So erzeugen Sie nachhaltige und funktionierende Strukturen
Ein strukturiertes und systematisches Vorgehen ist bereits die halbe Miete, wenn es darum geht, als Unternehmer maximalen Erfolg zu erzielen. Wie Sie die erforderlichen Strukturen im eigenen Betrieb optimal aufbauen, erfahren Sie hier und jetzt.
Eine systematische Vorgehensweise und der Aufbau von gut funktionierenden Strukturen sind für ambitionierte und engagierte Unternehmer bereits die halbe Miete, wenn es um die dauerhaft erfolgreiche Führung ihrer Unternehmen geht. Wir erklären Ihnen deshalb Schritt für Schritt, wie Sie die wichtigsten Strukturen innerhalb Ihres Unternehmens aufbauen und dauerhaft optimal pflegen.
Was versteht man in unternehmerischer Hinsicht unter Strukturen?
Stellen Sie sich Ihr eigenes Unternehmen zu Beginn wie ein großes, leeres Blatt Papier vor, das auf einem aufgeräumten Schreibtisch vor Ihnen liegt. Ihre Aufgabe besteht jetzt darin, dieses Papier mit Inhalten zu füllen, die so exakt wie möglich beschreiben, wie Ihr Betrieb konkret arbeiten soll. Führen Sie sich jetzt einmal vor Augen, welche Einträge dieses Blatt am Ende tragen wird, wenn Sie das Unternehmen komplett fertig geplant und konzipiert haben. Sie werden vor allem die Beschreibung von Strukturelementen vorfinden. Keine Sorge: Wir werden sofort konkreter werden und Ihnen klar vor Augen führen, was eigentlich gemeint ist.
Gehen wir davon aus, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um eine Internetfirma handelt, die sich mit dem Verkauf von Produkten beschäftigt. Ihre zentrale Frage lautet nun, was Sie alles benötigen, um dieses Geschäftsmodell darstellen zu können. Da sind zunächst einmal die erforderlichen Räume. Sie benötigen Arbeitsplätze für die Personen, die in der Verwaltung beschäftigt sind und solche für den Bereich Logistik. Letzterer muss zusätzlich den einzulagernden Artikeln und dem benötigten Verpackungsmaterial Raum bieten.
Zweitens müssen die Arbeitsplätze mit den erforderlichen Ausstattungsgegenständen versorgt werden. Hierzu zählt einerseits das elektrische oder elektronische Equipment, wie zum Beispiel Computer, Telefone oder Lampen. Andererseits benötigen Sie passendes Mobiliar, also vor allem Schreibtische, Bürostühle, Packtische oder Konferenztische. Und schließlich müssen alle Arbeitsplätze mit Hilfsmitteln ausgestattet werden. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Büromaterial aber auch um Werkzeuge und Geräte, die im Lager Verwendung finden.
Die Arbeitsprozesse müssen auch zur geplanten Infrastruktur passen
Im nächsten Schritt kann nun über genau das Personal nachgedacht werden, für das die einzelnen Arbeitsplätze bestimmt sind. Die Rede ist von den Menschen, die mit der Ausführung der unterschiedlichen Arbeitsschritte betraut sind. Hierbei muss es sich übrigens nicht unbedingt um Mitarbeiter handeln. Hierzu aber später mehr. Und schließlich muss exakt beschrieben werden, wie die einzelnen Arbeitsschritte durchgeführt werden, wie die Teams zusammenarbeiten und welche Abläufe und Prozesse dabei eingehalten werden müssen. Auch hierauf kommen wir gleich noch detailliert zu sprechen.
In Bezug auf die Ausstattung Ihres Unternehmens mit Räumen, Möbeln und Material sei an dieser Stelle noch deutlich gesagt, dass es besonders viele mögliche Varianten gibt. Sie können repräsentative Räume in nobler Lage wählen und diese mit der innovativsten Technik und den angesagtesten Möbeln ausstatten, die es überhaupt gibt. Oder Sie entscheiden sich für eine einfache, pragmatische und dafür sehr preiswerte Lösung. Letztlich bleibt diese Wahl Ihrem persönlichen Geschmack überlassen. Allerdings hat jede Entscheidung, die Sie in diesem Zusammenhang treffen, weitreichende Folgen.
