So ermitteln Sie sicher und zuverlässig Ihre künftigen Kosten

Im Businessplan werden Einnahmen und Ausgaben einander gegenübergestellt. Dabei ist es gar nicht so einfach, alle Kosten auch tatsächlich zu berücksichtigen, die im Rahmen der selbstständigen Tätigkeit auf den Unternehmer zukommen. Darüber hinaus müssen auch die Investitions- und Startkosten ermittelt und in den Businessplan aufgenommen werden. Vollständigkeit spielt hier eine besonders wichtige Rolle.

 

	Themenübersicht: Künftige Kosten ermitteln
1.	Der Kapitalbedarf Ihres künftigen Unternehmens
2.	Die Liquidität während der ersten Monate
3.	Laufende Kosten im unternehmerischen Alltag
4.	Diese Tipps führen zu einer realistischen Kosteneinschätzung
5.	[Infografik] Die Kapitalplanung entscheidet über Überlebenschancen
6.	Expertentipp: Zusätzlichen Kapitalbedarf einplanen
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Der Kapitalbedarf Ihres künftigen Unternehmens

Wenn im Zusammenhang mit Unternehmensgründungen von Kapital gesprochen wird, dann meint man in der Regel das sogenannte Startkapital. Hierunter fallen im Prinzip sämtliche Ausgaben, die getätigt werden müssen, damit Sie den Geschäftsbetrieb überhaupt erst einmal aufnehmen können. Die Berechnung des Kapitalbedarfs ist insofern eine sehr wichtige Angelegenheit, da Sie als Gründer zunächst feststellen müssen, ob der finanzielle Aufwand der Gründung für Sie darstellbar ist.

Die Analyse des Kapitalbedarfs zeigt Ihnen, ob Sie Ihr Unternehmen aus eigener finanzieller Kraft starten können oder ob Sie auf externe Unterstützung angewiesen sind. Sollte dies der Fall sein, dann werden auch die potenziellen Geldgeber eine sehr genaue Berechnung des benötigten Kapitals erwarten. Schließlich möchte jeder Beteiligte den wirtschaftlichen Rahmen kennen, innerhalb dessen er investieren soll und sich außerdem darauf verlassen kann, dass Sie die finanzielle Seite des Gründungsprozesses im Griff haben. Um dies zu belegen, stellen Sie innerhalb des Businessplans einen Kapitalbedarfsplan zur Verfügung.

 

Ein Kapitalbedarfsplan gliedert sich in insgesamt fünf verschiedene Abschnitte:

1. Der Kapitalbedarf vor der Gründung
2. Der Kapitalbedarf während der Startphase
3. Der Kapitalbedarf zur Sicherung Ihres Lebensunterhalts
4. Die Finanzierung des benötigten Kapitals
5. Die Fremdfinanzierung des benötigten Kapitals

 

Legen Sie zunächst die Kosten fest, die noch vor der eigentlichen Gründung entstehen. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Ausgaben für Beratung, Anwälte oder Steuerberater, die Teilnahme an Seminaren oder für Anmeldungen und Genehmigungen handeln. Nun folgen die Ausgaben, die erforderlich sind, damit Ihr frisch gegründetes Unternehmen arbeitsfähig wird. Hierzu zählen unter anderem Grundstücke und Gebäude, Maschinen, Einrichtungsgegenstände, Fahrzeuge oder das sogenannte Umlaufvermögen.

Hierunter versteht man Ausgaben, die eigentlich zu den festen Kosten zählen und die später aus Ihren laufenden Einnahmen finanziert werden. Zu Beginn der Tätigkeit müssen diese aber zunächst einmal vorfinanziert werden, da Sie noch nicht über Einnahmen verfügen. Vergessen Sie nicht, auch einzuplanen, welchen Betrag Sie für Ihren eigenen Lebensunterhalt benötigen, bevor das Unternehmen in der Lage sein wird, Ihnen ein Gehalt zu zahlen oder Sie von den Überschüssen leben können.

