So setzen Sie auf Lieferantenmanagement und Balanced Scorecard

Wer als Händler nicht nur kurzfristig, sondern dauerhaft erfolgreich wirtschaften will, der benötigt ein konsequentes und professionelles Lieferantenmanagement. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das Maximum aus Herstellern und Großhändlern herausholen und stellen Ihnen unter anderem das Bewertungssystem Balanced Scorecard vor. So optimieren Sie Ihren Einkauf fortlaufend und profitieren von hervorragenden Geschäftsergebnissen.

 

	Themenübersicht: Lieferantenmanagement und Balanced Scorecard
1.	Ein aktives Lieferantenmanagement hat für Händler viele Vorteile
2.	Die Balanced Scorecard: Mit System zur zutreffenden Bewertung
3.	Aus Einschätzungen die richtigen Schlussfolgerungen ziehen
4.	Ein wirkungsvolles Lieferantenmanagement organisieren
5.	[Infografik] Balanced Scorecard: Profi-Werkzeug für optimalen Einkauf
→	Gratis-Ratgeber zu Lieferanten und Einkauf

 

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Ein aktives Lieferantenmanagement hat für Händler viele Vorteile

Lieferantenmanagement beschreibt die systematische Steuerung von Lieferanten innerhalb eines Unternehmens. Diese Methode trägt der Tatsache Rechnung, dass der Einkauf eine entscheidende Bedeutung für die wirtschaftliche Gesamtlage von Unternehmen hat. Aktives Lieferantenmanagement ist als Begriff im E-Commerce noch nicht sonderlich stark verbreitet. Die meisten Shop-Betreiber würden in diesem Zusammenhang wohl sagen, dass Sie sich intensiv und umfassend mit Ihren Zulieferern beschäftigen und alle damit verbundenen Potenziale bereits ausschöpfen. In diesem Fall sind Vorstellungen und Wirklichkeit aber weit voneinander entfernt.

Wenn von Lieferantenmanagement die Rede ist, dann unterscheidet man hauptsächlich zwischen drei zentralen Disziplinen.

Zum einen geht es dabei um die Auswahl und um die Bewertung von Lieferanten.

Zweitens beschäftigt sich das Lieferantenmanagement mit der bewussten Entwicklung des Leistungsniveaus der angeschlossenen Unternehmen.

Und drittens geht es um die Frage, an welcher konkreten Position man einen Lieferanten in die eigene Wertschöpfungskette integrieren kann und soll.

Der dritte Bereich spielt vor allem im Einkauf von produzierenden Unternehmen eine Rolle und ist im Online-Handel weitgehend zu vernachlässigen. Ausnahmen ergeben sich nur dann, wenn ein Lieferant dafür eingesetzt wird, bestimmte Produkte nicht nur zu liefern, sondern im Vorfeld weiterzuverarbeiten, zu modifizieren oder zu kombinieren oder wenn er zum Beispiel in die Bereiche Verpackung oder Versand an den Endkunden einbezogen wird.

Den ersten Bereich werden wir im nächsten Abschnitt gründlicher behandeln. Dort stellen wir Ihnen die Balanced Scorecard als Instrument und Methode zur Messung und Bewertung von Lieferanten und ihren Leistungen vor. Der zweite Bereich schließlich, als die Entwicklung des konkreten Leistungsniveaus eines Lieferanten, wollen wir Ihnen an dieser Stelle ein wenig näherbringen.

Das Gegenteil einer solchen Bemühung würde darin bestehen, lediglich wahrzunehmen, wie das Leistungsprofil eines Lieferanten aussieht und mit dieser festen Vorgabe zu arbeiten. Engagiert man sich stattdessen aber innerhalb der Entwicklung des Leistungsniveaus, dann versucht man als Unternehmen konkreten Einfluss auf die Arbeitsweise bei den verschiedenen Lieferanten zu nehmen. Man äußert also entsprechende Wünsche und Anforderungen und unterstützt die angeschlossenen Hersteller und Großhändler aktiv dabei, sich so zu entwickeln, dass beide Seiten davon profitieren.

