So setzen Sie IT-, Kommunikations- und Bürotechnik optimal ein

Als Online-Händler sind Sie ohne Frage in einer technologisch orientierten Branche tätig und dies hat auch einen Einfluss auf die konkrete Ausstattung Ihrer Geschäftsräume mit technischen Geräten und Hilfsmitteln. Hier ist eine gute Planung unersetzlich, da Sie ansonsten schnell den Überblick darüber verlieren, welche Anschaffungen sinnvoll und welche überflüssig sind.

 

	Themenübersicht: Einsatz von IT-, Kommunikations- und Bürotechnik
1.	Ein Anforderungskatalog sorgt für langfristig gute Entscheidungen
2.	Vom Problem der schnell veraltenden Technik
3.	Outsourcing in Sachen Servertechnologie ist sehr sinnvoll
4.	Mit diesen Tipps wird Ihr Technik-Einkauf zum nachhaltigen Erfolg
5.	[Infografik] Der Kapitalbedarf während der Startphase
6.	Expertentipp: Bei Bürotechnik mobil denken
→	Gratis-Ratgeber zu Büro und Einrichtung

 

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Ein Anforderungskatalog sorgt für langfristig gute Entscheidungen

Bisher haben Sie sich damit beschäftigt, Ihre neuen Geschäftsräume einzurichten und auszustatten. Einen Bereich haben wir zunächst ausgeklammert, da er so komplex ist, dass wir ihm ein eigenes Kapitel widmen wollen. Die Rede ist von der technischen Gestaltung des Unternehmens. Wir sprechen also vor allem über Computer, Server, Eingabegeräte, Drucker, Scanner, Faxgeräte und Kopierer, die Telefonanlage, Digitalkameras und andere technische Produkte, die im Rahmen Ihrer Geschäftsidee eine Rolle spielen.

Welche dieser Dinge Sie konkret benötigen, hängt natürlich maßgeblich davon ab, womit sich Ihr Unternehmen hauptsächlich beschäftigt. Auch die konkrete Ausstattung der verschiedenen technischen Lösungen ist eine eher individuelle Angelegenheit. Wovon allerdings in jedem Fall auszugehen ist: Jeder Ihrer Mitarbeiter braucht einen eigenen Computer mit Monitor, Maus und Tastatur. Sie benötigen außerdem ein Netzwerk, das die Rechner sowohl untereinander als auch mit dem Internet verbindet. In den meisten Fällen wird es außerdem sinnvoll sein, wenn von jedem Arbeitsplatz aus gedruckt werden kann.

Ob Sie dagegen einen leistungsstarken Kopierer, einen oder mehrere Scanner, Digitalkameras für Bild- und Videoaufzeichnungen oder zum Beispiel ein Faxgerät brauchen, ist stark davon abhängig, welche Arbeitsbereiche in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen werden und welche konkreten Arbeitsprozesse Sie vorsehen. Es führt also kein Weg daran vorbei, dass Sie jetzt innerlich komplette Arbeitstage simulieren, um herauszufinden, welche Art von Technik hierbei eine Rolle spielt. Diese Überlegungen versetzen Sie in die Lage, eine Liste mit Geräten zu erstellen, die sämtliche Produkte und Lösungen enthält, die erforderlich sein werden.

Bei manchen Anschaffungen der Bürotechnik sind Sie wahrscheinlich noch unschlüssig, da noch nicht feststeht, wie sich bestimmte Arbeitsprozesse tatsächlich gestalten werden. Ein gutes Beispiel ist das klassische Faxgerät. Auf der eine Seite ist diese Kommunikationsform weitgehend von E-Mails abgelöst worden. Auf der anderen Seite nutzen aber sehr viele Unternehmen allein deshalb noch Faxgeräte, weil entsprechend versandte Nachrichten vor Gericht meist den Status von Einschreiben haben und damit sehr rechtsverbindlich sind. Machen Sie sich also in aller Ruhe Gedanken darüber, welche Geräte, Lösungen und Produkte in Sachen IT, Kommunikation und Bürotechnik Sie benötigen, bevor Sie Ihre Einkaufsliste erstellen.

