So lernen Sie als Einsteiger die B2B-Kommunikation

Natürlich wissen Sie bereits ganz genau, wie man erfolgreich kommuniziert. Andernfalls würden Sie kaum zu den Menschen gehören, die ein eigenes Unternehmen gründen. Unter Geschäftsleuten gelten in einigen Belangen allerdings andere Regeln. Wir machen Sie deshalb mit der B2B-Kommunikation vertraut und stellen somit sicher, dass sich Ihre Geschäftskontakte optimal entwickeln.

 

	Themenübersicht: B2B-Kommunikation lernen
1.	Die besonderen Kommunikationsformen unter Geschäftsleuten
2.	Persönliche Nähe und professionelle Distanz: Ein schwieriger Spagat
3.	Zielgerichtete Kommunikation: Ohne Strategie geht es nicht
4.	Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die B2B-Kommunikation auf Anhieb
5.	[Infografik] Ihr Auftreten entscheidet über den Erfolg beim Einkaufen
→	Gratis-Ratgeber zu Lieferanten und Einkauf

 

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Die besonderen Kommunikationsformen unter Geschäftsleuten

Eigentlich sollte man davon ausgehen können, dass es ausreichend ist, dieselbe Sprache zu sprechen, um erfolgreich miteinander kommunizieren zu können. Und auch wenn diese Annahme grundsätzlich erst einmal nicht von der Hand zu weisen ist, dann gelten für die Kommunikation zwischen Geschäftsleuten ein paar ergänzende Regeln, die das Leben gerade für Gründer und frisch gebackene Unternehmer nicht gerade erleichtern.

Es empfiehlt sich unbedingt, diesem speziellen Codex ein wenig Aufmerksamkeit zu schenken, da man ansonsten erfahren wird, dass viele eigene Kommunikationsversuche unbeantwortet bleiben und man von den entsprechend kontaktierten potenziellen Geschäftspartnern nie wieder etwas hört.

Wenn wir im privaten Bereich miteinander kommunizieren, dann dient dies meist nicht der reinen Übertragung von Informationen. Stattdessen gerät das Beiwerk der Kommunikation sehr häufig in den Vordergrund. Wir zeigen dabei deutlich unsere emotionale Beziehung zum jeweiligen Gegenüber.

Wir mögen den Einsatz von Wortspielen und kleinen Andeutungen und finden es spannend, nicht immer alles direkt auszusprechen, sondern einen Teil unserer Gedanken und Gefühle eher im rätselhaft Verborgenen zu belassen. In der privaten und persönlichen Kommunikation ist dieser Hang zum Indifferenten eine schöne Sache, die zwischen den Zeilen viel ausdrückt und die im zwischenmenschlichen Bereich zu interessanten Entwicklungen führen kann.

 

Die B2B-Kommunikation ist ganz anders

Im Geschäftsleben dagegen ist eine solche Form der Kommunikation nicht nur gänzlich unangebracht, sondern sogar gefährlich. B2B-Kommunikation lebt nämlich nun einmal von ihrer Eindeutigkeit und nichts ist im Geschäftsbereich schlimmer, als wenn sich Missverständnisse, Irrtümer und Fehlinterpretationen einschleichen. Diese können nämlich innerhalb von kurzer Zeit zu handfestem Streit und Ärger führen.

Stattdessen gilt es, in der B2B-Kommunikation immer ganz eindeutig zu sein. Sie müssen Ihrem Gegenüber schnörkellos und mit möglichst wenig Emotionen mitteilen, was Sie wollen und erwarten. Ihre Kommunikation muss dabei zielführend sein und Sie sollten sich immer darum bemühen, möglichst schnell auf den Punkt zu kommen. Nur wenn Sie diese Grundregeln der Kommunikation zwischen Geschäftsleuten berücksichtigen, werden Sie erfolgreich agieren können.

 

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Persönliche Nähe und professionelle Distanz: Ein schwieriger Spagat

Wir haben nun also die Grundzüge der B2B-Kommunikation kennengelernt und einen ungefähren Eindruck davon erhalten, was eine besonders wichtige Rolle spielt. Es geht hauptsächlich darum, die jeweiligen Ziele, Absichten und Wünsche in den Mittelpunkt zu stellen und diese möglichst deutlich und vor allem eindeutig zum Ausdruck zu bringen. Doch wie sieht es in diesem Zusammenhang mit persönlichen Komponenten aus? Wie viel von der eigenen Persönlichkeit darf man erkennen lassen, wenn es um professionelle Kommunikation geht?

