So gelingt die permanente Erfolgskontrolle optimal
Erfolg ist nur dann möglich, wenn Sie die Ergebnisse Ihres unternehmerischen Handelns regelmäßig überprüfen. Wie das funktioniert und welche Grundsätze Sie dabei befolgen sollten, erfahren Sie auf den folgenden Seiten.
Einen erfolgreichen Kurs einzuhalten, ist in Unternehmen nur dann möglich, wenn Sie ganz regelmäßig kontrollieren, ob Sie sich wirklich noch auf dem geplanten Pfad befinden oder ob Sie mittlerweile davon abgekommen sind. Wir stellen Ihnen Methoden und Werkzeuge zur Erfolgskontrolle vor, die ebenso einfach wie überzeugend funktionieren und die Ihnen als Kompass dienen.
Verzichten Sie nicht auf eine wirksame Erfolgskontrolle
Es gibt Unternehmer, die agieren beruflich in dem Bewusstsein, dass sie über ein gutes Gespür für ihren Betrieb, die Bedürfnisse der Kunden oder für die aktuelle Marktsituation verfügen. Mit traumwandlerischer Sicherheit erledigen sie alles mehr oder weniger richtig und schaffen es immer wieder, Unternehmen auf einem erfolgreichen Kurs zu halten. Vielleicht gehören Sie auch zu dieser Gruppe von Selbstständigen, die mit dem Talent ausgestattet sind, Ihre Firma rein intuitiv führen zu können.
Die Wahrscheinlichkeit, dass dies nicht der Fall ist, ist jedoch bedeutend höher. Es handelt sich nämlich um eine sehr seltene Begabung, die nur wenigen zur Verfügung steht. Feststellen zu müssen, dass man selbst über diese Begabung nicht verfügt, ist allerdings alles andere als eine Katastrophe. Es gibt nämlich sehr gute Strategien, mit denen man die Resultate einer intuitiven Unternehmensführung auch für sich selbst nutzen kann.
Dies bedingt eine wirksame Erfolgskontrolle. Hier geht es nämlich darum, Dinge, die Sie nicht erspüren können, einfach zu messen und zu überprüfen. Dieser Weg kostet auf der einen Seite zwar ein wenig mehr Arbeit und Mühe, führt aber auf der anderen Seite zu sehr verlässlichen Ergebnissen und zeigt Ihnen darüber hinaus immer zuverlässig an, ob Sie sich noch auf dem richtigen Weg befinden.
Achtung Blindflug! Lassen Sie sich vom Erfolg nicht verleiten
In der Überschrift zu diesem Kapitel haben wir davon gesprochen, dass Sie nicht auf eine aktive Erfolgskontrolle verzichten sollten. Damit ist vor allem ein weit verbreitetes Phänomen gemeint, das schon viele Unternehmen zum Scheitern geführt hat. Es gibt nämlich eine ganze Reihe von Unternehmern, die davon ausgehen, dass sie über die Fähigkeit verfügen würden, ihre Betriebe intuitiv zu führen, obwohl dies in Wirklichkeit gar nicht der Fall ist.
Oft führen zufällige, kleinere Erfolge in der Anfangszeit dazu, dass sich eine solche Vorstellung entwickelt. Geht man dann davon aus, dass man sein Unternehmen grundsätzlich aus dem Bauch heraus führen kann, dann ist dies nicht selten die Ursache für sehr schwerwiegende Fehler.
Die angewandte Erfolgskontrolle in Unternehmen schützt Sie davor, solche Fehler mit den entsprechenden Folgen zu begehen. Sie setzen auf klare Daten, Fakten und Zahlen, anstatt sich nur auf Ihr Gefühl zu verlassen. Es ist nicht grundsätzlich verkehrt, ein Unternehmen auch mit einem gewissen emotionalen Gespür zu führen.
Allerdings sollten Sie sich immer die Möglichkeit erhalten, Ihre Entscheidungen auf der Faktenebene kritisch überprüfen zu können, um schwere Fehler zu vermeiden. Im Laufe der Zeit entwickeln Sie auf diese Weise übrigens wirklich ein Gespür für wichtige Entwicklungen in Ihrem Betrieb, auf das Sie sich dann immer stärker verlassen können.