Optimale Arbeitsabläufe als Grundlage für gute Geschäfte
Schauen wir uns in diesem Abschnitt die Arbeitsabläufe ein wenig genauer an und beschäftigen wir uns in diesem Zusammenhang auch mit der Frage, warum es sich um besonders wichtige Strukturmerkmale handelt. Um es uns noch einmal klar vor Augen zu führen: Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie ein bestimmter Arbeitsprozess konkret erledigt werden kann. Welche sich am besten für Ihr Unternehmen eignen, hängt von vielen individuellen Faktoren ab.
Hierbei darf übrigens auf keinen Fall vergessen werden, dass viele Unternehmer die Entscheidung treffen, sich gar nicht näher mit der Planung von Arbeitsabläufen zu beschäftigen. Im Zweifelsfall kommen bei einer solchen Vorgehensweise die Lösungen heraus, die für Ihre Mitarbeiter am angenehmsten und am bequemsten sind. Ob es sich allerdings auch gleichzeitig um Strukturen handelt, die Ihrem Unternehmen optimal dienen, muss bezweifelt werden.
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Praxisbeispiel zu Arbeitsprozessen |
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Schauen wir uns die Tragweite von Prozessplanungen an einem einfachen Beispiel an. Nehmen wir an, dass Sie als Shop-Betreiber ein eigenes Lager von 1.000 Quadratmetern Fläche unterhalten, in dem sich 500 verschiedene Artikel befinden und das von fünf Mitarbeitern bewirtschaftet wird. Gehen wir weiterhin davon aus, dass Sie keine Strukturen vorgegeben haben und es Ihren Leuten selbst überlassen haben, wie sie die Arbeit organisieren. Vermutlich ist es dazu gekommen, dass die Produkte im Lager nach bestimmten Kriterien geordnet sind. Dies könnte die Reihenfolge des ersten Wareneingangs, die Größe oder eine alphabetische Sortierung sein, um einige Beispiele zu nennen. Hieraus ergeben sich nun zwei konkrete Folgen. Warenlieferungen: Kommt neue Ware an, dann muss zunächst herausgefunden werden, wo diese einsortiert werden kann. Im nächsten Schritt werden die Produkte dann an ihren jeweiligen Platz gebracht. Bei Lieferungen, die aus mehreren Artikeln bestehen, kann es zu einer ganzen Reihe von Wegen kommen, die Ihre Mitarbeiter absolvieren müssen. Bestellungen: Bei der Bearbeitung von Kundenbestellungen sieht es ähnlich aus. Hier würde nun einer Ihrer Leute sich einen Lieferschein nehmen und die erforderlichen Produkte im Lager zusammensuchen. Anschließend würde er sich hiermit an einen Packtisch begeben und die entsprechende Sendung fertigstellen. Auch hier würde die einzelne Person viele Wege absolvieren und entsprechend lange für die Bearbeitung brauchen. Lösungsansatz zur Prozessoptimierung: Hätten Sie stattdessen als Struktur eine dynamisch-chaotische Lagerhaltung vorgegeben, dann sähe die Situation anders aus. Eingehende Ware wird immer auf den nächsten freien Platz gelegt. Dessen Adresse wird nun in den Computer eingepflegt. Anstelle einzelner Lieferscheine arbeiten Ihre Leute jetzt Pick-Listen ab. Der Computer berechnet einen idealen Weg, auf dem die Artikel für viele verschiedene Bestellungen zusammengeholt werden. Andere Mitarbeiter nehmen die Produkte in Empfang und packen die Sendungen. Auf diese Weise sparen Sie extrem viel Zeit, Personal und Geld. |
 „Verjagt die Angst, damit jeder effektiv für das Unternehmen arbeiten kann.”Edwards Deming |
Die richtigen Personen für die verschiedenen Jobs
Unser kleines Beispiel aus dem vorangegangenen Abschnitt sollte Ihnen vor Augen führen, wie groß der Unterschied zwischen einer von Ihnen vorgegebenen Struktur und einer solchen sein kann, die mehr oder weniger von selbst entsteht. Sie können hieran erkennen, dass es sehr wichtig ist, dass zentrale Festlegungen direkt von Ihnen selbst stammen und nicht dem Zufall überlassen werden.