 

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Die Balanced Scorecard: Mit System zur zutreffenden Bewertung

Wenn man den englischen Begriff „Balanced Scorecard“ wörtlich übersetzt, dann bedeutet er so viel wie „ausgewogener Berichtsbogen“. Es handelt sich um ein klassisches System zur Messung, Dokumentation und zur Steuerung von Aktivitäten eines Unternehmens, mit dem sich komplexe Vorgänge auf stark vereinfachte Art und Weise darstellen und organisieren lassen. Das System wurde in den 1990er-Jahren an der Harvard-Universität entwickelt, um das Erreichen von strategischen Zielen messen zu können. Abgekürzt wird das Verfahren mit BSC.

Um den Einsatz von BSC besser zu verstehen, muss man sich vor Augen führen, dass dieses Verfahren immer zunächst von der erwünschten Wirkung einer bestimmten Strategie ausgeht, um sich dann rückwärts zu den Maßnahmen und Methoden hinzubewegen, die erforderlich sind, um das Ziel zu erreichen. Um an dieser Stelle etwas konkreter zu werden, beschäftigen wir uns mit einem Beispiel aus der Praxis und zeigen Ihnen anhand dessen, wie Sie die Balanced Scorecard in Bezug auf Ihren Einkauf und die Bewertung Ihrer Lieferanten einsetzen können.

 

So setzen Sie die Balanced Scorecard in Ihrem Einkauf ein

Wir definieren zu Beginn eine zentrale Zielsetzung. Diese lautet, dass der Einkauf im Unternehmen optimiert werden soll und zwar im Hinblick auf die allgemeinen Unternehmensziele. Wenn wir davon ausgehen, dass das oberste Ziel darin besteht, stabile Gewinne zu erwirtschaften, dann könnten die Maßstäbe, die in diesem Zusammenhang an den Einkauf gestellt werden zum Beispiel Einkaufspreis, sonstige Konditionen, Produktqualität und Zuverlässigkeit heißen.

 

Einkaufspreise und sonstige Konditionen haben einen unmittelbaren Einfluss auf die Kosten. Die Produktqualität wirkt direkt auf die Kundenzufriedenheit und die Retourenquote und die Zuverlässigkeit hat einen großen Einfluss auf möglichst ungestörte betriebliche Abläufe.

Im nächsten Schritt ist es jetzt Ihre Aufgabe, diesen einzelnen Bereichen jeweils sinnvolle Kennzahlen zuzuordnen, die dazu geeignet sind, den tatsächlichen Status der jeweiligen Faktoren darzustellen. Solche Kennzahlen leisten dreierlei: Erstens können Sie damit den aktuellen Status Quo bestimmen, zweitens lassen sich über die Kennzahlen verbindliche Ziele für die Zukunft definieren und drittens ermöglichen die Werte Ihnen, jederzeit zu überprüfen, wie nah Sie Ihren Zielen bereits gekommen sind.

 

 

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Aus Einschätzungen die richtigen Schlussfolgerungen ziehen

Wenn Sie sich als Handelsunternehmen mit dem Bereich Lieferantenmanagement beschäftigen, dann werden Sie im ersten Schritt eine ganze Reihe von Beobachtungen protokollieren und Daten erheben. Dies gehört zur sogenannten Lieferantensystematik, bei der es in erster Linie darum geht, eine Vorstellung vom Ist-Zustand zu erhalten. Dies beginnt bei den allgemeinen Stammdaten und geht über eine sorgfältige Analyse der bestehenden Defizite bis hin zu einer starken Integration der Lieferanten in eigene Arbeits- und Informationsabläufe.

Womöglich erscheint Ihnen der Aufwand, der mit dem aktiven Lieferantenmanagement verbunden ist, als vergleichsweise hoch, solange Ihnen noch nicht ganz klar ist, welche Vorteile Sie damit realisieren können. Führen Sie sich deshalb vor Augen, dass die Zielsetzung von jeder Form des Lieferantenmanagements für Online-Händler darin besteht, Ihre Einkaufskosten zu senken, die Zufriedenheit Ihrer Kunden zu steigern und Ihre eigenen betrieblichen Abläufe möglichst reibungslos zu gestalten.

All diese Aspekte dienen letztlich einem einzigen Resultat: Ihr Unternehmen soll höhere Umsätze und bessere Gewinne erwirtschaften und sicher sind wir uns einig darüber, dass es sich hierbei um Ihre wichtigsten Ziele als Unternehmer handelt.

