So lernen Sie, in wichtigen Meilensteinen zu denken
Meilensteine sind die großen Wegmarken erfolgreicher Unternehmen. Wir stellen Ihnen Techniken und Methoden vor, die es Ihnen ermöglichen, von Anfang an in Meilensteinen zu denken und Ihr Unternehmen erfolgreich zu steuern.
Wenn Sie in zehn Jahren erzählen sollen, wie sich Ihr Unternehmen im Laufe der Zeit entwickelt hat, dann bleiben die wichtigen Meilensteine übrig. Würden Sie diese bereits heute kennen, dann könnten Sie diese als Orientierungspunkte für die unternehmerische Entwicklung verwenden. Wir erklären Ihnen daher, wie es funktioniert, konsequent in Meilensteinen zu denken.
Was bleibt am Ende von der Geschichte eines Unternehmens übrig?
Lassen Sie uns zum Auftakt dieses Abschnittes einmal gemeinsam träumen. Welche Supertalente würden Ihnen in Ihrer Rolle als Unternehmer besonders nützlich sein können? Eine Fähigkeit wäre mit Sicherheit besonders wertvoll: Stellen Sie sich vor, Sie könnten die Zukunft voraussagen. Sie wüssten heute schon, wie sich die Dinge in den nächsten Wochen, Monaten, Jahren und Jahrzehnten entwickeln. Wie leicht wäre es dann, die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Wir können Ihnen an dieser Stelle natürlich nicht zu dieser Art von Talent verhelfen. Wir wollen Sie aber auf eine Technik hinzuweisen, die zu einem vergleichbaren Ergebnis führt.
Stellen Sie sich hierzu einfach einmal vor, Sie würden in zehn oder in zwanzig Jahren auf die Entwicklung Ihres Unternehmens zurückblicken. Sie würden die Geschichte der Firma in einer Art von Rückschau betrachten. Was würde dann wohl an erzählenswerten Dingen übrigbleiben? Sicher wären es nicht die vielen kleinen Irrungen und Wirrungen des Tagesgeschäftes. Es wäre nicht der kleine Ärger über Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Es wäre nicht der lästige Brief vom Finanzamt oder die nervenaufreibende Phase kurz vor dem Weihnachtsgeschäft.
Meilensteine zur Planung und Organisation nutzen
Was übrig bliebe, das wären stattdessen die wirklich richtungsweisenden Ereignisse. Die Momente, in denen Sie beschlossen haben, etwas Wichtiges zu verändern. Die Augenblicke, in denen ein Anruf, eine E-Mail oder ein Gespräch wirklich zu einer durchgreifenden Veränderung geführt haben. Vom Stress des Tagesgeschäftes würde bei dieser Art von Rückschau nicht viel übrigbleiben. Stattdessen läge die pure Struktur Ihres Unternehmens plötzlich klar und deutlich vor Ihnen.
Eine interessante Option zur Führung Ihres Unternehmens besteht darin, sich schon heute vor allem auf die Entwicklungsschritte und Meilensteine zu konzentrieren, die in der Rückschau einmal übrigbleiben werden. Wenn es Ihnen gelingt, sich auf diese Themen zu fokussieren, statt sich vom tagtäglichen Stress aufreiben zu lassen, dann verschaffen Sie sich den wirklichen Überblick über die Entwicklung der Firma und über Ihr eigenes Handeln.
Aus dieser Position heraus lassen sich Entscheidungen deutlich besser und fundierter treffen. Sie gewinnen eine Souveränität und Professionalität, die der eines Kapitäns auf der Brücke eines riesigen Schiffes ähnelt. Dieser erteilt seine Befehle schließlich auch nicht von der Wasserlinie oder vom Maschinenraum aus, sondern verschafft sich einen Überblick, indem er die höchste Position einnimmt, die das Schiff bietet.
