So teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit als Unternehmer richtig ein
Wenn Sie als Unternehmer dauerhaft erfolgreich sein wollen, dann benötigen Sie ein optimales Zeitmanagement. Es gibt eine ganze Reihe an Werkzeugen und Methoden, die Sie unterstützen können und die wir Ihnen im Folgenden vorstellen wollen.
Als Unternehmer kann Ihr Arbeitstag gar nicht genug Stunden haben. Allerdings sollten Sie sich früh daran gewöhnen, sich die kostbare Arbeitszeit möglichst effektiv einzuteilen. Ein gutes Zeit-Management ist dabei bereits die halbe Miete. Welche konkreten Techniken Ihnen in diesem Zusammenhang zur Verfügung stehen, das erfahren Sie im Folgenden ganz detailliert.
Eine alte Weisheit mit weitreichender Bedeutung: Zeit ist Geld
Der Volksmund wusste es schon immer: Zeit ist Geld und dies gilt vor allem in Unternehmen. Es ist nämlich eigentlich Ihre Arbeitszeit, mit der Sie Ihr Geld verdienen. Und je mehr davon Sie an den richtigen Stellen einsetzen, desto erfolgreicher wird Ihr Unternehmen arbeiten. Doch schauen wir uns zunächst einmal an, was es mit dem Phänomen Arbeitszeit eigentlich auf sich hat und welche Fallen und Risiken Ihnen als Chef das Leben ein wenig erschweren.
Gehen wir davon aus, dass Sie sich dazu entschieden haben, eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Tag, pro Woche und pro Monat in Ihre Arbeit zu investieren. Dieses Maß sollte übrigens unbedingt so gewählt sein, dass Ihnen eine ausreichende Menge an Freizeit übrigbleibt. Hiermit ist nicht gemeint, dass es nicht Phasen für den Leiter eines Unternehmens gibt, in denen die Arbeit eindeutig im Vordergrund steht und in denen private Bedürfnisse zurückgestellt werden müssen.
Hierbei sollte es sich aber immer um eine ganz bewusst gestartete Ausnahme handeln, deren Ende absehbar ist. Auch wenn Sie viel arbeiten wollen und müssen, so dürfen Sie die sogenannte Work-Life-Balance nie aus den Augen verlieren. Diese entscheidet nämlich letztlich darüber, ob Sie mit Ihrem Leben zufrieden sind und ob Sie langfristig eine Chance auf gute Gesundheit haben. Und dass es sich um zwei der wichtigsten Kriterien zur Bewertung von Lebensqualität überhaupt handelt, daran sollte es keinen Zweifel geben.
Arbeitsstunde ist nicht gleich Arbeitsstunde
Wenn wir von Arbeitszeit sprechen, dann müssen wir grundsätzlich zwischen verschiedenen Definitionen unterscheiden. Hier gibt es zunächst einmal auf der einen Seite Ihre persönliche Arbeitszeit und auf der anderen Seite die Gesamtarbeitszeit, die im Unternehmen geleistet wird, wenn man zusätzlich alle Mitarbeiter mit einbezieht. Außerdem gibt es Arbeitsstunden, die effektiv genutzt und solche, die eher verschwendet werden. Und nicht zuletzt müssen wir zwischen Stunden unterscheiden, die auf direkte oder indirekte Weise dazu dienen, Ihren Umsatz zu erhöhen und solchen, die in Bezug auf Ihre Geschäftsergebnisse neutral sind.
Sie sehen also: Arbeitsstunde ist im Unternehmen auf keinen Fall gleich Arbeitsstunde. Hier ergeben sich erhebliche Unterschiede, mit denen man sich intensiv beschäftigen sollte, wenn man den Bereich Arbeitszeit im eigenen Unternehmen gerne optimal gestalten möchte. In jedem Fall gilt, dass Sie in den wenigsten Fällen Geld verdienen werden, wenn hierzu keine Arbeitszeit investiert wird. Von daher gesehen gilt die alte Weisheit, dass Zeit Geld ist, weiterhin und hat nichts an Aktualität verloren.