 

Nicht die Beobachtungen, sondern die Schlussfolgerungen zählen

Damit sich die positiven Effekte Ihrer Bemühungen beim Lieferantenmanagement aber auch tatsächlich maximal entwickeln können, dürfen Sie es nicht bei der Beobachtung Ihrer Hersteller und Großhändler bewenden lassen. Es kommt entscheidend darauf an, dass Sie aus Ihren Beobachtungen die richtigen Schlussfolgerungen ziehen und diesen dann schließlich die passenden Maßnahmen und Entscheidungen folgen lassen.

Wenn Ihre Beobachtungen zum Beispiel ergeben, dass in Bezug auf die Qualität der Produkte eines bestimmten Lieferanten Mängel feststellbar sind, dann ist es Ihre erste Aufgabe, diese zu erfassen, zu messen und zu bewerten. Im zweiten Schritt müssen Sie den Lieferanten mit Ihren Feststellungen konfrontieren und ihm eine konkrete Zielvorstellung an die Hand geben. Im dritten Schritt schließlich sollten Sie das Unternehmen im Rahmen Ihrer Möglichkeiten aktiv dabei unterstützen, eine bessere Qualität liefern zu können. Wenn Ihnen diese Abfolge in der Praxis gelingt, dann haben Sie ein mustergültiges Lieferantenmanagement realisiert.

 

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Ein wirkungsvolles Lieferantenmanagement organisieren

In Bezug auf den Umgang mit den an Sie angeschlossenen Herstellern und Großhändlern ist ein aktives Lieferantenmanagement als hohe Kunst zu betrachten. Die damit verbundenen Aufgaben sind vielschichtig, arbeitsintensiv und teilweise kompliziert. Dennoch lohnt sich die Beschäftigung mit dieser Materie in hohem Maße. Als Unternehmer profitieren Sie auf vielfältige Weise von einem gut funktionierenden und leistungsfähigen Pool an Lieferanten. Wie Sie diesem Ziel konsequent näherkommen, erfahren Sie im Rahmen der folgenden Praxis-Tipps.

 

 

Nicht alles einfach laufen lassen

Wenn Sie ernsthaftes Interesse daran hegen, Ihr Lieferantenmanagement auf Vordermann zu bringen, dann muss Ihre erste Aufgabe lauten, nicht alle Vorgänge, die in Ihrem Unternehmen den Einkauf betreffen, einfach laufen zu lassen. Die Versuchung hierzu ist sehr groß. Schließlich sind Sie als frisch gebackener Shop-Betreiber nicht gerade um Arbeit verlegen und nehmen daher jede sinnvolle Möglichkeit wahr, sich selbst ein wenig zu entlasten.

Im Umgang mit Lieferanten und Einkauf handelt es sich aber definitiv um die falsche Entscheidung. Führen Sie sich klar vor Augen, dass Sie die geschäftliche Lage Ihres Unternehmens maßgeblich verbessern und dauerhaft stabil gestalten können, wenn Sie Systeme zum Lieferantenmanagement einführen und konsequent verwenden. Jeder Tag, an dem Sie dies nicht bewältigen, kostet Sie bares Geld. Wenn Sie dagegen jetzt die richtigen Schritte unternehmen, dann werden Sie bereits ab morgen spürbar davon profitieren.

 

 

Eigene Systeme zum Umgang mit Lieferanten entwickeln

Die Grundlage jeder Optimierung in Bezug auf Ihre Lieferanten und den Einkauf in Ihrem Unternehmen ist immer der konsequente Einsatz eines Systems. Grundverkehrt wäre es, wenn Sie einfach nur hier und da einen Faktor oder einen Aspekt herausgreifen würden, der Ihnen im Umgang mit einem Hersteller oder Großhändler gerade auffällt. Setzen Sie stattdessen auf systematische Strukturen und beginnen Sie dabei immer mit der klaren Definition von realistischen Zielen.

Sagen Sie zum Beispiel, dass Sie die Einkaufskosten im Unternehmen innerhalb von einem halben Jahr um 4 Prozent senken wollen. Und suchen Sie dann gezielt nach Instrumenten und Methoden, mit denen Sie dieses Ziel erreichen können. Ohne eine Systematik werden Sie Ihre Vorstellungen immer nur halbherzig umsetzen können. Sorgen Sie daher für ein systematisches und wirksames Lieferantenmanagement.