Meilensteine bilden die Brücken zwischen Visionen und Zielen
Unter einem Meilenstein versteht man zum Beispiel im Projektmanagement ein Ereignis von besonderer Bedeutung. Meilensteine gliedern langfristige Prozesse in einzelne Abschnitte, die sich klar darstellen und erkennen lassen. In Bezug auf die Geschichte eines Unternehmens könnte man die Meilensteine als diejenigen Punkte bezeichnen, die man auch nach Jahren noch benennen würde, wenn es darum geht, die Historie im Rahmen eines kurzen Überblicks darzustellen.
Interessant wird der Begriff des Meilensteines vor allem dann, wenn wir ihn gegen das unternehmerische Ziel abgrenzen. Hierzu wollen wir ein paar Beispiele betrachten. Wir unterscheiden zwischen der eigentlichen Vision, den Meilensteinen und den einzelnen Zielen.
Wenn wir davon ausgehen, dass ein Unternehmer von der Vision geleitet ist, dass sein Betrieb in von heute an 30 Jahren zu einem Preis verkäuflich ist, der ihm einen komfortablen und sicheren Lebensabend in Wohlstand und Sorglosigkeit ermöglicht, dann könnten wichtige Meilensteine unter anderem darin bestehen, das Unternehmen zur Markführerschaft zu bringen, es flexibel auf künftige Anforderungen und Märkte auszurichten, seinen Wert durch den Aufbau eigener Marken zu steigern und frühzeitig einen späteren Übernahmekandidaten zu entwickeln. Wir haben uns an dieser Stelle auf lediglich vier Meilensteine beschränkt, damit das Beispiel anschaulicher wird.
Meilensteine als Orientierungspunkte verstehen
Wenn wir uns nun vor Augen führen, welche konkreten Einzelziele zu den jeweiligen Meilensteinen führen, dann stellen wir schnell fest, wie komplex die ganze Angelegenheit wird. Greifen wir den Teil heraus, in dem wir das Unternehmen flexibel für die Zukunft aufbauen wollen. Dies erreichen wir unter anderem durch Anpassungen der konkreten Arbeitsprozesse, den Aufbau einer innovativen Produktabteilung, internationale Kontakte zu wichtigen Herstellern oder durch die intensive Beschäftigung mit weltweiten Trends und Entwicklungen.
Dies alles sind Ziele, die uns dabei helfen sollen, den Meilenstein der Flexibilisierung unseres Unternehmens zu erzielen. Wir können uns diese Gliederung ähnlich vorstellen wie einen Roman, der in verschiedene Kapitel aufgegliedert ist. Die Überschriften dieser Kapitel sind unsere Meilensteine. Die einzelnen Abschnitte innerhalb der Kapitel wiederum entsprechen den unternehmerischen Zielen.
Wir sehen also, dass Meilensteine die Brücken zwischen unserer Vision auf der einen Seite und unseren Zielen auf der anderen Seite bilden. Es wäre sehr schwierig, aus der langfristigen Vision unmittelbar Ziele für die tägliche Arbeit im Unternehmen abzuleiten. Über den Umweg der Meilensteine gelingt dies deutlich besser und einfacher. Somit stellen Meilensteine ein wichtiges und wertvolles Instrument der Planung und Organisation dar und sind im Rahmen einer modernen Unternehmensführung unersetzlich.
 „Wenn Du ein Schiff bauen willst, so trommle nicht Männer zusammen, um Holz zu beschaffen, Werkzeuge vorzubereiten, Aufgaben zu vergeben und die Arbeit einzuteilen, sondern lehre die Männer die Sehnsucht nach dem weiten endlosen Meer.”Antoine de Saint-Exupéry |
Lernen Sie, die Dinge von Ihrem Ende her zu betrachten
Wir haben uns zu Anfang dieses Kapitels vorgestellt, wie es eigentlich wäre, wenn Sie dazu in der Lage wären, einen intensiven Blick in die Zukunft zu werfen. Wieviel einfacher muss es wohl sein, die richtigen Entscheidungen für das eigene Unternehmen zu treffen, wenn man bereits ganz genau weiß, was die Zukunft bereithalten wird. Leider ist dies in dieser Form nicht möglich. Wir können aber auf einen alternativen Ansatz zurückgreifen, den wir Ihnen vorstellen wollen.
