So profitieren Sie maximal von PR und Öffentlichkeitsarbeit

Die Öffentlichkeit über Aktivitäten zu informieren und ein aktives Netzwerk an Journalisten, Redakteuren und Bloggern zu pflegen, ist die wichtigste Zielsetzung, wenn es um PR und Öffentlichkeitsarbeit geht. Wer davon ausgeht, dass diese Disziplinen nur von Großunternehmen eingesetzt werden können, der befindet sich im Irrtum. Gerade kleine und mittlere Firmen profitieren hiervon nämlich ganz besonders.

 

	Themenübersicht zu PR und Öffentlichkeitsarbeit
1.	Für Öffentlichkeitsarbeit ist kein Unternehmen zu klein
2.	PR und Öffentlichkeitsarbeit leben von der Kontinuität
3.	Pressecodex: Strenge Regeln spielen bei der PR eine wichtige Rolle
4.	Mit diesen Tipps realisieren Sie PR und Öffentlichkeitsarbeit optimal
5.	[Infografik] Die optimale Pressemeldung
→	Gratis-Ratgeber zu Marketing und PR

 

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Für Öffentlichkeitsarbeit ist kein Unternehmen zu klein

Wenn Sie an die Begriffe Öffentlichkeitsarbeit oder PR denken, dann fallen Ihnen wahrscheinlich zuerst große Pressekonferenzen, viel beschäftigte PR-Berater oder aufwendige Pressemappen ein, wie sie in sehr großen Unternehmen zum Einsatz kommen, die über erhebliche Budgets verfügen und für die es besonders wichtig ist, maximale Bekanntheit zu erreichen. Kleine oder mittlere Unternehmen kommen Ihnen in diesem Zusammenhang wahrscheinlich nicht spontan in den Sinn und Sie werden gleich feststellen, dass es sich bei dieser Einschätzung um einen schweren Fehler handelt.

Letztlich bedeutet Öffentlichkeitsarbeit oder PR nichts anderes, als die Öffentlichkeit gezielt über bestimmte Dinge zu informieren, die im Unternehmen eine Rolle spielen. Letztlich handelt sich es also nur um eine spezielle Form von Werbung. Natürlich gibt es dabei Unterschiede zur klassischen Werbung, die wir uns an dieser Stelle einmal anschauen wollen. PR sorgt dafür, dass große Teile der Öffentlichkeit bestimmte Informationen über Unternehmen oder Produkte erhalten.

Dabei fallen allerdings nicht die horrenden Kosten an, die innerhalb der Werbung gewöhnlicherweise gezahlt werden müssen, um so viele potenzielle Kunden gleichzeitig zu erreichen. Auf der anderen Seite lassen sich PR-Leistungen aber auch nicht so konsequent buchen, wie es bei Werbung der Fall ist. Stattdessen heißt es, dass man sich für eine gewisse Zeit sorgfältig und vor allem regelmäßig mit Öffentlichkeitsarbeit beschäftigt und im Gegenzug die Chance, dass man dadurch eine große Öffentlichkeit anspricht, stetig steigt.

 

Viel Arbeit bedeutet auch hohe Erfolge

Öffentlichkeit zu erreichen, bedeutet in diesem Zusammenhang, dass sich ein Redakteur, eine Zeitschrift, ein Blog, eine Radiostation oder ein Fernsehsender dazu entscheiden, über Ihr Unternehmen zu berichten. Wenn dies tatsächlich geschieht, dann geht die Wirkung weit über die von reiner Werbung hinaus. Das berichtende Medium überträgt nämlich sein Image, seine Seriosität und seine Glaubwürdigkeit ganz von selbst auf Sie und Ihr Unternehmen.

Dieser Effekt ist absolut unbezahlbar und lässt sich im Zuge von konsequenter Öffentlichkeitsarbeit und PR erzielen, ohne dass Sie hierfür ein Vermögen ausgeben müssen. Und nun überlegen Sie doch selbst noch einmal, ob dieses Thema wirklich den Großunternehmen vorbehalten sein sollte oder ob es nicht gerade kleinen und mittleren Firmen ohne sonderliche Finanzmittel optimale Chancen bietet.

 

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PR und Öffentlichkeitsarbeit leben von der Kontinuität

Schauen wir uns ein wenig näher an, wie Öffentlichkeitsarbeit eigentlich funktioniert und versuchen einige Regeln abzuleiten, die für dieses besondere Marketing-Instrument gelten. Die Zielsetzung der Pressearbeit besteht immer darin, dass sich im Laufe der Zeit möglichst viele Medien bereit erklären, über unser Unternehmen und unsere Produkte zu berichten. Diese Entscheidung der verantwortlichen Redakteure basiert natürlich auf Freiwilligkeit.