Die Kontrolle Ihrer Erfolge bedingt ein verbindliches System
Wir haben Ihnen gerade vor Augen geführt, aus welchen konkreten Gründen eine wirksame Erfolgskontrolle im Unternehmen sinnvoll und erforderlich ist. Sie haben dabei erfahren, dass es mit erheblichen Risiken verbunden sein kann, leichtfertig hierauf zu verzichten. Doch wie gestaltet sich die Erfolgskontrolle eigentlich ganz konkret in Bezug auf Ihren eigenen Betrieb?
Beginnen wir einmal mit den grundsätzlichen Voraussetzungen. Um einen Erfolg kontrollieren zu können, muss zunächst immer definiert werden, was überhaupt als Erfolg betrachtet oder angestrebt wird. Als Online-Händler gibt es eine ganze Reihe von Dingen, die Sie als Erfolg definieren könnten.
Wählen wir einmal ein ganz einfaches Beispiel und konzentrieren wir uns auf den Umsatz Ihres Shops. Nehmen wir einmal an, dass Sie im Augenblick einen täglichen Umsatz in durchschnittlicher Höhe von 250 Euro erzielen. Und gehen wir weiterhin davon aus, dass Sie einen erfolgreichen Geschäftsverlauf so definieren, dass sich dieser Umsatz innerhalb von einem Jahr um 15 Prozent steigern soll.
Konkret in Zahlen ausgedrückt haben wir also folgende Situation: Von heute an gerechnet wünschen Sie sich, dass der durchschnittliche Tagesumsatz sich innerhalb von 12 Monaten von 250 Euro auf 287,50 Euro erhöht. Ein absolutes Minimum in Sachen Erfolgskontrolle würde nun darin bestehen, dass Sie in genau einem Jahr erneut messen, wie sich der Tagesumsatz bis dahin entwickelt hat.
Stellen Sie dann fest, dass Sie Ihr Ziel geschafft haben, dann können Sie sich selbst Erfolg attestieren. Müssen Sie dagegen konstatieren, dass der Tagesumsatz in seinem Durchschnitt nicht den angestrebten Wert erreicht hat, dann waren Sie in Bezug auf dieses Ziel nicht erfolgreich.
Nur regelmäßige Kontrollen bringen Erfolg
Cleverer wäre es allerdings, nicht erst nach einem Jahr zu messen, wie sich der Umsatz bis dahin entwickelt hat, sondern dies in regelmäßigen Abständen vorzunehmen. Sie könnten zum Beispiel täglich messen, um besonders feinmaschig zu untersuchen, ob Sie sich Ihrem Ziel bereits annähern.
Sie könnten darüber hinaus in monatlichen Abständen den Durchschnitt berechnen und die Ergebnisse in Verbindung zu Dingen bringen, die Sie in der Zwischenzeit in Ihrem Shop verändert haben. Auf diese Weise erkennen Sie nämlich ganz genau, was Sie tun und lassen müssen, um Ihr Umsatzziel zu erreichen.
Der Umsatz ist natürlich nur eines von vielen Beispielen in Bezug auf Zielsetzungen, die sich leicht kontrollieren lassen. Weitere Beispiele wären unter anderem die Anzahl an täglichen Besuchern, der durchschnittliche Wert des Warenkorbes, die Conversion Rate oder andere Werte, die in Bezug auf Ihren unternehmerischen Erfolg eine Rolle spielen.
 „Denken Sie an die Zeit, als die Eisenbahnunternehmen die industriellen Schrittmacher waren. Und dann kamen die Luftfahrtgesellschaften. Wieviele der Eisenbahngesellschaften sind zu Airlines geworden? Keine! Wieviele der Industrieunternehmen werden zu Informationsunternehmen? Nicht allzu viele!”Walid Mougayar |
Vorausschauend führen: Entwickeln Sie Strategien für den Notfall
Die regelmäßige Erfolgskontrolle im eigenen Unternehmen zeigt Ihnen immer wieder, dass Sie bisher noch auf dem richtigen Weg sind und dass alles ordnungsgemäß läuft. So stellt sich die Situation zumindest im Idealfall dar. Allerdings ist es, das wollen wir an dieser Stelle nicht vergessen, die eigentliche Aufgabe der Erfolgskontrolle, Ihnen aufzuzeigen, wenn es einmal nicht nach Plan läuft.