Schließlich sind Sie der verantwortliche Unternehmer, der seinem Betrieb die eigene Handschrift und den eigenen Stil verleihen will. Dies erreichen Sie aber nur dann, wenn Sie Ihre Intelligenz, Ihren Weitblick und Ihre Überzeugungen nutzen, um damit unverwechselbare Strukturen zu schaffen, die Ihr Unternehmen von anderen unterscheiden.
Ein entscheidendes Strukturmerkmal sind dabei die personellen Entscheidungen, die von Ihnen getroffen werden. Es ist Ihre Aufgabe zu entscheiden, welche Art von Mitarbeitern für bestimmte Aufgaben optimal geeignet sind. Sie müssen die entsprechenden Stellen beschreiben, sie ausschreiben und innerhalb der nun stattfindenden Bewerbungsrunden versuchen, die optimalen Kandidaten zu finden.
Im Arbeitsalltag müssen die Mitarbeiter von Ihnen bewertet und aktiv entwickelt werden. Es ist Ihre Aufgabe, immer wieder zu hinterfragen, ob es sich bei den ausgewählten Personen wirklich um eine ideale Besetzung handelt und was Sie bewerkstelligen können, um noch vorhandene Defizite zu reduzieren.
Arbeitsbereiche entwickeln sich weiter, Ihre Mitarbeiter auch?
Dabei haben Sie darauf zu achten, ob sich Arbeitsbereiche vielleicht so sehr verändern, dass auch die Stellenbeschreibungen mit der Zeit abweichen und neue Mitarbeiter gesucht werden müssen. Nicht zuletzt gehört es auch zu Ihren Aufgaben zu entscheiden, dass ein Teammitglied entgegen Ihrer ersten Einschätzung doch nicht für Ihr Unternehmen geeignet ist und man sich in der Folge besser voneinander trennt.
Vor allem diese Aufgabe gehört für viele Unternehmer zu den Pflichten, mit denen man sich besonders ungern beschäftigt und die man versucht, auf die lange Bank zu schieben. Grundsätzlich gilt übrigens, dass nicht lange jeder zu besetzende Aufgabenbereich auch tatsächlich von einem eigenen Mitarbeiter ausgefüllt werden muss. In vielen Fällen ist es auch möglich, mit externen Dienstleistern zu arbeiten, die im Rahmen von Outsourcing genutzt werden, um exakt definierte Aufgaben zu übernehmen.
Als Leiter Ihres Unternehmens ist es in diesem Fall Ihre Aufgabe, zwischen Outsourcing und der Übernahme von Bereichen in Eigenregie zu entscheiden und dabei jeweils die Lösung anzustreben, die für Ihr Unternehmen, die Arbeitsabläufe und die wirtschaftliche Situation jeweils bestmöglich geeignet ist.
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Mit diesen Tipps sorgen Sie für optimale Strukturen im Unternehmen
Als Unternehmer sind Sie strukturgebend. Letztlich beruht die gesamte Konstruktion, die Ihr Betrieb bildet, auf Ihren Einfällen, Ideen, Konzepten und Überzeugungen. Dabei passiert es allerdings gerade in der Aufbauphase von jungen Unternehmen immer wieder, dass Strukturen mehr oder weniger zufällig gebildet werden und sich nie wieder verändern. Mitunter schadet dies dem Unternehmen und seiner Arbeit gar nicht, nämlich immer dann, wenn die zufällig entstandenen Strukturen sich als gut erweisen.