Vielleicht kennen Sie diese Situation aus eigener Erfahrung. Oft geraten wir in eine schwierige Lage, in einen Konflikt oder in einen heftigen Streit, weil wir zu sehr damit beschäftigt sind, nur die unmittelbaren Rahmenumstände zu betrachten. Ein einfaches Beispiel hierfür: Sie ärgern sich über Ihren Nachbarn und machen Ihrem Ärger Luft, indem Sie ihm einmal richtig die Meinung sagen und ihn dazu auffordern, ein bestimmtes Verhalten sofort zu unterlassen.
Sagen wir, dass der Nachbar regelmäßig Grillfeste in seinem Garten feiert und Sie sich hier manchmal belästigt fühlen. Abgesehen davon ist das nachbarschaftliche Verhältnis eigentlich ganz in Ordnung. Nun ist Ihnen aber eines Tages der Kragen geplatzt und Sie haben entsprechend einen heftigen Streit vom Zaun gebrochen.
Bedenken Sie die Folgen Ihres Vorhabens, bevor Sie aktiv handeln
Aus Verärgerung hat Ihr Nachbar nun seinerseits damit begonnen, Sie auf kleine Verfehlungen hinzuweisen. Zum Beispiel ragen die Äste eines Ihrer Bäume weiter über sein Grundstück, als es eigentlich statthaft ist. Vielleicht halten sich auch Ihre Kinder nicht immer an die offiziellen Ruhezeiten. Sie merken, worauf wir hinauswollen: Innerhalb von kurzer Zeit entwickelt sich ein handfester Nachbarschaftsstreit.
Sie sprechen irgendwann nicht mehr persönlich miteinander, sondern kommunizieren nur noch über Anwälte. Gleichzeitig gewähren Sie sich gegenseitig keinerlei Großzügigkeit mehr, sondern suchen nur noch nach Verfehlungen des anderen. Sie landen vor Gericht, das Nachbarschaftsverhältnis ist zerrüttet und irgendwann halten Sie es nicht länger aus und ziehen weg.
Wäre Ihnen dies alles bereits in dem Moment bewusst gewesen, in dem Sie den Nachbarn wegen seiner Grillfeste maßregeln, dann hätten Sie Grillgeruch und Geräusche vielleicht in Kauf genommen. Hierzu hätten Sie die Situation vom Ende her betrachten müssen.
Wir sprechen also davon, sich Handlungsverläufe mit ihren wahrscheinlichen Konsequenzen vorzustellen und das eigene Verhalten auf diesen wahrscheinlichen Ausgang abzustimmen. Merken Sie etwas? Auf diese Art und Weise werfen wir mehr oder weniger einen Blick in die Zukunft und genau dies sollten Sie unbedingt auch in Bezug auf die Führung Ihres Unternehmens bewältigen.
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Mit diesen Tipps legen Sie die entscheidenden Meilensteine fest
Wie bereits ausgeführt: Meilensteine innerhalb der Strukturierung Ihres Unternehmens bilden die Brücken zwischen der großen Vision und den vielen unternehmerischen Zielen, die Ihnen Tag für Tag Orientierung auf dem richtigen Weg bieten. Meilensteine sind wie die Kapitelüberschriften eines umfangreichen Romans und helfen Ihnen dabei, den Überblick nicht zu verlieren und Ihren Betrieb genau dorthin zu steuern, wo Sie ihn gerne sehen wollen.
Die Festlegung auf bestimmte Meilensteine ist dabei gar nicht so einfach. Um Ihnen diese wichtige und hilfreiche Aufgabe zu erleichtern, stellen wir Ihnen im Folgenden erprobte und bewährte Tipps und Hinweise zur Verfügung, mit deren Unterstützung es Ihnen deutlich leichter fallen wird, die optimalen Meilensteine für Ihre ganz persönliche Firmengeschichte festzulegen.