Engmaschige Erfolgskontrollen besitzen dabei den Vorteil, dass sie Sie sehr frühzeitig Probleme darlegen. In dieser Hinsicht haben sie Ähnlichkeit mit Vorsorgeuntersuchungen beim Arzt. Wer diese regelmäßig in Anspruch nimmt, der stellt früh fest, wenn er tatsächlich an einer schlimmen Krankheit leidet. Und bei einer so frühen Entdeckung sind die Heilungschancen in vielen Fällen sehr gut.
Betrachten wir das Beispiel noch ein wenig näher. Die Heilungschancen sind, dies ist ein interessanter Aspekt, vor allem deshalb so gut, weil der Arzt ganz genau weiß, welche Behandlung angeraten ist, wenn er mit einem bestimmten Krankheitsbild konfrontiert wird. Stellen Sie sich einmal vor, der Mediziner würde erst jetzt damit beginnen, sich mit der Erkrankung zu beschäftigen. Es würde wertvolle Zeit verloren gehen und dies wiederum würde zu einer deutlichen Verschlechterung der Prognose führen. Dies lässt sich leicht auf Ihr Unternehmen übertragen.
Warten Sie nicht, bis es zu spät ist
Wenn Ihnen die Erfolgskontrolle zeigt, dass etwas falsch läuft und Sie durch die Analyse der Daten und Zahlen eine Diagnose stellen können, dann sollten Sie sofort wissen, was jetzt unternommen werden muss. Dies ist nur dann möglich, wenn Sie bereits im Vorfeld Strategien für Notfälle entwickelt haben.
Spielen Sie die Dinge, die Ihrem Unternehmen schaden könnten, in aller Ruhe durch und denken Sie dann darüber nach, welche Schritte Sie einleiten müssten, um schlimmere Folgen abzuwenden. Es hat sich unbedingt bewährt, solche Planungsschritte gemeinsam mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens durchzuführen. Sie erhalten auf diese Weise nicht nur wertvollen Input aus dem Team. Sie bereiten Ihre Leute gleichzeitig auch auf den Ernstfall vor, sodass jeder genau weiß, was zu tun ist, wenn Sie eine solche Notsituation ausrufen.
Vorbereiten sollten Sie sich dabei auf ganz unterschiedliche Szenarien. Für Online-Händler ist es wichtig, festzulegen, was zu bewerkstelligen ist, wenn zum Beispiel plötzlich die Besucherzahlen oder die Umsätze einbrechen, wenn ein neuer Konkurrent auftaucht und Ihnen Marktanteile wegnimmt, wenn ein Lieferant nicht mehr zuverlässig liefert oder wenn Sie ein Problem mit Ihrer Liquidität bekommen. Heute haben Sie die Chance, ganz ruhig und entspannt Lösungen für diese Fälle zu entwickeln. In der Situation selbst könnten Sie leicht in Panik geraten und dann schwerwiegende Fehler begehen.
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Mit diesen Tipps entwickeln Sie Strategien zur Erfolgskontrolle
Die Erfolgskontrolle ist eine Art Lebensversicherung und Vorsorgeuntersuchung für Ihr Unternehmen. Sie stellen frühzeitig fest, wenn etwas nicht stimmt und haben dann ausreichend Zeit, geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Ein solches Frühwarnsystem setzt allerdings den systematischen Aufbau von Instrumenten und Werkzeugen zur Erfolgskontrolle voraus. Dies fällt vielen Unternehmern schwer und vor allem die frisch gebackenen Firmenleiter haben oft große Schwierigkeiten mit diesem Bereich.
Dies liegt nicht zuletzt daran, dass das Thema gerne unterschätzt wird. Die folgenden Tipps sagen Ihnen nicht nur, warum die Erfolgskontrolle unverzichtbar ist, sondern geben Ihnen auch erfolgreiche Strategien aus diesem Bereich an die Hand, die Sie sofort umsetzen können.