 

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Vom Problem der schnell veraltenden Technik

Besitzen Sie ein Smartphone? Sehr wahrscheinlich lautet die Antwort ja und ebenso wahrscheinlich kennen Sie bereits aus eigener Erfahrung die Situation, dass Ihr aktuelles Modell bereits kurz nach der Anschaffung veraltet und überholt wirkt. Für dieses Phänomen gibt es im Wesentlichen zwei Ursachen. Zum einen werden im technologischen Bereich natürlich ständig neue Innovationen entwickelt und zur Marktreife gebracht. Wer also Wert auf die neuesten Errungenschaften legt, der hat keine andere Möglichkeit, als sich in jährlicher Frequenz ein neues Smartphone zuzulegen. Zum anderen liegt es aber auch im Interesse der Hersteller, den Konsumenten so oft wie möglich dazu zu verführen, ein weiteres Gerät zu kaufen.

Nun mag es wirtschaftlich gerade noch vertretbar sein, sich in regelmäßigen Abständen neue Mobiltelefone anzuschaffen. Doch wie sieht es in dieser Hinsicht eigentlich in Bezug auf die technische Büroausstattung aus? Wäre die Situation hier vergleichbar, dann müssten Sie sich als Unternehmer darauf einstellen, die komplette Technik-Ausstattung in kleinen Zeitabständen immer wieder zu erneuern. Um die Lösung vorwegzunehmen: Dies ist nicht der Fall.

Dies liegt vor allem daran, dass die meisten technischen Anwendungen, die von Ihnen und Ihren Mitarbeitern am Arbeitsplatz genutzt werden, kaum von Innovationen gekennzeichnet sind. Sie haben es hier zum Beispiel auf Computerseite mit den absoluten Standards, also einem Browser, E-Mail-Programm, Office-Paket und vielleicht noch mit einem Grafik-Programm zu tun. Diese Anwendungen haben sich in den letzten Jahren kaum verändert und entsprechend gut eignen sich auch Rechner, die nicht ständig erneuert werden, dazu, die erforderlichen Aufgaben zu erledigen.

 

Die Qualität sollte im Vordergrund stehen

Worauf Sie allerdings achten sollten, ist eine gute Qualität aller angeschafften Komponenten. Da wir heute leider ganz augenscheinlich in einer Wegwerfgesellschaft leben, lässt die Qualität vieler Produkte sehr zu wünschen übrig. Die Hersteller stehen einerseits in extremem Preis- und Konkurrenzkampf und wissen zum anderen, dass viele technische Produkte ohnehin ständig erneuert werden.

So lässt sich häufig beobachten, dass zum Beispiel eine Computertastatur bei häufigem Gebrauch schnell den Geist aufgibt, wenn man sich für eines der eher preiswerten Standard-Modelle am Markt entscheidet. Denken Sie darüber nach, stattdessen auf eine hohe Qualität zu einem etwas höheren Preis zu setzen und solche Produkte dafür über Jahre verwenden zu können. Dies ist nicht nur für die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens gut. Sie leisten damit auch einen Beitrag in Sachen Ökologie und Nachhaltigkeit, der uns allen hilft.

 

 

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Outsourcing in Sachen Servertechnologie ist sehr sinnvoll

Kommen wir nun zu einem speziellen Technik-Thema, mit dem sich alle Shop-Betreiber früher oder später auseinandersetzen müssen. Die Rede ist von der wichtigen Frage, ob man den eigenen Shop auf eigenen Servern laufen lässt oder sich stattdessen lieber an einen entsprechenden Dienstleister wendet. Der Vollständigkeit halber müssen wir an dieser Stelle noch weiter differenzieren.

Wenn Sie sich nämlich dafür entscheiden, die Server mit der Shop-Software nicht in Ihren eigenen Räumen zu betreiben, dann gibt es zum einen die Möglichkeit, bei einem Rechenzentrum einfach nur einen entsprechend ans Netz angeschlossenen Server zu mieten oder sich gleich an einen Komplett-Anbieter zu wenden, der Ihnen nicht nur ein schlüsselfertiges Shop-System, sondern auch gleich die benötigte Serverstruktur und den Netzanschluss mitliefert.

Natürlich bleibt es grundsätzlich immer Ihrem Entschluss vorbehalten, für welche der skizzierten Lösungen Sie sich entscheiden. Jede hat ihre individuellen Eigenschaften und damit auch spezifische Vor- und Nachteile. Allerdings wollen wir Ihnen an dieser Stelle ans Herz legen, nur dann zu beschließen, die Server tatsächlich selbst in eigenen Räumen zu betreiben, wenn Sie hierfür einen sehr guten Grund haben.