Uns bleibt daher nichts anderes übrig, als dafür zu sorgen, dass wir auf Dauer gesehen Aufmerksamkeit und Interesse möglichst vieler Medienleute auf uns ziehen. Man kann sich gut vorstellen, dass diese Tag für Tag mit einer erheblichen Anzahl an entsprechenden Informationen bombardiert werden und dass die Anzahl der tatsächlich veröffentlichten Storys dagegen eher gering ist. Wir müssen es den Medienschaffenden also möglichst erleichtern, auf uns aufmerksam zu werden, sich an uns zu erinnern und über uns zu berichten.

 

Kontinuität zahlt sich aus

Das wichtigste Stichwort in diesem Zusammenhang lautet Kontinuität. Hierbei können wir einfach von uns selbst ausgehen: Wir behalten diejenigen Dinge, mit denen wir immer wieder konfrontiert werden, besonders gut im Gedächtnis. Im Falle der Medienleute soll uns das aber nicht dazu verleiten, diese immer wieder mit denselben Informationen zu überfluten.

Sie sollen sich durch viele Wiederholungen zwar an unser Unternehmen, unsere Produkte oder unsere Marken erinnern. Allerdings sollen sie gleichzeitig erkennen, dass bei uns ständig etwas Interessantes passiert und dass es sich lohnt, über uns zu berichten.

Es kann dabei eine ganze Menge Zeit vergehen, bis es auf diesem Wege wirklich einmal gelingt, dass ein Medienvertreter auf uns aufmerksam wird und über uns berichtet. Allerdings lohnt es sich absolut, auf diesen Zeitpunkt zu warten. Jetzt erhalten wir nämlich den Lohn für die anstrengende Pressearbeit und können erstmals von völlig kostenloser Werbung mit sehr hoher Glaubwürdigkeit profitieren.

Außerdem setzt ab jetzt ein Ansteckungseffekt ein. Natürlich reagiert der Medienmacher künftig viel aufmerksamer auf uns, weil er sich bereits einmal intensiver mit dem Unternehmen beschäftigt hat. Und darüber hinaus sind jetzt auch andere Medienleute eher dazu bereit, über uns zu berichten, da sie gesehen haben, dass einer ihrer Kollegen uns für interessant genug gehalten hat. Nach einer langen Phase kontinuierlicher Pressearbeit werden wir am Ende also großzügig belohnt und wie genau diese Pressearbeit aussehen sollte, schauen wir uns im nächsten Abschnitt an.

 

 

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Pressecodex: Strenge Regeln spielen bei der PR eine wichtige Rolle

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, um die Medien auf uns und unsere Informationen hinzuweisen. Entweder nehmen wir direkt Kontakt zu den verantwortlichen Medienschaffenden auf oder wir setzen auf das bewährte Instrument der Pressemitteilung. Der direkte Kontakt gestaltet sich häufig schwierig. Hierzu müssen Sie sich einmal vorstellen, wie viele entsprechende Nachrichten ein wichtiger Redakteur oder Entscheider Tag für Tag erhält und wie groß die Chance ist, dass er ausgerechnet auf Ihr Anliegen positiv reagiert.

Teilweise erfolgreich können solche Versuche dennoch sein, wenn Sie sich zum Beispiel auf die Betreiber eines Blogs oder eines YouTube Channels beziehen. Hier ist es mitunter möglich, durch eine besonders charmante, freundliche oder originelle Nachricht in Kontakt zu geraten und wenn sich diese Chance abzeichnet, dann sollte man sie auch nutzen.

Im Regelfall empfiehlt es sich dagegen, mit klassischen Pressemitteilungen zu arbeiten und diese über geeignete Presseportale zu veröffentlichen. Unter einer Pressemitteilung versteht man ein kurz gehaltenes und informatives Textdokument, in dem über ein bestimmtes Ereignis aus dem Unternehmen berichtet wird.

 

Pressemitteilungen sind vor allem für Fachleute ideal Informationsquellen

Pressemitteilungen sind in Form, Umfang und Stil weitgehend vereinheitlicht und können von Redakteuren daher schnell überflogen, verstanden und bewertet werden. Auf diese Weise gelingt die Sichtung von vielen Informationen innerhalb von kurzer Zeit und am Ende kann der Medienschaffende eine recht gute Auswahl darüber treffen, über wen oder was er sich aktuell gerne äußern möchte.

