Allerdings hat es sich schon oft bewährt, wenn der Gründer seinen Masterplan ständig im Blick hat. Denken Sie deshalb darüber nach, Ihren persönlichen Masterplan direkt an Ihrem Arbeitsplatz an der Wand zu befestigen, um jederzeit den Überblick über alles zu behalten, was Sie noch erledigen müssen.

 

 

Alle Unterlagen immer griffbereit und präsentabel

In Bezug auf Ihr Gründungsvorhaben sind Sie immer wieder mit denselben Daten, Fakten, Unterlagen und Präsentationen beschäftigt. Diese dienen dabei nicht nur Ihrer eigenen Orientierung, sondern kommen auch dann zum Einsatz, wenn es darum geht, einen potenziellen Geschäftspartner, Kunden oder auch Geldgeber von sich und Ihrem geplanten Unternehmen zu überzeugen. Im Idealfall können Sie bei entsprechenden Gelegenheiten besonders schnell reagieren und Ihr Gegenüber dadurch beeindrucken, dass Sie alle wichtigen Unterlagen stets zur Hand haben.

Sie sollten sich daher einmal die Mühe machen und wirklich alle Dokumente, die in Bezug auf Ihr Vorhaben eine Rolle spielen, auf einen einheitlichen Stand bringen und unter aussagekräftigen Namen zu speichern oder abzulegen. Immer wenn es jetzt dazu kommt, dass Sie kurzfristig Informationen herausgeben oder Ihr künftiges Unternehmen präsentieren müssen, können Sie kurzfristig reagieren und geraten dabei nicht unter Stress.

 

 

Äußere Ordnung hilft bei der inneren Disziplin

Unser letzter Tipp in dieser Kategorie beschäftigt sich mit mit etwas, was von vielen Gründern und sogar gestandenen Unternehmern unterschätzt wird. Es geht hierbei um die Ordnung am Arbeitsplatz. Sicher kennen Sie aus Filmen, Erzählungen oder auch aus eigener Erfahrung den völlig chaotischen Schreibtisch, auf dem alle Unterlagen wild durcheinander liegen. Die Besitzer solcher Arbeitstische behaupten oft, es handle sich dabei um ein kreatives Chaos und damit um eine wichtige Grundlage für eine erfolgreiche Arbeit.

In Wirklichkeit dauert es bei solchen Schreibtischen einfach nur eine Ewigkeit, bis man etwas Wichtiges gefunden hat. Hinzu kommt, dass man schnell den Überblick über Dinge verliert, die man noch zu erledigen hat. Und nicht zuletzt färbt die äußere Unordnung auch schnell auf die eigenen Gedanken ab und macht diese ebenfalls unordentlich und unstrukturiert. Deutlich besser ist es, wenn man sich von Anfang an angewöhnt, den eigenen Arbeitsplatz ordentlich zu halten und regelmäßig aufzuräumen. So vergeudet man keine Zeit mit dem Suchen, behält jederzeit den Überblick über den Arbeitsplan und hält darüber hinaus auch noch Ordnung in den eigenen Gedanken.

 

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[Infografik] Die Dauer des administrativen Gründungsverfahrens

Für die meisten Geschäftsideen benötigen Sie lediglich eine Gewerbeanmeldung. Dies gilt zum Beispiel grundsätzlich für den Handel, aber auch für die Erbringung vieler Dienstleistungen. Lediglich für handwerkliche Berufe oder Geschäftskonzepte in Bereichen, bei denen ein öffentlich anerkannter Nachweis der Qualifikation erforderlich ist, bedingen weitere Formalitäten. Der durchschnittliche Zeitaufwand beträgt ca. 7,5 Arbeitstage.    (Quelle: Institut für Mittelstandsforschung)

 

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