 

Sie sollten sich dort selbst einen Gefallen tun

Bedenken Sie, welchen Aufwand ein modernes Rechenzentrum betreibt, um die Ausfallzeiten so gering wie nur möglich zu halten, um Stromausfälle mit eigenen Generatoren überbrücken zu können oder um Server und Daten vor physischen und vor virtuellen Attacken zu schützen. Sind Sie wirklich bereit, diesen Aufwand selbst zu übernehmen, nur um sagen zu können, dass Sie Ihre Server ständig im direkten Zugriff haben?

Erweisen Sie sich selbst also lieber den Dienst, entweder auf ein Rechenzentrum oder auf einen Komplettanbieter zuzugreifen. Die Kosten für entsprechende Lösungen sind heute sehr überschaubar geworden und stehen in keinem Verhältnis zu dem Aufwand, den Sie treiben müssten, um eine Annäherung an die Leistungsfähigkeit professioneller Anbieter auch nur im Entferntesten zu erzielen. Vergleichen Sie gründlich die Preise, Leistungsbeschreibungen und Konditionen verschiedener Anbieter, um sich für das beste Angebot entscheiden zu können.

 

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Mit diesen Tipps wird Ihr Technik-Einkauf zum nachhaltigen Erfolg

Der erfolgreiche Einkauf von Technik für Ihr Unternehmen setzt eine intensive Vorbereitung und eine gründliche Beschäftigung mit der Materie voraus. Hierbei müssen Sie zum einen darauf achten, dass die technische Ausstattung den tatsächlichen Anforderungen im Betrieb entspricht und zum anderen sicherstellen, dass Sie möglichst günstig einkaufen und dennoch von einer langen Lebensdauer profitieren können. Die folgenden Tipps, Ratschläge und Hinweise unterstützen Sie tatkräftig beim Technik-Einkauf, sichern Ihnen gute Konditionen und sorgen für eine optimale technische Ausstattung.

 

 

Der Einkauf von Technik sollte konsequent per Liste erfolgen

Wenn es darum geht, IT-, Kommunikations- und Bürotechnik anzuschaffen, sollten Sie auf keinen Fall planlos vorgehen und sich zu unbedachten Spontankäufen hinreißen lassen. Stellen Sie dem eigentlichen Einkauf immer eine ausführliche Planungsphase voran. Ermitteln Sie sorgfältig den tatsächlichen Bedarf und gehen Sie dabei von konkreten Arbeitsabläufen im Unternehmen aus. Planen Sie dabei die Anschaffung von allem Nötigen und verzichten Sie auf Dinge, die Sie im Grunde genommen gar nicht brauchen.

Bedenken Sie, dass es besser ist, ein einzelnes Produkt noch nachträglich anzuschaffen, als ein teures Gerät zu kaufen, das Sie letztlich nie brauchen. Nutzen Sie die erstellte Liste zunächst zur ausgiebigen Recherche. Informieren Sie sich dabei sowohl über Eigenschaften und technische Daten als auch über die aktuellen Marktpreise. Erst wenn diese Recherchephase abgeschlossen ist, sollten Sie die entsprechende Technik erwerben.

 

 

Solide Technik mit langer Lebensdauer

Im Arbeitsalltag Ihres Unternehmens sind alle technischen Produkte einer sehr hohen Belastung ausgesetzt. Während Rechner, Bildschirme oder Peripheriegeräte in den eigenen vier Wänden immer nur stundenweise im Einsatz sind, werden sie im Büro täglich für acht Stunden und mehr benötigt. Hieraus ergeben sich besondere Anforderungen an die Qualität der einzelnen Geräte. Hinzu kommt, dass auch die Einsatzbedingungen selbst oft härter sind, als es im privaten Rahmen der Fall ist.

Verschiedene Mitarbeiter mit unterschiedlichen Arbeitsgewohnheiten bedienen die Technik, wodurch das Risiko von Bedienungsfehlern ebenso ansteigt wie die Wahrscheinlichkeit, dass mit den Geräten auch einmal ruppig umgegangen wird. Um diesen Aspekten gerecht zu werden und trotzdem von einer langen Lebensdauer zu profitieren, sollten Sie bereits bei der Anschaffung großen Wert auf Qualität legen. Achten Sie auf eine robuste und langlebige Ausführung und bevorzugen Sie Produkte, die für den professionellen Einsatz konzipiert wurden.

 

 

Kauf, Finanzierung oder Leasing?