Pressemitteilungen werden über Presseportale veröffentlicht. Hierbei unterscheidet man zwischen kostenlosen und kostenpflichtigen Portalen. Diese werden von Redakteuren zur Informationsbeschaffung genutzt. Da jeder Medienschaffende andere Portale bevorzugt, sollte man eigene Pressemitteilungen nach Möglichkeit über mehrere Plattformen verbreiten. Dies stellt nur einen geringen Mehraufwand dar und ist mit guten Ergebnissen verbunden.

Darüber hinaus ist es sehr wichtig, potenziell interessierten Redakteuren auf unseren eigenen Internetseiten professionelle Presseinformationen zur Verfügung zu stellen. Hierbei handelt es sich um Text- und Bildmaterial, das innerhalb der Berichterstattung von Redakteuren frei verwendet werden kann und das diesen die tägliche Arbeit erleichtert, weil sie weder aufwendig recherchieren noch unbedingt persönlich Kontakt zu uns aufnehmen müssen, wenn sie einen Beitrag über uns planen. Je vollständiger die Presseinformationen desto besser sind die Chancen, dass tatsächlich über uns berichtet wird.

 

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Mit diesen Tipps realisieren Sie PR und Öffentlichkeitsarbeit optimal

Sie haben bereits erfahren, dass die Themen PR und Öffentlichkeitsarbeit keineswegs den großen Unternehmen vorbehalten sind, sondern gerade auch für kleine und mittlere Firmen unschätzbare Vorteile bieten. Im Idealfall erhalten Sie Werbung mit einer erheblichen Reichweite und wenden dafür kein Geld, sondern lediglich Ihre Zeit auf. Allerdings gibt es in Bezug auf PR und Öffentlichkeitsarbeit sehr strikte Regeln, die Sie unbedingt berücksichtigen sollten, um hiermit maximalen Erfolg zu haben.

Die folgenden Tipps wenden sich vor allem an Einsteiger und sollen Ihnen dabei helfen, die Grundlagen für eine wirkungsvolle Pressearbeit zu legen. Arbeiten Sie unsere Hinweise der Reihe nach durch und profitieren Sie von einem sehr effektiven Marketing-Instrument.

 

 

Bewusste Entscheidung für Pressearbeit

Eine aktive Pressearbeit kann sich für Ihr Unternehmen ausgesprochen positiv auswirken und richtig lohnen. Sie sollten sich daher ganz bewusst dafür entscheiden, in den Bereichen PR und Öffentlichkeitsarbeit aktiv werden zu wollen. Mit ein wenig Glück verschaffen Ihnen diese Aktivitäten eine kostenlose Werbung mit erheblicher Reichweite. Hierzu müssen Sie allerdings konsequent am Ball bleiben und sich diszipliniert an ein bestimmtes Rahmenprogramm halten, das vor allem auf Regelmäßigkeit und Kontinuität basiert.

Beginnen Sie damit, klare Ziele zu definieren. Was erwarten Sie konkret von der Pressearbeit und was soll die PR mittel- und langfristig für Ihr Unternehmen leisten. Wenn Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie damit beginnen, ein individuelles Konzept zu erarbeiten. Hier bündeln Sie sämtliche Aktivitäten in Sachen Öffentlichkeitsarbeit und PR zu einer konsequenten Strategie, die Ihr Unternehmen und Ihre Angebote bekannter macht und auf diese Weise unmittelbar positiv auf den Geschäftsverlauf einwirkt.

 

 

Presseinformationen mit hohem Nutzen!

Das grundlegende Ziel jeder Form der Pressearbeit besteht immer darin, dass möglichst viele Redaktionen und Medienvertreter sich dazu entschließen, über Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Angebote zu informieren. Diese Art der Berichterstattung bildet eine besondere Form der Werbung mit erheblicher Reichweite, hoher Glaubwürdigkeit und geringen Kosten. Damit unbeteiligte Dritte aber auch tatsächlich über Sie berichten können, benötigen sie umfassende Informationen. Diese sollten Sie im Rahmen eines eigenen Pressebereichs auf Ihren Web-Seiten zur Verfügung stellen. Beschreiben Sie dabei Ihr Unternehmen mit Werdegang, Geschäftsgegenstand, beteiligten Personen und außergewöhnlichen Stärken.

Stellen Sie bereits erschienene Pressemitteilungen und Veröffentlichungen zur Verfügung und sorgen Sie für professionelles Bildmaterial in hoher Auflösung. Hauptsächlich dient das Material dem Zweck, dass Medienleute alle erforderlichen Auskünfte erhalten können. Gleichzeitig dient der Pressebereich aber auch dem Vertrauensaufbau gegenüber Ihren Besuchern und Kunden und wirkt sich positiv auf Ihr Ranking bei den Suchmaschinen aus. Der Pressebereich bietet also insgesamt sehr viele Vorteile.