Deutlich häufiger steckt aber genau hier das Potenzial für erhebliche Verbesserungen, die Sie als Unternehmer unbedingt nutzen sollten. Die folgenden Tipps, Hinweise und Ratschläge unterstützen Sie nicht nur beim Aufbau von neuen Strukturen, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie bestehende Prozesse professionell überprüfen und behutsam anpassen können.
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Führen Sie sich die Bedeutung verlässlicher Strukturen klar vor Augen
Man könnte sagen, dass Sie als Unternehmer vor allem die Aufgabe haben, gut funktionierende, wirtschaftlich sinnvolle und lange haltbare Strukturen zu schaffen. Führen Sie sich unbedingt vor Augen, dass jede Struktur, die Sie nicht selbst ganz detailliert planen und einführen, auf die eine oder andere Weise von selbst entstehen wird. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern sagen, dass Sie dafür verantwortlich sind, die täglich eingehenden Bestellungen zu bearbeiten, dann wird sich Ihr Team im Laufe der Zeit eigene Prozesse schaffen, bei denen es immer auch eine Rolle spielt, dass die Mitarbeiter unter den selbst geschaffenen Arbeitsbedingungen leben müssen.
Es sollte Sie an dieser Stelle nicht verwundern, wenn Strukturen gewählt werden, die von den meisten Teammitgliedern als besonders bequem und angenehm empfunden werden. Sie selbst sind die einzige Person, die dazu in der Lage ist, das Unternehmen mit dem erforderlichen Blick von oben zu steuern. Außerdem stehen nur Ihnen die internen Informationen über Kennzahlen und ähnlichen Faktoren zur Verfügung. Sie sollten daher selbst der Urheber der wichtigen Strukturen sein.
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Analysieren Sie jeden erforderlichen Arbeitsschritt
Wichtige Strukturelemente im Unternehmen beziehen sich immer wieder auf die Arbeitsprozesse, die Sie Ihrem Team vorgeben. Um zu einem optimalen Ergebnis zu gelangen, ist es dringend erforderlich, jeden einzelnen Arbeitsschritt einmal intensiv und kritisch zu betrachten und ihn dann in ein sinnvolles Verhältnis zu den anderen Prozessen zu setzen. Es ist nicht unbedingt nötig, dass Sie persönlich an jeder Position im Unternehmen gearbeitet haben, um zuverlässig entscheiden zu können, wie die Abläufe im besten Fall organisiert werden sollten. Schaden kann es allerdings nicht, wenn Sie mit allen relevanten Arbeitsschritten vertraut sind. Dies dient auf längere Sicht übrigens auch dem Erhalt Ihrer natürlichen Autorität und Glaubwürdigkeit.
Eines sollen Sie dabei immer berücksichtigen: Nehmen Sie sich die Freiheit, von Zeit zu Zeit auch falsche Entscheidungen zu treffen. Der Fehler besteht nämlich nicht darin, keine Fehler zu begehen, sondern diese nicht einzuräumen und zu korrigieren. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass Sie dazu in der Lage und bereit sind, falsche Entscheidungen in Bezug auf die Strukturierung des Unternehmens einzusehen und rückgängig zu machen, wenn dies erforderlich ist.
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Machen Sie sich die Optimierung von Prozessen zur persönlichen Aufgabe
Als Unternehmer stehen Sie kurz nach der Gründung vor der Aufhabe, die zentralen Strukturen im Unternehmen zu konzipieren und zu realisieren. Dies bezieht sich neben den Räumlichkeiten und deren Ausstattung vor allem auf die Auswahl von Mitarbeitern und externen Helfern und auf die Planung der verschiedenen Arbeitsabläufe. Mit einer einmaligen Anstrengung ist es in diesem Bereich allerdings nicht getan. Mit den Strukturen, die Ihrem Unternehmen seinen erkennbaren Stil verleihen, werden Sie sich ab jetzt immer wieder beschäftigen müssen.