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Malen Sie sich Ihre spätere Firmengeschichte aus
Jeder Unternehmer wird von seinen täglichen Aufgaben mehr oder weniger aufgerieben und oft fällt es mehr als schwer, den Überblick über sämtliche Abläufe und Entwicklungen zu behalten. Angesichts dieser Beanspruchung hat es sich als sehr hilfreich erwiesen, von Zeit zu Zeit innezuhalten und einen intensiven Blick auf die eigene Firmengeschichte zu werfen. Stellen Sie sich dabei einfach vor, es wäre Ihre Aufgabe, die Chronik Ihres Unternehmens zu verfassen. Konzentrieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Entwicklungsschritte und Meilensteine, die bereits hinter Ihnen liegen und fassen Sie diese in wenigen Worten zusammen.
Und nun gehen Sie einen entscheidenden Schritt weiter, indem Sie diese Vorgehensweise in die Zukunft tragen. Malen Sie sich einfach aus, wie eine vorbildliche Firmengeschichte von heute aus weitergehen müsste, um erfolgreich zu sein. Auf diese Weise stoßen Sie in vielen Fällen wie selbstverständlich auf die nächsten wichtigen Schritte, die es zu absolvieren gilt. Diese Form der Betrachtung verschafft Ihnen nämlich die nötige Distanz und sorgt dafür, dass Sie die Dinge wieder aus einer weiter oben liegenden Perspektive betrachten können.
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Setzen Sie Meilensteine als Wegmarken ein
Viele Unternehmer können sich nicht dazu durchringen, die Geschichte Ihres Unternehmens wirklich zu planen und sich innerhalb ihrer alltäglichen Aufgaben an diese Planung zu halten. Anstatt sich eine Vision klar aufzuzeigen und vor Augen zu führen, begnügen sie sich mit einer ungefähren Vorstellung über ihre langfristige Zukunft. Und anstatt sich aktiv von einem Ziel zum nächsten zu bewegen, regieren sie nur noch auf die Herausforderungen des Tagesgeschäfts und geben damit einen wichtigen Teil der Kontrolle über den eigenen Betrieb aus der Hand.
Bilden Sie aus Ihren unkonkreten Vorstellungen eine konkrete Vision und gliedern Sie den Weg dorthin in klare, nachvollziehbare und sinnvolle Meilensteine. Stellen Sie sich diese Meilensteine immer als Beschreibungen von besonderen Wegmarken vor. Hierzu zählen keine kleinen Erfolge, Richtungsänderungen oder Anpassungen, sondern nur die wirklich großen und entscheidenden Ereignisse auf dem Weg Ihres Unternehmens in Richtung Erfolg.
Wenn es Ihnen gelungen ist, diese Meilensteine klar zu benennen, dann gewinnen Sie genau das Maß an Orientierung, das Sie benötigen, um Ihren Betrieb souverän und mit sicherer Hand in genau die Richtung zu führen, die Ihren eigenen Wünschen und Vorstellungen bestmöglich entspricht.
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Formulieren Sie die Meilensteine Ihres Unternehmens sorgfältig
Die richtigen Meilensteine zu definieren und festzulegen, ist die eine Sache. Die andere Sache ist allerdings, die Meilensteine auch zutreffend zu formulieren. Sie werden sich an dieser Stelle vielleicht fragen, aus welchem Grund dies denn so wichtig sein könnte. Schließlich müsste es doch eigentlich ausreichen, wenn Ihnen im Innersten bewusst ist, was Sie gerne erreichen wollen. Dies trifft aber nicht ganz zu. Meilensteine entwickeln eine bestimmte Wirkung auf Sie. Sie liefern Ihnen nämlich ein bestimmtes Maß an Halt und Orientierung.
Dies funktioniert deutlich besser, wenn Sie ganz klar zum Ausdruck bringen, worin der Meilenstein eigentlich besteht. Diese Konkretisierung bringt eine gewisse Eindeutigkeit in die langfristige Planung und erleichtert es Ihnen, bei Ihren anvisierten Zielen zu bleiben. Hinzu kommt, dass eine sorgfältige Formulierung der Meilensteine auch nach längerer Zeit immer noch verständlich und nachvollziehbar für Sie bleibt. Und nicht zuletzt fallen Ihnen Fehler und falsche Einschätzungen in Bezug auf die Meilensteine deutlich schneller auf, wenn Sie sich dazu zwingen, diese klar und sorgfältig zu formulieren.