 

 

Hochwertige Presseerklärungen nutzen

Das Herzstück jeder Form der Öffentlichkeitsarbeit bildet die eigentlichen Presseerklärungen. Diese bilden sozusagen die Informationsquelle für Medienschaffende und haben die Aufgabe, Redakteure dafür zu interessieren, über Ihr Unternehmen zu schreiben. Wichtig in diesem Zusammenhang ist vor allem die Frequenz, mit der Sie entsprechende Presseerklärungen veröffentlichen. Da es darum geht, im Laufe der Zeit die Aufmerksamkeit von möglichst vielen Personen zu erlangen, sollten die Mitteilungen mindestens einmal pro Monat und unter Umständen sogar häufiger erscheinen. Dies darf allerdings nicht dazu führen, dass Sie damit beginnen, über Nebensächlichkeiten zu berichten.

Jede Pressemitteilung muss über einen Inhalt verfügen, von dem es sich lohnt, ihn weiterzuerzählen. Arbeiten Sie am besten mit einem längerfristigen Themenplan, in dem Sie bereits im Vorfeld festlegen, zu welchem Zeitpunkt Sie sich über welches Ereignis mitteilen wollen. Wenn hier aktuelle Dinge dazwischen kommen, dann können Sie die vorgeplanten Erklärungen problemlos verschieben. Durch die Planung stellen Sie sicher, dass Ihre Bekanntmachungen regelmäßig und kontinuierlich erscheinen.

 

 

Bei allen wichtigen Presseportalen anmelden

Die Erstellung hochwertiger und interessanter Pressemeldungen stellt eine wichtige Voraussetzung für eine wirksame Öffentlichkeitsarbeit dar. Allerdings ist es nicht damit getan, die entsprechenden Mitteilungen zu erstellen und vielleicht auf der eigenen Web-Seite zu veröffentlichen. Sie müssen im Rahmen der PR dafür sorgen, dass Ihre Meldungen von den richtigen Personen gelesen werden und an dieser Stelle kommen die sogenannten Presseportale ins Spiel. Sie bekommen hier die Möglichkeit, sich anzumelden und Ihre Pressemeldungen zu veröffentlichen. Dort werden sie dann von Redakteuren und anderen Medienleuten gesehen, eventuell gelesen und unter Umständen als Anlass für einen Artikel über Sie verwendet.

Im Internet finden Sie sowohl kostenpflichtige als auch kostenlose Presseportale. Außerdem haben sich einige der Plattformen auf bestimmte Themen spezialisiert. Verschaffen Sie sich per Web-Recherche einen Überblick über passende Presseportale und melden Sie sich dort jeweils an.

 

 

Konsequent an den Pressecodex halten

Redakteure und Medienleute werden Tag für Tag mit einer Vielzahl von Informationen konfrontiert und haben die schwierige Aufgabe, innerhalb von Sekunden zu entscheiden, ob eine Meldung relevant und interessant genug ist, um hierüber etwas zu veröffentlichen. Um eine gute Chance zu haben, dass über Sie und Ihr Unternehmen berichtet wird, müssen Sie sich unbedingt an die Regeln und Gepflogenheiten halten, die innerhalb der Presse- und PR-Szene gelten und die vor allem die Aufgabe besitzen, Medienvertretern eine sehr schnelle Möglichkeit zu bieten, sich ein Urteil über Ihre Meldungen zu bilden.

Wichtig ist, dass Sie sich bei der Erstellung von Pressemitteilungen an einen bestimmten formalen Aufbau halten. Arbeiten Sie mit einer aussagekräftigen Überschrift, lassen Sie anschließend eine kurze und klare Zusammenfassung des vollständigen Inhalts folgen und schließen Sie danach eine detailliertere Beschreibung des jeweiligen Ereignisses an. Beschränken Sie sich stets auf klare und eindeutige Fakten und unterlassen Sie es innerhalb der Pressemitteilung wertend oder sogar werbend über Ihr eigenes Unternehmen zu sprechen. Behalten Sie eine deutliche Distanz und nutzen Sie allenfalls Zitate, um deutlich positive Aussagen zu platzieren.

 

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[Infografik] Die optimale Pressemeldung

Im Internet gibt es eine ganze Reihe an anschaulichen Anleitungen darüber, welchen formalen Ansprüchen eine Pressemitteilung entsprechen muss. Hinzu kommt, dass die gängigen Presseportale die Erstellung von Meldungen häufig so konzipiert haben, dass Sie die verschiedenen formal vorgeschriebenen Textbestandteile in eigene Formular-Felder eintragen müssen. Auf diese Weise können Sie schnell herausfinden und einüben, wie eine professionelle Pressemitteilung formal richtig verfasst werden muss.

 

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