Um die Finanzierung des Kapitals zu regeln, müssen Sie ermitteln, welcher Anteil des Kapitalbedarfs sich aus ersten Einnahmen decken lässt, welche Beträge Sie selbst zur Verfügung stellen können und inwieweit Sie vielleicht Anspruch auf Förderung haben. Wenn Sie innerhalb dieser Finanzierungsplanung feststellen, dass Ihnen noch Geld fehlt, müssen Sie die Fremdfinanzierung des Kapitals einplanen und hierfür ein passendes Konzept erarbeiten.

 

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Die Liquidität während der ersten Monate

Die Liquidität bezeichnet im Geschäftsleben Ihre Fähigkeit, alle finanziellen Verpflichtungen vollständig und fristgerecht erfüllen zu können. Hierzu benötigen Sie frei verfügbares Geld in ausreichender Höhe. Dieses bezeichnet man auch als liquide Mittel. Je nach Geschäftsmodell kann es durchaus vorkommen, dass Sie rein bilanziell betrachtet hervorragende Geschäfte machen und Ihr Unternehmen dennoch in eine gefährliche Schieflage gerät, weil Ihnen das Geld fehlt, um eine bestimmte Forderung fristgerecht zu begleichen.

Um es ganz deutlich zu sagen: Mangelnde Liquidität zählt zu den häufigsten Ursachen für eine Insolvenz von Unternehmen. Dieses Risiko können Sie nur durch eine gründliche Liquiditätsplanung in den Griff bekommen.

Um diese durchzuführen, müssen Sie über einen längeren Zeitraum die einzelnen Zahlungsströme im Unternehmen untersuchen. Hierbei geht es auf der einen Seite um Ausgaben, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt tätigen müssen, um nicht in Verzug zu geraten. Auf der anderen Seite stehen Einnahmen, aus denen Sie Ausgaben finanzieren können. Schwierigkeiten, die nicht an der Rentabilität ablesbar sind, ergeben sich zum Beispiel dann, wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt selbst eine Rechnung begleichen müssen, selbst aber noch auf den Zahlungsgang eines Kunden warten.

Geht man nach der Bilanz, dann kann es in diesem Moment durchaus so sein, dass Sie sich in der Gewinnzone befinden. Dadurch, dass Sie die fällige Rechnung aber nicht begleichen können, sind Sie faktisch dennoch zahlungsunfähig. Die Liquiditätsplanung verhindert in dieser Hinsicht unangenehme Überraschungen und zeigt Ihnen exakt, welche Liquiditätsreserve Sie benötigen, um nicht in Schwierigkeiten zu geraten. Die Höhe dieser Liquiditätsreserve zählt ebenfalls zum Kapitalbedarf und muss entsprechend berücksichtigt werden.

 

 

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Laufende Kosten im unternehmerischen Alltag

Nachdem Sie nun den Bedarf an Startkapital und die Liquiditätsreserve berechnet haben, wird es Zeit, dass wir uns mit den laufenden Kosten des Unternehmens beschäftigen. Hierbei ist es sehr wichtig, zwei unterschiedliche Arten von Ausgaben zu unterscheiden. Hierbei handelt es sich zum einen um die fixen Kosten und zum anderen um die variablen Kosten.

Die variablen Ausgaben werden wir gleich im Anschluss auch noch in zwei verschiedene Gruppen einteilen. Hierzu aber etwas später. Wenden wir uns zunächst den fixen Ausgaben zu. Hierbei handelt es sich um alle Kosten mit einer unveränderlichen Höhe. Wir sprechen also von Ausgaben, von denen der Unternehmer bereits heute auf den Cent genau sagen kann, wie hoch diese für das gesamte Geschäftsjahr sein werden. Beispiele für solche Fixkosten sind zum Beispiel die Ausgaben für Miete oder Pacht, die Personalkosten für Festangestellte, Beiträge und Gebühren, Kreditraten und andere Arten von Schuldendienst oder Kosten für die Kommunikation, sofern diese auf Basis von Flatrates abgerechnet werden.