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Kommunizieren Sie Ihre Meilensteine
In früheren Zeiten kultivierte man eine Art von Unternehmer, der sich nur im Verborgenen mit seinen wirklichen Zielsetzungen beschäftigte. Unternehmer vom alten Schlage waren verschwiegen und hielten ihre Überzeugungen ebenso unter Verschluss wie die tatsächlichen Unternehmenszahlen. Hieran hat sich im Laufe der Zeit eine ganze Menge geändert. Heute gibt sich der erfolgreiche Unternehmer offen, kommunikativ und transparent. Er teilt seine Ziele und Absichten mit und schafft damit die Voraussetzungen dafür, dass viele Menschen ihn dabei unterstützen, seine Zielvorstellungen zu erreichen.
Es bleibt insgesamt Ihnen überlassen, ob Sie mit Ihrer eigentlichen und langfristigen Vision offen umgehen wollen. Hier spricht einiges dafür, dass es sich um einen privaten Bereich handelt, der nur Sie selbst etwas angeht. Hinsichtlich der Meilensteine sollten Sie sich aber unbedingt für eine Politik der Offenheit entscheiden. Geben Sie vor allem Ihren Mitarbeitern die Chance, Ihre längerfristige Planung zu verstehen und selbst ein Teil davon zu werden. Und kommunizieren Sie wichtige Meilensteine auch gegenüber Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden. Auf diese Weise schaffen Sie die Voraussetzungen für ein vertrauensvolles Miteinander und sorgen dafür, dass alle Beteiligten tatsächlich an einem Strang ziehen.
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Scheuen Sie nicht vor Korrekturen zurück, wenn dies nötig ist
Ihre Meilensteine bilden ein stabiles und verlässliches Gerüst, das zwischen Ihrer Vision und den tagtäglichen Aufgaben und Herausforderungen im Unternehmen vermittelt. Sie bieten Ihnen Orientierung und sind mit einem Navigationssystem vergleichbar. Sie geben lediglich Ihr finales Ziel ein und werden durch die einzelnen Meilensteine dann zuverlässig durch die eigene Firmengeschichte geführt. Allerdings sollten Sie sich immer wieder klar vor Augen führen, dass Ihre Meilensteine nicht in Stein gemeißelt sind. Auch wenn Sie sich einmal auf einen bestimmten Weg festgelegt haben, dann steht Ihnen permanent das Recht zu, dieses Ziel auch wieder zu ändern, wenn Sie dies wünschen.
Mit solchen Korrekturen sollten Sie zwar nicht leichtfertig umgehen. Immerhin erfüllen die Meilensteine eine wichtige Funktion und dienen nicht zuletzt auch der Orientierung Ihrer Mitarbeiter und Mitstreiter. Allerdings wäre es vollkommen verkehrt, die Meilensteine auch dann nicht zu verändern, wenn Sie feststellen, dass diese nicht optimal gewählt waren oder wenn die äußeren Umstände es erfordern, Ihre Zielsetzung zu überprüfen und zu verändern. Bleiben Sie also offen für Korrekturen der Meilensteine, auch wenn dieser Schritt immer nur die letzte Lösung darstellen sollte.
[Infografik] Von der Vision zu Meilensteinen (paralleles Phasenmodell)
Meilensteine kennzeichnen während eines Projekts das Erreichen eines wichtigen Zwischenzieles. Damit verbunden ist die Frage, ob der Prozess innerhalb des Projektes
1. als abgeschlossen angesehen und das Projekt fortgesetzt werden kann
2. durch größere Abweichungen bei Kosten, Fristen oder Ergebnissen sich verzögert
3. durch unerwartete Ereignisse nicht sinnvoll oder nur unteren anderen Rahmenbedingungen fortgesetzt werden kann.
Nutzen Sie Meilensteine als wesentliche Entscheidungspunkte bei der Entwicklung und Realisierung von eigenen Projekten, um für eine bessere Übersichtlichkeit die Komplexität zu reduzieren und um einzelne Phasen besser kontrollieren und steuernd eingreifen zu können.
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