Diese Frage lässt sich nicht ganz eindeutig beantworten. Wie viel eigene Persönlichkeit man in die Kommunikation einbringt und ob es sich tatsächlich um eine authentische Darstellung des eigenen Innern oder doch eher um eine Inszenierung handelt, das hängt stark vom individuellen und persönlichen Stil ab. Beginnen wir, um mehr Klarheit in diese komplizierte Materie zu bringen, mit einer einfachen Annahme. Gehen wir davon aus, dass es unter Umständen sehr schädlich für die geschäftliche Beziehung sein kann, wenn wir in Bezug auf unsere persönlichen Ansichten immer völlig ehrlich sind.

 

Machen Sie es von der Situation abhängig

Stellen Sie sich einfach einmal vor, dass Sie mit einem leitenden Mitarbeiter Ihrer Geschäftsbank kommunizieren und diesen einfach überhaupt nicht ausstehen können. Die gesamte Persönlichkeit des Bankers ist Ihnen zuwider, Sie teilen seinen Humor und seine Ansichten nicht, empfinden seine persönliche Anwesenheit als unangenehm und sind froh, wenn Sie möglichst wenig Kontakt zu ihm haben.

Aktuell beantragen Sie bei ihm allerdings einen Kredit zur Startfinanzierung Ihrer Unternehmensgründung. Wäre es wohl klug und zielführend, ihn in dieser Situation mit Ihren wahren Empfindungen ihm gegenüber zu konfrontieren oder erreichen Sie Ihr Ziel eher dann, wenn Sie die Zähne zusammenbeißen, ein freundliches Gesicht aufsetzen und sich so verhalten, als hätten Sie persönlich nichts gegen den Banker?

Die Antwort auf diese Frage ist natürlich völlig klar. Dennoch müssen Sie sich an dieser Stelle nicht als Schleimer oder Opportunist fühlen. Schließlich stammt der Bankmitarbeiter nicht aus Ihrem Freundeskreis. Sie spielen im Business in gewisser Weise einfach eine Rolle. Und dies ist ebenso wenig verwerflich, als wenn ein Schauspieler auf der Bühne dasselbe tut. Die B2B-Kommunikation sollte sich daher, natürlich im Rahmen bestimmter Grenzen, immer an Ihren beruflichen Zielen orientieren.

 

 

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Zielgerichtete Kommunikation: Ohne Strategie geht es nicht

Fassen wir noch einmal zusammen, was wir bisher erkannt haben: In der B2B-Kommunikation geht es darum, bestimmte Ziele zu verfolgen und zu erreichen. Und dazu ist es erforderlich, eine bestimmte Rolle einzunehmen. Eine Ausnahme ergibt sich lediglich dann, wenn die jeweils optimale Rolle ohnehin Ihrer Persönlichkeit entspricht. Hinzu kommt, dass je nachdem, mit wem Sie gerade geschäftlich in Beziehung stehen, unterschiedliche Rollen sinnvoll sein können.

Wichtig ist daher, dass Sie die B2B-Kommunikation möglichst gut planen und vorbereiten. Beginnen Sie dabei immer damit, dass Sie Ihre individuellen Ziele definieren. Was möchten Sie konkret erreichen und welchen Eindruck soll Ihr Gegenüber von Ihnen erhalten. Die Bandbreite ist unter Umständen riesig. Stellen Sie sich zum Beispiel einmal vor, welche Rolle Sie gegenüber einem Großkunden, Banker, Mitarbeiter des Finanzamts, Konkurrenten, Lieferanten, Dienstleister oder einem Mitarbeiter einnehmen würden.

Sie erkennen schnell, dass Sie als Unternehmer in eine ganze Reihe unterschiedlicher Rollen schlüpfen müssen, wenn Ihre Kommunikation erfolgreich sein soll. Damit die ganze Angelegenheit für Sie nicht zu kompliziert wird, sollten Sie versuchen, sich auf zwei oder drei unterschiedliche Rollen zu beschränken und diese immer wieder zu verwenden. Auf diese Weise fällt es Ihnen auch deutlich leichter, nicht ständig aus der Rolle zu fallen. Die große Kunst besteht nun übrigens darin, die einstudierten und zielführenden Rollen am Ende doch noch authentisch mit Ihrer Persönlichkeit zu verbinden.