Die Zeiteinteilung von Unternehmern entscheidet über den Erfolg
Sicher ist Ihnen bewusst, dass unter anderem die Ressourcen im Unternehmen darüber entscheiden, wie erfolgreich Sie auf längere Sicht sein werden. Eine der wichtigsten Ressourcen ist dabei die Arbeitszeit, die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern investiert wird. Hierbei kann man sich allerdings gut vorstellen, dass nicht die reine Zeit in Stunden und Minuten zählt, sondern stattdessen die Effizienz, mit denen die Arbeitszeiten genutzt werden.
Innerhalb von acht Stunden kann ein Mitarbeiter sich nämlich sowohl hoffnungslos verzetteln und dadurch fast gar keine Leistung erbringen oder Ihrem Unternehmen zu einer Menge an zusätzlichem Umsatz verhelfen. Es liegt also auf der Hand, dass es sehr wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter und Sie möglichst gut mit der Arbeitszeit umgehen, um das Maximum zu erzielen.
Dies kann aber immer nur gelingen, wenn in Bezug auf die täglichen Arbeitsprozesse ein allgemein hohes Maß an Planung und Selbstkontrolle besteht. Auf diese Weise lassen sich die verfügbaren Arbeitsstunden konsequent im Sinne des Unternehmens nutzen. Dies erbringt Ihnen einen deutlichen Vorsprung vor der Konkurrenz. Jedes Unternehmen, das die Arbeitsressourcen weniger gut nutzt als Sie, wird Ihnen in Bezug auf die betrieblichen Kosten unterlegen sein. Dies zeigt sich zum Beispiel unmittelbar an den Preisen, die Ihre Konkurrenten für Ihre Produkte aufrufen müssen. Wenn Sie durch eine insgesamt günstigere Kostensituation preiswerter sind als die Mitbewerber, dann haben Sie deutlich höhere Chancen auf gute Umsätze und hohe Gewinne.
Entscheidend ist die optimale Zeiteinteilung
Natürlich kommt auch Ihre eigene Arbeitseffizienz unmittelbar dem Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens zugute. Wenn Sie Ihre Zeit professionell planen, einteilen und verwalten, dann werden Sie deutlich mehr Leistung erbringen können. Und da es letztlich Ihre ganz persönlichen Leistungen sind, die das Unternehmen nach vorne bringen, profitieren Sie wirtschaftlich stark von einem optimalen Zeitmanagement. Dies gelingt allerdings nicht ohne ein passendes System. Wer davon ausgeht, dass er seine Arbeitslast ohne jegliche Hilfsmittel und Instrumente perfekt einteilen und steuern kann, der unterschätzt den unternehmerischen Arbeitstag erheblich.
Sie selbst kennen die Situation, in der Sie kontinuierlich von neuen Herausforderungen und unerwarteten Problemen durch den Tag gejagt werden und am Abend frustriert feststellen müssen, dass Ihr Schreibtisch noch immer voll mit unerledigter Arbeit liegt. Als Unternehmer gehört es zu Ihren Aufgaben, ein geeignetes System zu finden, mit dem Sie diese Problematik lösen können. Darüber hinaus ist es erforderlich, dass Sie Möglichkeiten schaffen, die Arbeitszeit, die Sie für bestimmte Projekte und Aufgaben einsetzen, exakt zu messen. Nur so ist eine wirksame Eigenkontrolle möglich.
 „Man sollte nie so viel zu tun haben, dass man zum Nachdenken keine Zeit mehr hat.”Georg Christoph Lichtenberg |
In Sachen Zeitmanagement haben Sie als Chef Vorbildfunktion
Natürlich sind Sie in Ihrem Unternehmen nicht allein. Mit großer Wahrscheinlichkeit führen Sie eine Reihe von Mitarbeitern an. Wenn dies aktuell noch nicht der Fall sein sollte, so wird es zumindest in der Zukunft so sein. Es heißt also, sich früh genug auf die Fragestellungen einzustellen, die in Bezug auf das Zeitmanagement Ihres ganzen Teams auf Sie zukommen. Wenn bereits die Zeitplanung hinsichtlich Ihrer eigenen Aufgaben und Verpflichtungen eine so entscheidende Rolle spielt, dann können Sie sich leicht vorstellen, wie stark sich dieser Effekt potenziert, wenn wir von der Gesamtheit Ihrer Mitarbeiter sprechen.