Dies liegt vor allem daran, dass sich die konkreten Aufgaben, mit denen Sie innerbetrieblich konfrontiert werden, in recht kurzen Abständen völlig verändern können. Es ist Ihre Aufgabe, diese Veränderungen im Blick zu behalten und dabei immer wieder zu hinterfragen, ob die gewählten Strukturen nach wie vor optimal dazu geeignet sind, Ihre unternehmerischen Ziele souverän zu erreichen. Viele Unternehmen kranken in erheblicher Weise daran, dass Strukturelemente, die einst sinnvoll und richtig waren, mit der Zeit einfach nicht mehr passen und dass es versäumt wurde, sie rechtzeitig zu überarbeiten.
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Wählen Sie geschickt Mitarbeiter und externe Helfer aus
Als Unternehmer tragen Sie nicht zuletzt die komplette Personalverantwortung für Ihren Betrieb. Ab einer bestimmten Größe können Sie sich von einer eigenen Personalabteilung unterstützen lassen. Dies ist aber in den ersten Jahren nach der Gründung keine gute Idee. Jetzt gehört diese Aufgabe eindeutig in Ihre Hände, da von den Personal-Entscheidungen sehr viel abhängt. Nehmen Sie sich dieser Herausforderung aktiv an und befassen Sie sich auch auf theoretischer Ebene intensiv mit diesem Thema.
Ein wichtiger Teilaspekt ist die Frage, welche Aufgabenbereiche tatsächlich von eigenen Mitarbeitern dargestellt werden sollen und in welchen Bereichen es dagegen besser ist, auf Outsourcing zu setzen und externe Kräfte zu beschäftigen. Dies muss im Einzelfall sehr genau untersucht werden. Hierbei sollten Sie sich nicht ausschließlich von kurzfristigen Finanzüberlegungen leiten lassen. Es gibt auch Bereiche, bei denen die Darstellung in Eigenregie deutlich teurer ist und die dennoch nicht aus der Hand gegeben werden sollten, da es wichtig ist, bestimmte Kernkompetenzen im Unternehmen zu halten und dort weiter zu entwickeln.
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Stellen Sie Ihre Strukturen regelmäßig auf den Prüfstand
In unserem Tipp Nr. 3 haben wir bereits angesprochen, dass Strukturen und Abläufe nicht in Stein gemeißelt sind und dass es leicht dazu kommen kann, dass eine Veränderung der Rahmenumstände dazu führt, dass auch die Planung von Arbeitsprozessen verändert werden muss. Hinzu kommt allerdings, dass sich Abläufe auch von vornherein eher als ungeeignet erweisen können oder dass sich herausstellen kann, dass bestimmte Mitarbeiter den an Sie gestellten Anforderungen nicht gewachsen sind. Es kommt von daher auch die Aufgabe auf Sie zu, bestehende Teams und ihre Prozesse regelmäßig zu überprüfen.
Gehen Sie immer sehr behutsam vor. Schließlich ist es nicht Ihre Absicht, übermäßig viel Porzellan zu zerschlagen oder das Betriebsklima zu vergiften. Stattdessen entspricht es Ihrem Ziel, durch die stetige Fortentwicklung von Strukturen und von Mitarbeiten dafür zu sorgen, dass alle betrieblichen Prozesse optimal laufen und Ihren unternehmerischen Zielen dienen. Eine umsichtige und vorsichtige Vorgehensweise, der es dennoch nicht an Entschiedenheit und Gradlinigkeit mangelt, ist in den meisten Fällen die beste Lösung.
[Infografik] Führungsstile und Strukturen von Weltkonzernen
Ein erfolgreicher Unternehmer versteht sich nicht nur darauf, seinen Betrieb an die Spitze zu bringen. Er muss auch in der Lage sein, ihn dauerhaft dort zu halten. Hierzu ist es erforderlich, sich immer wieder neu zu erfinden und sich bereitwillig auf neue Herausforderungen einzustellen. Dabei nutzt jedes Unternehmen aufgrund der vorhandenen Strukturen unterschiedliche Führungsformen und Verantwortungskonzepte, um die jeweiligen Abteilungen, Niederlassungen oder Sparten erfolgreich zu leiten.
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