Dem gegenüber stehen die variablen Kosten. Von diesen spricht man immer dann, wenn die exakte Höhe der Ausgaben Schwankungen unterliegt. Hierbei können wir zwischen allgemeinen variablen Kosten und auftragsbezogenen variablen Kosten unterscheiden. Wenn Sie sich zum Beispiel von einem Anwalt in Bezug auf bestimmte Rechtsangelegenheiten in Ihrem Web-Shop beraten lassen und der Jurist Ihnen daraufhin seine geleisteten Stunden in Rechnung stellt, dann handelt es sich um eine allgemeine und variable Ausgabe. Sprechen wir stattdessen von den Portokosten für den Versand von Bestellungen Ihres Online-Shops, dann geht es um variable und auftragsbezogene Kosten.

Bei fixen Kosten stehen Sie als Unternehmer in der Situation, dass diese immer anfallen, ganz unabhängig davon, ob Sie selbst Umsätze erzielen oder Aufträge erteilen. Allgemeinen variablen Kosten geht in der Regel entweder ein Auftrag oder doch zumindest ein bestimmtes Verhalten Ihrerseits voraus. Auftragsbezogene variable Kosten sind unmittelbar mit Ihrer eigenen Einnahmesituation verbunden und bilden eine Kostenposition innerhalb Ihrer Auftragskalkulation.

 

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Diese Tipps führen zu einer realistischen Kosteneinschätzung

Die Formel, nach der sich der Erfolg eines Unternehmens berechnet, ist ganz einfach: Einnahmen minus Ausgaben. Vor Ihnen liegt jetzt die wichtige Herausforderung, die Kosten, die mit Ihrem Gründungsvorhaben verbunden sind, so genau wie möglich abzuschätzen und dabei sowohl den Kapitalbedarf als auch die laufenden Kosten zu beziffern. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, hier nicht den Überblick zu verlieren und zu einer realistischen Einschätzung zu gelangen.

 

 

Eröffnen Sie gedanklich das Unternehmen

Wenn Sie sich mit der Frage beschäftigen, welches Kapital erforderlich ist, um Ihr Gründungsvorhaben in die Tat umzusetzen, dann empfiehlt es sich, dass Sie das Unternehmen in Gedanken tatsächlich eröffnen und dabei kleinschrittig alles notieren, was Sie hierzu benötigen. Spielen Sie im Kopf einfach die ersten Stunden, Tage, Wochen und Monate nach der Gründung durch und suchen Sie nach Dingen, die unbedingt erforderlich sind, damit Sie wirklich durchstarten können.

Hierzu gehören Maschinen, Geräte, IT-Produkte, Büromöbel und Einrichtungsgegenstände, Kommunikationsgeräte, die Geschäftsausstattung oder Firmenfahrzeuge ebenso wie Entwicklungskosten für benötigte Software. Erstellen Sie erst eine komplette Liste der erforderlichen Investitionsgüter und beschäftigen Sie sich dann in einem zweiten Schritt mit der Recherche nach den jeweils anfallenden Kosten. Dabei sollten Sie sich nicht mit einer einzelnen Einschätzung zufrieden geben, sondern die ermittelten Kosten immer gegenchecken.

 

 

Entwickeln Sie einen vollständigen Kostenplan

In Bezug auf die laufenden Kosten Ihres Unternehmens sollten Sie am besten mit einem umfangreichen und ausführlichen Kostenplan arbeiten. Unterscheiden Sie der Übersichtlichkeit halber zwischen fixen Kosten und variablen Kosten.

 

Zu den fixen Kosten zählen vor allem:

Miete oder Pacht, Personalkosten, Leasingraten, Wartungsverträge, Versicherungen, Kommunikationskosten und Büromaterial

 

Die variablen Kosten umfassen unter anderem:

Strom, Wasser und Heizung, Wareneinsatz, Fremdleistungen, Frachtkosten und Versand, Provisionen Aushilfen, Reisekosten, Werbung und PR

 

Je nach individueller Ausrichtung Ihres Unternehmens können hier noch weitere Kostenquellen hinzukommen. Die aufgeführten Positionen bilden aber eine gute Grundlage, um sich intensiv mit den unterschiedlichen Arten von Ausgaben zu beschäftigen. Versehen Sie jede einzelne Position mit einem bestimmten Betrag, um so einen Überblick über die Gesamtkosten zu erhalten.