Eines muss Ihnen immer vor Augen stehen: Als Chef füllen Sie eine erhebliche Vorbildfunktion aus. Dies gilt auch dann, wenn Ihnen diese Rolle gar nicht bewusst ist. Ihre Mitarbeiter werden sich, teils bewusst und unbewusst, immer daran orientieren, wie Sie selbst mit der Arbeit umgehen. Ein einfaches Beispiel hierzu: Natürlich ist es als Unternehmer Ihr gutes Recht, Ihren Arbeitstag zu der Uhrzeit zu beginnen, die Ihnen angenehm ist.
Im Gegenzug dazu geben Sie Ihren Mitarbeitern klare Richtlinien in Bezug auf den Arbeitsbeginn. Wenn Sie nun selbst jeden Tag erst um 10 Uhr, 11 Uhr oder um 12 Uhr im Büro auftauchen, dann wird sich dies negativ auf die Arbeitsmoral Ihrer Leute in der Zeit Ihrer Abwesenheit auswirken. Dies gilt auch dann, wenn Sie gute Gründe für Ihr spätes Erscheinen haben, weil Sie es zum Beispiel gewohnt sind, bis in den späten Abend hinein zu arbeiten. Sie haben nun einmal eine Vorbildrolle inne und können hieran auch nichts ändern.
Auch die Arbeitsorganisation spielt eine wichtige Rolle
Dies gilt auch in Bezug auf die Arbeitsorganisation und das Zeitmanagement. Wenn Ihre Mitarbeiter den Eindruck gewinnen, dass Sie Ihre eigene Arbeit eher chaotisch organisieren und Ihre Zeit nicht nach einem festen Plan einteilen, dann kann es leicht geschehen, dass dieses Verhalten abfärbt. Setzen Sie stattdessen auf ein professionelles Zeitmanagement und lassen Ihre Mitarbeiter dies auch deutlich spüren, dann steigt die Chance, dass Ihre Teammitglieder ebenfalls strukturiert, geplant und ordentlich arbeiten.
Diesen Effekt sollten Sie ganz bewusst forcieren. Unterstützen Sie Ihre Leute dabei, eigene Strukturen für die Zeitplanung zu entwickeln. Bieten Sie Schulungen und Seminare zu diesem Thema an und treten Sie immer wieder in den aktiven Dialog mit Ihren Leuten. Dazu gehört auch, dass Sie immer ein offenes Ohr haben, wenn es Ihren Mitarbeitern schwerfällt, mit ihrer Arbeitszeit auszukommen.
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Mit diesen Tipps gelingt Ihnen das Zeitmanagement optimal
Ohne aktives und professionelles Zeitmanagement lassen sich die vielfältigen und anspruchsvollen Aufgaben eines Unternehmers kaum bewältigen. Aus diesem Grund ist es jedem Gründer und angehenden Leiter eines Betriebes nur zu empfehlen, sich rechtzeitig mit diesem wichtigen Thema zu beschäftigen. Eine optimale Zeiteinteilung bildet die Voraussetzung für geschäftlichen Erfolg und erlaubt eine konsequente Maximierung der Geschäftsergebnisse.
Verzichtet man dagegen auf eine aktive Zeitplanung, dann droht schnell das Chaos. Mit welchen Strategien, Techniken und Instrumenten die Profis dafür sorgen, dass Sie Ihre Zeit optimal nutzen können, das verraten Ihnen unsere folgenden Tipps, Tricks und Hinweise für das Zeitmanagement.