 

 

Gründliche Dokumentation für später

Wenn Sie die Entscheidung getroffen haben, künftig aktiv Einfluss auf Ihre Lieferanten und die Qualität des Einkaufs in Ihrem Unternehmen ausüben zu wollen, dann sollte alles damit beginnen, dass Sie Informationen und Daten sammeln, diese sorgfältig erfassen und gründlich auswerten. Ohne eine gute Datenbasis und eine gründliche Dokumentation ist es nur sehr schwer möglich, systematische Optimierungen vorzunehmen.

Wenn Sie sich zum Beispiel mit der Zuverlässigkeit von Lieferanten beschäftigen wollen, dann müssen Sie zunächst Kennzahlen festlegen, anhand derer Sie diese messen können. Hierbei können Sie zum Beispiel Lieferzeiten, Reaktionszeiten und die Einhaltung von Absprachen mit einem Punktesystem erfassen. Sobald Sie dies realisiert haben, lassen sich verschiedene Lieferanten miteinander und zudem auch Entwicklungen von einzelnen Lieferanten im Laufe der Zeit messen und bewerten. Beides stellt eine Voraussetzung für ein aktives Lieferantenmanagement dar.

 

 

Fazit aus Bewertung von Lieferanten ziehen

Die Bewertung von Lieferanten, die Erhebung von Kennzahlen und der Vergleich zwischen verschiedenen Herstellern und Großhändlern bilden nur einen Teil des aktiven Lieferantenmanagements. Er bleibt wirkungslos, wenn Sie ihn nicht mit bestimmten Konsequenzen kombinieren, die Sie aus Ihren Beobachtungen ziehen. An erster Stelle sollte immer stehen, dass Sie Ihre Lieferanten mit den Bewertungen konfrontieren. Teilen Sie den angeschlossenen Herstellern und Großhändlern mit, welche Kennzahlen, Werte und Schlussfolgerungen Sie ermittelt haben.

Definieren Sie außerdem gemeinsam mit den Lieferanten bestimmte Ziele für die Zukunft. Diese Ziele müssen realistisch und erreichbar sein und sie dürfen den jeweiligen Lieferanten auf keinen Fall ihre Existenzgrundlage rauben. Sobald entsprechende Zielvorgaben gemeinsam beschlossen wurden, ist es wichtig, diese künftig anhand neuer Kennzahlen immer wieder zu überprüfen und festzustellen, wie nahe man den vereinbarten Zielen bereits gekommen ist.

 

 

Lieferantenpool aufbauen und pflegen

Eine zentrale Zielsetzung in Bezug auf das aktive Lieferantenmanagement besteht darin, sich im Laufe der Zeit einen großen und zunehmend leistungsfähigen Pool an Lieferanten aufzubauen, diesen stetig zu entwickeln und zu verbessern und auf diese Weise die Grundlagen dafür zu schaffen, dass die eigenen unternehmerischen Ziele souverän erreicht werden können. Um mit einem solchen Projekt auf Dauer erfolgreich zu sein, muss man auf systematische Ansätze und ein hohes Maß an Konsequenz setzen. Am Anfang steht grundsätzlich die zuverlässige Messung des aktuellen Zustands.

Im nächsten Schritt müssen dann klare und verständliche Ziele definiert werden. Diese sollten nicht nur auf bestimmte Kennzahlen, sondern auch auf Zeiträume referenziert werden. Passend zu den Zielen können jetzt einzelne Maßnahmen erdacht, entwickelt und eingesetzt werden. Durch regelmäßige Messungen lässt sich dann feststellen, wie stark man sich an die gesetzten Ziele bereits angenähert hat. Mit einem solchen System lassen sich die verschiedenen Lieferanten immer mehr verbessern aber auch immer stärker selektieren.

 

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[Infografik] Balanced Scorecard: Profi-Werkzeug für optimalen Einkauf

Schon vor langer Zeit wussten erfahrene Kaufleute: Der Profit wird beim Einkauf gemacht. Damit der alte Satz aber auch tatsächlich zutrifft, muss die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen optimal erfolgen. Ohne professionelle Werkzeuge ist das heute kaum noch möglich. Die Balanced Scorecard ist ein solches Instrument, mit der Sie Ihren Einkauf professioneller gestalten können.

 

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