Wenn es Ihnen gelingt, dass innerhalb der B2B-Kommunikation zwar Ihre Ziele und Absichten im Vordergrund stehen, man aber dennoch erkennen kann, welche Eigenschaften Sie als Menschen kennzeichnen, dann haben Sie das Grundrezept für eine erfolgreiche B2B-Kommunikation entdeckt.

Ihre Bereitschaft, im Gespräch Ihre eigenen Ansichten und Eigenschaften in den Hintergrund zu stellen, muss übrigens nicht grenzenlos sein. Sie sollten ruhig zu Ihren Moralvorstellungen stehen und wichtige Merkmale Ihrer Persönlichkeit nicht verleugnen. Sie müssen sich nur immer darüber im Klaren sein, dass ein entsprechendes Verhalten dazu führen kann, dass Ihnen ein geschäftlicher Nachteil entsteht. Doch genau einen solchen sollte man von Zeit zu Zeit in Kauf nehmen.

 

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Mit diesen Tipps gelingt Ihnen die B2B-Kommunikation auf Anhieb

Eine erfolgreiche Tätigkeit als Unternehmer setzt eine professionelle Kommunikation mit anderen Geschäftsleuten voraus. Hierfür gelten bestimmte Gepflogenheiten und Regeln, mit denen man sich erst vertraut machen muss, wenn man in diesem Bereich bisher noch keine Erfahrungen sammeln konnte. Die folgenden Tipps bieten Ihnen eine gute Einführung in die B2B-Kommunikation und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie zielführend und erfolgreich mit anderen Geschäftsleuten kommunizieren.

 

 

Machen Sie sich den Unterschied zur privaten Kommunikation klar

Als Menschen sind wir grundsätzlich kommunizierende Wesen. Doch die konkrete Art und Weise, wie die Kommunikation geführt wird, unterscheidet sich im privaten Bereich grundlegend von der im geschäftlichen Bereich. Wenn Sie privat kommunizieren, dann geht es meist darum, möglichst viel von der eigenen Person zu verraten, Emotionen und menschliche Gemeinsamkeiten in den Mittelpunkt zu stellen.

Die geschäftliche Kommunikation verfolgt dagegen immer ganz bestimmte Ziele und Absichten. Sie kommunizieren nicht vorrangig mit einem Kunden, Lieferanten, Banker oder einem anderen Geschäftspartner, weil sie persönlich an dem Menschen interessiert sind, sondern weil sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit etwas miteinander zu klären, besprechen oder zu vereinbaren haben. Führen Sie sich diesen Unterschied deutlich vor Augen und veranschaulichen Sie sich, dass es deutliche Unterschiede zwischen der privaten und der beruflichen Kommunikation gibt.

 

 

Finden und definieren Sie Ihre Rollen

Innerhalb des geschäftlichen Umgangs miteinander schlüpfen Menschen in unterschiedliche Rollen, die Sie, abhängig von den jeweiligen Zielen und Absichten, auch wechseln. Hierbei handelt es sich nicht um eine Form von Opportunismus. Vielmehr versucht man durch sein Verhalten optimale Voraussetzungen dafür zu schaffen, die eigenen Ziele möglichst widerstandslos zu erreichen. Denken Sie einmal in Ruhe darüber nach, welche unterschiedlichen Zielsetzungen Sie gegenüber Ihren Geschäftspartnern verfolgen. Vielleicht wollen Sie gegenüber Ihrem Banker besonders seriös und verantwortungsbewusst, gegenüber Ihren Kunden zuverlässig, erfolgreich und professionell, gegenüber ihren Mitarbeitern partnerschaftlich und konsequent oder gegenüber Ihren Lieferanten kooperativ und kritisch wirken.

Definieren Sie für Ihre unterschiedlichen Zielsetzungen verschiedene Rollenprofile. Versuchen Sie dabei, sich auf möglichst wenige Rollen zu beschränken und achten Sie darauf, dass diese immer möglichst viel von Ihrer tatsächlichen Persönlichkeit enthalten. Je stärker dies nämlich der Fall ist, umso authentischer werden Sie wirken und desto leichter wird es Ihnen fallen, die Rollen glaubwürdig auszufüllen.