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Vergegenwärtigen Sie sich die Bedeutung einer guten Zeiteinteilung
Als Unternehmer stehen in Sie in unterschiedlichster Hinsicht häufig unter großem Druck. Ständig müssen Entscheidungen getroffen werden. Immerzu möchte jemand von Ihnen wissen, was er als nächstes erledigen soll. Häufig müssen Sie Streit schlichten oder in Auseinandersetzungen vermitteln. Bei all diesen Aufgaben haben Sie sich um Ihre eigentliche Arbeit selbst noch gar nicht gekümmert. Um sich nicht zu verzetteln und in ein hoffnungsloses Chaos zu geraten, benötigen Sie eine verlässliche und funktionierende Zeitplanung.
Nur mit einem professionellen Zeitmanagement behalten Sie den erforderlichen Überblick über sämtliche Verpflichtungen und stellen sicher, dass am Ende eines langen Arbeitstages zumindest alle wichtigen und dringenden Dinge erledigt sind. Dies verschafft Ihnen nicht zuletzt auch das Gefühl, dass Sie Ihren Feierabend jetzt verdient haben und ihn mehr oder weniger sorglos beginnen können. Nur so sind Sie am nächsten Tag wieder fit und motiviert, um sich den neuen Herausforderungen zu stellen. Führen Sie sich klar vor Augen, dass ein ordentliches Zeitmanagement in Ihrer Position absolut unverzichtbar ist und dass die professionelle Einteilung Ihrer Arbeitszeit einen entscheidenden Erfolgsfaktor bildet.
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Beginnen Sie jeden Tag mit einer umfassenden Zeitplanung
Wenn Sie am Morgen Ihr Büro betreten und sich an Ihren Arbeitsplatz begeben, dann sollten Sie nicht sofort damit beginnen, sich in die Flut der alltäglichen Aufgaben zu stürzen. Starten Sie Ihren Tag stattdessen mit einer kurzen Zeitspanne der Besinnung, die Sie nutzen, um die vor Ihnen liegenden Stunden ganz genau zu planen und einzuteilen. Während dieser Planungsphase sollten Sie nicht von Anrufen oder persönlichen Gesprächen gestört werden. Führen Sie es als verbindliche Regel im Unternehmen ein, dass die ersten Minuten nach Ihrem Eintreffen im Betrieb allein Ihnen gehören.
Nun sollten Sie ein Blatt Papier zur Hand nehmen und konzentriert alles notieren, was heute zu erledigen ist. Denken Sie darüber nach, welche Aufgaben anstehen und bringen Sie diese in eine sinnvolle Reihenfolge. Die Liste, die Sie erstellen, dient Ihnen den ganzen Tag über als Arbeitskontrolle. Haken Sie alles ab, was Sie bereits vollbracht haben. Auf diese Weise sehen Sie Ihren Fortschritt direkt vor Augen und stellen gleichzeitig sicher, dass Sie nichts Wichtiges vergessen haben. Wenn es erforderlich ist, dann können Sie die Arbeitsliste im Laufe des Tages auch erweitern.
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Entscheiden Sie sich für ein System zur Zeitplanung
Die Planung in Bezug auf Ihre persönliche Arbeitszeit im Unternehmen gehört zu den wirklich wichtigen Aufgaben. Wenn Sie diese erfolgreich meistern, dann schaffen Sie insgesamt die Grundlage für eine erfolgreiche Tätigkeit im eigenen Betrieb. Es gibt eine ganze Reihe von Systemen und Prinzipien, die Sie einsetzen können, um Ihren individuellen Arbeitseinsatz optimal zu planen. Meistens geht es darum, die anstehenden Aufgaben zunächst einmal in sinnvolle Gruppen einzuteilen.
Diese Priorisierung hilft Ihnen dabei, festzulegen, welche Verpflichtungen Sie tatsächlich heute bewältigen müssen, welche Aufgaben Sie an einen Mitarbeiter delegieren können, welche Pflichten als Termine für die Zukunft in den Kalender geschrieben werden sollten und welche Aufgaben gar nicht erfüllt werden müssen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die verschiedenen Zeitmanagementsysteme, die es gibt und wählen Sie letztlich ein Prinzip aus, das optimal zu Ihnen und zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Probieren Sie verschiedene Systeme ruhig für einige Tage aus, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Und achten Sie darauf, dass Ihnen das letztlich ausgewählte Zeitmanagementsystem so nah und einleuchtend ist, dass Sie nicht Gefahr laufen, es schon nach kurzer Zeit aufzugeben, weil es Ihnen einfach zu umständlich oder zu lästig erscheint.