 

 

Konservative Schätzungen sind belastbar

Es gibt verschiedene Kostenquellen, bei denen lässt sich im Vorfeld exakt beziffern, wie hoch die damit verbundenen Ausgaben sein werden. So können Sie zum Beispiel exakt ermitteln, wie hoch die Leasinggebühr für eine bestimmte Computer-Ausstattung ist, mit der Sie arbeiten wollen. Bei anderen Positionen sind Sie dagegen auf Schätzungen angewiesen. Nehmen Sie als Beispiel die Miete für Ihre Firmenräume. Wenn Sie das spätere Objekt bisher noch gar nicht kennen, dann können Sie auch die tatsächlichen Kosten nicht beziffern, die mit der Anmietung verbunden sein werden.

Allerdings kennen Sie Ihren Platzbedarf und haben eine Vorstellung vom Standort und von der Ausstattung der Räume. Durch eine entsprechende Recherche können Sie also herausfinden, mit welchen Miet- und Nebenkosten Sie zu rechnen haben werden. Hierbei sollten Sie allerdings grundsätzlich mit konservativen Zahlen arbeiten, sprich die angenommenen Kosten im oberen Bereich ansetzen. Später von einem höheren Gewinn überrascht zu werden, ist weitaus angenehmer, als einen massiven Verlust zu erleiden.

 

 

Involvieren Sie spätestens jetzt einen Steuerberater

Spätestens jetzt sollten Sie darüber nachdenken, einen Steuerberater zu engagieren. Dieser begleitet Sie nicht nur durch den Gründungsprozess und sorgt dafür, dass Ihnen keine Pannen und Fehler unterlaufen. Er kann Sie auch tatkräftig bei der Einschätzung der späteren Kosten unterstützen. Hierzu befähigen ihn zwei Potenziale. Zum einen ist er mit dem vollständigen Kontenrahmen vertraut, der innerhalb der Buchhaltung verwendet wird, um die Kosten von Unternehmen verbuchen zu können.

Wenn Sie dem Kontenrahmen konsequent folgen, reduziert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine Kostenquelle vergessen, erheblich. Zum anderen kennt er aufgrund seiner Erfahrung mit anderen Klienten die konkreten Ausgaben für die unterschiedlichsten unternehmerischen Aufwendungen. Er kann Ihnen also sehr genau sagen, wie hoch die tatsächlichen Kosten für bestimmte Bereiche ausfallen.

 

 

Lassen Sie sich nicht zu Beschönigungen verleiten

Sie stellen während der Arbeit am Businessplan fest, dass Ihnen nur noch ein paar Tausend Euro fehlen, um in die Gewinnzone zu gelangen? Jetzt ist die Versuchung sehr groß, die eine oder andere Kostenquelle zu reduzieren, auf einen geplanten Mitarbeiter zu verzichten oder von niedrigeren Raumkosten auszugehen, um den anvisierten Kostenrahmen einhalten zu können und ein positives Ergebnis zu erhalten.

Doch Vorsicht! Führen Sie sich immer wieder vor Augen, dass es gute Gründe gab, die dafür sprachen, von den ursprünglich berechneten Kosten auszugehen. Wenn Sie Ihre Ausgaben jetzt zu gering ansetzen, werden Sie später wahrscheinlich von der Wirklichkeit eingeholt. Nutzen Sie daher lieber die Chance, an Ihrem Geschäftsmodell zu arbeiten, um höhere Einnahmen zu ermöglichen. Es ist deutlich besser, wenn Sie später feststellen, dass Ihnen höhere Profits zur Verfügung stehen, als einsehen zu müssen, dass Sie mit Ihrem Unternehmen gescheitert sind.

 

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[Infografik] Die Kapitalplanung entscheidet über Überlebenschancen

Viele Gründer begehen den entscheidenden Fehler, sich zwar gedanklich mit den Gründungskosten auseinanderzusetzen und hierfür auch eine Lösung zu finden, es allerdings zu versäumen, die Finanzierung der Startphase ihrer Unternehmen zu planen. Zu großer Optimismus und mangelnde Erfahrungen führen in diesem Zusammenhang immer wieder dazu, dass davon ausgegangen wird, dass das junge Unternehmen vom ersten Tag an Umsätze erwirtschaften wird, von denen man finanziell überleben kann.    (Quelle: KfW-Gründungsmonitor)

 

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