 

 

Ordnen Sie Ihren Geschäftspartnern Kommunikationsregeln zu

Die Definition und Festlegung von Rollen ist eine Sache. Diese mit bestimmten Regeln in Bezug auf die Kommunikation zu verbinden eine ganz andere. Für Sie sollte es jetzt darum gehen, den Rollen, die Sie entwickelt haben, bestimmte Kommunikationsregeln zuzuordnen und diese Ihren einzelnen Geschäftspartnern fest zuzuweisen. Kommunikationsregeln können dabei zum Beispiel die Anrede Ihres jeweiligen Gegenübers in der schriftlichen Kommunikation per E-Mail betreffen. Hier reicht die Bandbreite von einem einfachen „Hallo Herr Müller“ über „Lieber Herr Müller“, „Guten Tag, Herr Müller“ bis hin zu „Sehr geehrter Herr Müller“.

Mit jeder dieser Anredeformen setzen Sie ein bestimmtes Maß an persönlicher Nähe fest und schaffen eine verbindliche Vorgabe für den Charakter der Kommunikation. Erweitern Sie die Definition von Kommunikationsregeln um bestimmte Floskeln und Formulierungen, Grußformeln, Signaturen und schließlich auch um Festlegungen im Hinblick auf die mündliche Kommunikation.

 

 

Bemühen Sie sich um kurze Reaktionszeiten

Wenn Sie privat mit jemandem kommunizieren, dann passiert es häufig, dass Sie auf eine Nachricht oder einen Anruf erst nach einer gewissen Zeit reagieren. „Ich hatte furchtbar viel um die Ohren“, „Ich musste mich erst um meine Arbeit kümmern“ oder „Ich habe mit dem Antworten gewartet, bis ich mir mal wirklich Zeit für Dich nehmen konnte“ sind gängige Sätze, mit denen man verzögerte Reaktionen erklären und begründen kann. Im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation ist es keine gute Idee, auf solche Aussagen zu setzen.

Hier sollten Sie sich stattdessen immer um sehr kurze Reaktionszeiten bemühen, da man im Geschäftsleben zurecht erwartet, schnell zu Ergebnissen zu gelangen, damit der Arbeitsfluss nicht gestört wird. Wenn Sie Ihrem Kunden zum Beispiel erst nach ein paar Tagen auf eine dringende Frage antworten, dann braucht es Sie nicht zu wundern, wenn er sich in der Zwischenzeit einen anderen Geschäftspartner gesucht hat, der schneller reagiert hat.

 

 

Bauen Sie sich ein großes und leistungsfähiges Netzwerk auf

Erfolgreiche Geschäftsleute haben bei aller Individualität eine Gemeinsamkeit: Sie alle verfügen über große und leistungsfähige Netzwerke von beruflichen Kontakten. Als Gründer oder Unternehmer sollten Sie selbst so früh wie möglich damit beginnen, sich einen vielseitigen und interessanten Pool an Kontakten aufzubauen. Nutzen Sie unter anderem die bekannten Business-Netzwerke wie Xing oder LinkedIn. Hier knüpfen Sie Beziehungen zu anderen Geschäftsleuten, die Sie bei Bedarf in vielen Situationen aktiv unterstützen können und mit denen sich im Laufe der Zeit verlässliche und haltbare Freundschaften aufbauen lassen.

Der Sinn und Zweck von beruflichen Netzwerken besteht vor allem darin, für jede denkbare Situation, jedes Problem, jede Fragestellung und jeden Auftrag immer eine passende Person zur Hand zu haben. Beachten Sie dabei unbedingt, dass die besprochenen Gepflogenheiten in Bezug auf B2B-Kommunikationsregeln auch für das professionelle Networking gelten.

 

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[Infografik] Ihr Auftreten entscheidet über den Erfolg beim Einkaufen

Im beruflichen Alltag spielt der persönliche Kontakt zu den Lieferanten eine wichtige Rolle. Er vermittelt Ihnen einen Eindruck von der Zuverlässigkeit und Seriosität Ihrer Geschäftspartner und bietet die beste Gelegenheit, um vorteilhafte Konditionen auszuhandeln. Dabei entscheidet Ihr äußeres Auftreten maßgeblich darüber, wie erfolgreich Sie sind.

 

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