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Ohne Zeiterfassung ist die beste Zeitplanung nutzlos
Vielen Unternehmern ist durchaus klar, dass sie sich mit einem System zur Zeitplanung und zum aktiven Zeitmanagement beschäftigen sollten. Schließlich spüren sie Tag für Tag, dass eine ungeplante Arbeit zwangsläufig zu Chaos, Unzufriedenheit und Frustration führt. Daher greifen die meisten Chefs früher oder später auf das eine oder andere System in Sachen Zeitmanagement zurück, um ihren Arbeitstag zu planen und zu strukturieren.
Hierbei wird häufig allerdings eine wichtige Sache außer Acht gelassen. Ein professionelles Zeitmanagement funktioniert nämlich nur dann reibungslos, wenn Sie gleichzeitig auch für eine konsequente Zeiterfassung sorgen. Dies bedeutet, dass Sie aktiv messen, wie lange Sie zur Erledigung bestimmter Aufgaben benötigen. Wenn Sie dies nicht notieren, dann sind Sie kaum in der Lage, zu Beginn des Arbeitstages einschätzen zu können, über wie viele Stunden Sie heute beschäftigt sein werden.
Entscheiden Sie sich aber dafür, Ihren Zeiteinsatz genau festzuhalten, entwickeln Sie im Laufe der Zeit ein gutes Gespür für Ihren Zeitbedarf und müssen immer seltener zur Zeitmessung greifen. Nutzen Sie bei der Zeiterfassung eine Uhr oder Ihr Smartphone. Sie können auch ein entsprechendes Programm für den Computer verwenden, das Sie bei der Zeiterfassung unterstützt. Welche Methode Sie einsetzen, bleibt letztlich Ihnen überlassen.
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Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei deren Umgang mit der Zeit
Ihr eigenes aktives Zeitmanagement ist die eine Sache. Die Zeitplanung Ihrer Mitarbeiter die andere. Hier entdecken Sie schnell ein erhebliches Potenzial, wenn es um die Frage geht, wie Sie Arbeitsabläufe im Unternehmen besonders effizient gestalten können. Stellen Sie sich selbst einmal vor, welche Möglichkeiten sich rein rechnerisch ergeben, wenn jeder Ihrer Mitarbeiter sein Zeitmanagement nur um wenige Prozent verbessert und dafür deutlich effektiver arbeiten kann.
Im ersten Schritt sollten Sie Ihrem Team vor Augen führen, dass alle Seiten von einer professionellen Zeitplanung profitieren. Die Mitarbeiter sind weniger gestresst und werden in die Lage versetzt, Ihre Arbeit innerhalb der vorgegebenen Zeit souverän zu erledigen. Die Kollegen profitieren von besseren Arbeitsabläufen mit weniger Störungen. Und das Unternehmen erzielt bessere geschäftliche Ergebnisse und muss seltener neue Mitarbeiter einstellen.
Wenn Sie selbst Ihr bevorzugtes Zeitmanagement bereits entdeckt haben, dann können Sie dieses Ihren Leuten vorstellen und sie auf die Vorteile hinweisen. Ist dies noch nicht der Fall, dann können Sie gemeinsam mit Ihrem Team nach einem sinnvollen und funktionierenden System suchen.
[Infografik] Die Eisenhower-Methode
Jeder Selbständige kennt dieses Gefühl: Nach einem langen und anstrengenden Arbeitstag kommt man erschöpft nach Hause und weiß eigentlich gar nicht, was man überhaupt getan und geschafft hat. Wer so auf seinen Tag zurückblickt, der hat schnell ein Problem damit, die notwendige Motivation für kommende Herausforderungen aufzubringen.
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