Menschen mit einem soliden Umgang mit Finanzen bevorzugen bei Anschaffungen meist die unmittelbare Bezahlung und vermeiden es, Dinge zu kaufen und sie erst später zu bezahlen. Wenngleich es sich hierbei um eine durchaus vernünftige und gute Tugend handelt, so spricht doch im unternehmerischen Bereich einiges dafür, teure Produkte zu finanzieren oder zu leasen. Grundsätzlich basiert diese Überlegung auf dem Gedanken, dass zum Beispiel technische Geräte ohnehin über einen längeren Zeitraum im Unternehmen genutzt werden und daher auch über eine größere Zeitspanne bezahlt werden können.

Selbst der Fiskus vertritt hier eine ähnliche Auffassung und besteht darauf, dass Anschaffungen von größerem Wert innerhalb mehrerer Jahre abgeschrieben werden müssen. Denken Sie in diesem Zusammenhang einmal darüber nach, ob es vielleicht sinnvoll sein kann, anstehende Technik-Käufe auf die eine oder andere Weise zu finanzieren. Ihr Steuerberater wird Sie in diesem Zusammenhang beraten und Ihnen genau sagen, wie sich die verschiedenen Kaufformen jeweils steuerlich auswirken.

 

 

Gebrauchte Technik als Alternative zu Neuware

Wenn es um die Anschaffung von technischen Produkten geht, dann greifen wir fast automatisch immer zu Neuware. Schließlich wissen wir, wie schnell die technische Entwicklung heute voranschreitet und wollen natürlich keine veralteten Geräte erwerben. In Bezug auf die Technik-Käufe für das eigene Unternehmen sollte man hierüber allerdings noch einmal gründlich nachdenken. Zumindest in Bezug auf einige Geräte stellt die Anschaffung gebrauchter Produkte nämlich eine sehr interessante und sinnvolle Alternative dar.

Denken Sie zum Beispiel einmal an einen netzwerkfähigen Bürokopierer, der gleichzeitig als Drucker und als Fax dient. Die Technologie, auf der diese Geräte basieren, hat sich in den vergangen Jahren nicht mehr grundlegend verändert. Es spricht also eigentlich nichts dagegen, sich nach einer gebrauchten Maschine umzuschauen und bei deren Kauf von einem sehr günstigen Preis zu profitieren. Achten Sie aber darauf, dass die Geräte technisch überholt wurden, sich in einwandfreiem Zustand befinden und vom Händler mit einer Garantie ausgestattet wurden.

 

 

Versicherungen schützen Technik umfassend

Je nach Unternehmensgröße und technischer Ausstattung kann der Bestand an IT-, Kommunikations- und Bürotechnik schnell einen erheblichen Wert annehmen. Hinzu kommt, dass die entsprechenden Gerätschaften meist eine zwingende Voraussetzung für den ordnungsgemäßen Betrieb und daher unersetzlich sind. Beide Merkmale gemeinsam bedingen, dass Sie Ihre technische Ausstattung auf besondere Weise schützen sollten. Kommt diese zu Schaden, dann erfordert dies nicht nur eine kostspielige Neuanschaffung, sondern geht auch oft mit einer empfindlichen und unangenehmen Betriebsunterbrechung einher.

Um dieses Risiko von sich und Ihrem Unternehmen abzuwenden, sollten Sie über eine spezielle Technik-Versicherung nachdenken. Je nach Anbieter und Tarif lassen sich die Geräte dabei übrigens sogar gegen Bedienungsfehler oder fahrlässige Beschädigungen schützen. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter also versehentlich eine Tasse Kaffee in ein teures Gerät laufen lässt, die kostbare Digitalkamera im Eifer des Gefechts zu Boden fällt oder der Kopierer seinen Geist infolge von falsch eingefülltem Toner aufgibt, dann schützt die Versicherung Sie vor den finanziellen Folgen.

 

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[Infografik] Der Kapitalbedarf während der Startphase

Welche technische Ausstattung Sie beim Unternehmensstart konkret benötigen, hängt natürlich maßgeblich davon ab, womit sich Ihr Unternehmen hauptsächlich beschäftigt. Auch die konkrete Ausstattung der verschiedenen technischen Lösungen ist eine eher individuelle Angelegenheit. Planen Sie die Beschaffung der technischen Infrastruktur in Ihren Kapitalbedarf mit ein.    
(Quelle: KfW-Gründungsmonitor

 

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