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Setzen Sie sich aktiv mit dem Thema Erfolgskontrolle auseinander
Die Erfolgskontrolle in Ihrem Unternehmen entspricht den regelmäßigen Vorsorgeuntersuchungen bei Ihrem Hausarzt. Für beide Fälle gilt, dass eine Vernachlässigung des Themas keine unmittelbar spürbaren Folgen hat. In Ihrer Wahrnehmung läuft alles problemlos so weiter wie bisher. Allerdings können sich im Verborgenen sehr große Probleme entwickeln und sich dabei unbemerkt stark ausbreiten. Es gilt daher für Unternehmer unbedingt, dem Thema Erfolgskontrolle einen hohen Stellenwert einzuräumen und sicherzustellen, dass alles unternommen wird, um ganz regelmäßig zu überprüfen, dass in den wesentlichen Unternehmensbereichen alles in Ordnung ist.
Dies ist die einzige Möglichkeit, wirklich früh genug zu realisieren, wenn es zu einer Verschlechterung kommt und Ihr Eingreifen unbedingt erforderlich ist. Wer zu spät realisiert, dass im Unternehmen etwas im Argen ist, der verliert wertvolle Zeit und muss unter Umständen erleben, wie seine Selbstständigkeit mit allen negativen Folgen scheitert. Lassen Sie es nicht so weit kommen. Setzen Sie sich intensiv mit dem Thema Erfolgskontrolle auseinander und installieren Sie entsprechende Systeme zu Ihrer eigenen Absicherung und zum Schutz Ihres Unternehmens und seiner Mitarbeiter.
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Schaffen Sie funktionierende Systeme zur Kontrolle Ihres Erfolges
Eine umfassende und wirksame Erfolgskontrolle bedingt immer ein passendes System. Im ersten Schritt gilt es festzulegen, anhand welcher Faktoren der Erfolg des Unternehmens überhaupt gemessen und bewertet werden soll. Am Ende des Tages zählt vor allem der unternehmerische Gewinn, den Ihr Betrieb erwirtschaftet. Sie wissen aber selbst, dass oft viele Monate oder sogar Jahre vergehen, bis die endgültigen Geschäftsergebnisse nach Steuern feststehen. Es ist daher keine gute Idee, auf solche Zahlen zu warten.
Setzen Sie stattdessen direkt beim Geschäftsmodell selbst an. Im Online-Handel sollten Sie auf ganz bestimmte Kennzahlen und deren Entwicklung setzen. Untersuchen Sie zum Beispiel die Anzahl täglicher Besucher und täglicher Verkäufe, den durchschnittlichen Wert der Warenkörbe, die Conversion Rate, die Retourenquote oder den kaufmännischen Gewinn pro Bestellung.
Wenn diese Werte regelmäßig erhoben und ständig verglichen werden, dann ergeben sie ein sehr gutes Prüfsystem in Bezug auf den Erfolg und zeigen frühzeitig an, ob es im Unternehmen gerade bergauf oder bergab geht. Welche Werte dabei eine besonders wichtige Rolle spielen, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen genau aufgestellt ist und welches konkrete Geschäftsmodell Sie verfolgen.
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Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter transparent in die Erfolgskontrolle ein
Rein theoretisch ist es natürlich möglich, dass Sie als verantwortlicher Unternehmer die Erfolgskontrolle im eigenen Betrieb ganz allein durchführen. Sie können sich die erforderlichen Rohdaten beschaffen und die notwendigen Analysen selbst erarbeiten. Einige Unternehmer stehen auf dem Standpunkt, dass Ihre Mitarbeiter keinen Einblick in die Geschäftszahlen haben sollten und sie wählen daher diesen Weg. In der Praxis hat es sich allerdings als sehr nützlich und hilfreich erwiesen, wenn die Mitarbeiter unmittelbar in die Erfolgskontrolle einbezogen werden.
Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass sie dazu in sämtliche Unternehmenswerte Einblick nehmen können. Sie haben zum Beispiel die Möglichkeit, den eigentlichen Gewinn zu verschweigen. Insgesamt sollte Ihr Team aber deutlich erkennen können, wo das Unternehmen gerade steht und wie es um die nähere Zukunft bestellt ist. Dies wirkt auf der einen Seite stark motivierend und sorgt auf der anderen Seite dafür, dass die Mitarbeiter sich für die geschäftlichen Resultate verantwortlich fühlen. Gerade in krisenhaften Zeiten brauchen Sie Ihren Leuten dann nicht erst groß zu erklären, welche Situation jetzt eingetreten ist und was zu absolvieren ist, um die Krise zu bewältigen.
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Entwickeln Sie frühzeitig verschiedene Notfallpläne
Die eigentliche Erfolgskontrolle ist nur der erste Schritt, wenn es um die Frage geht, wie Sie Ihr Unternehmen wirksam vor Krisen und Verschlechterungen schützen können. Nachdem Sie nämlich erkannt haben, dass es zu einer krisenhaften Veränderung gekommen ist, müssen Sie so schnell wie möglich die passenden Gegenmaßnahmen ergreifen. Damit dies aber zügig und reibungslos erfolgen kann und Sie nicht unnötig in Panik geraten, sollten Sie konkrete Notfallpläne entwickeln, die in bestimmten Krisen einfach nur gestartet werden müssen.
Legen Sie zum Beispiel detailliert fest, was zu tun ist, wenn es plötzlich zu einem drastischen Einbruch der Umsätze kommt, Ihnen die Besucher wegbrechen, plötzlich ein neuer Konkurrent mit seinen Preisen den Markt angreift oder wenn andere Veränderungen und Entwicklungen zu einer Verschlechterung der gesamten Situation führen. Beziehen Sie auch in diesem Bereich unbedingt Ihre Mitarbeiter mit ein und entwickeln Sie die Notfallpläne konsequent im ganzen Team. Auf diese Weise sichern Sie sich den Input Ihrer Leute und sorgen gleichzeitig dafür, dass die Verbindung zum Unternehmen auch in Krisen intakt bleibt.
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Stellen Sie bei Bedarf Ihre Ziele in Frage
Wir haben Ihnen bisher erklärt, warum Sie auf Erfolgskontrolle setzen sollten, wie Sie entsprechende Systeme einrichten und gegenüber Ihren Mitarbeitern kommunizieren und wie Sie bereits im Vorfeld Notfallpläne für den Fall der Fälle entwickeln können. Wenn Sie bemerken, dass Sie Ihre Zielvorstellungen nicht erreichen, dann kann dies aber auch ein Hinweis darauf sein, dass Sie Ihre unternehmerischen Ziele einer kritischen Überprüfung unterziehen müssen. Es ist durchaus möglich, dass Sie einfach zu hoch gegriffen oder zu optimistisch geplant haben.
Wenn Sie also zum Beispiel festgelegt haben, dass Ihr Umsatz pro Monat um 2,5 Prozent steigen soll und Sie fortgesetzt erfassen, dass Sie trotz aller Bemühungen lediglich ein Wachstum von 1,5 Prozent erreichen können, dann sollten Sie unter anderem auch die Zielsetzung in Frage stellen und untersuchen, ob der Markt die eigentlich angestrebte Steigerung überhaupt hergibt. Ist dies nicht der Fall, dann sollten Sie Ihre Zielvorstellungen unbedingt entsprechend anpassen und korrigieren. Es wäre ansonsten sowohl für Sie als auch für Ihre Mitarbeiter sehr frustrierend, Monat für Monat die Zielvorgaben zu verfehlen, obwohl alle ihr Bestes geben.
[Infografik] Der Manager als Stratege (Mintzberg-Strategiebrücke)
Der Manager plant die weitere Entwicklung des Unternehmens, legt die nächsten Ziele und Oberziele fest und erarbeitet Strategien, mit denen ein Betrieb vom heutigen Status aus konsequent zum nächsten Meilenstein gelangt. Hierzu nutzt er vor allem die Mittel der Organisation: Er bildet unter seinen Mitarbeitern Teams, verteilt Verantwortlichkeiten, entscheidet über Neueinstellungen und weist den einzelnen Teammitgliedern ihre konkreten Aufgaben zu.
Innerhalb sämtlicher Aufgaben nutzt der Manager dabei das Instrument der Kontrolle. Er kontrolliert die Wirtschaftszahlen des Unternehmens, prüft, ob die vorgegebenen Ziele erreicht wurden und wacht darüber, dass alle Mitarbeiter im Team ihre jeweiligen Aufgaben bestmöglich erfüllen. Die Strategiebrücke von Mintzberg beschreibt die 7 Perspektiven, mit denen eine Führungskraft >sehen< sollte, um erfolgreiche Unternehmensstrategien zu entwickeln. (Quelle: Mintzberg, H. Strategic Thinking as >Seeing<)
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