So lassen Sie sich erfolgreich in das Handelsregister eintragen

Wer sich über ein in Deutschland ansässiges Unternehmen und dessen wirtschaftliche Verhältnisse informieren möchte, der konsultiert hierfür oft im ersten Schritt das Handelsregister. Dieses Verzeichnis wird von den Amts- und Handelsregistern elektronisch geführt. Wir sagen Ihnen, für wen ein Eintrag in das Handelsregister Pflicht ist und wie Sie von einer freiwilligen Eintragung profitieren können.

 

	Themenübersicht zum Handelsregister
1.	Das Handelsregister: Ein wichtiges Verzeichnis mit langer Tradition
2.	Die verpflichtende Eintragung in das Handelsregister
3.	Die freiwillige Eintragung ins Handelsregister
4.	Mit diesen Tipps gelangen Sie zur Eintragung ins Handelsregister
5.	[Infografik] Warum die Eintragung ins Handelsregister?
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Das Handelsregister: Ein wichtiges Verzeichnis mit langer Tradition

Bei dem Handelsregister handelt es sich um ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, in das Informationen über die offiziell angemeldeten Kaufleute innerhalb eines bestimmten Bezirks eines zuständigen Registergerichts eingetragen werden. Wir haben es also nicht mit einem einzigen Register, sondern vielmehr mit zahlreichen Verzeichnissen zu tun, die in der Regel bei den einzelnen Amtsgerichten geführt werden. Da es sich um ein öffentliches Verzeichnis handelt, hat jedermann das Recht dazu, Auskunft aus dem Handelsregister zu erhalten. Hierbei geht es um Informationen über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse von Kaufleuten und von Unternehmen.

Die Geschichte der Handelsregister reicht bis in das Jahr 1820 zurück. Damals wurde das Verzeichnis von der Korporation der Berliner Kaufmannschaft geführt. Seit dem Jahr 1861 wurden Handelsregister von den jeweils zuständigen Amts- oder Handelsgerichten geführt. Seit 2007 schreibt eine entsprechende EU-Richtlinie vor, dass das Handelsregister vollständig elektronisch geführt werden muss.

 

Nur Ihr Notar kann Veränderungen für Sie vornehmen

Dabei erfolgt sowohl die Eintragung als auch die Auskunft über elektronische Informationssysteme. Innerhalb des Handelsregisters unterscheidet man zwischen zwei unterschiedlichen Abteilungen. In Abteilung A werden Einzelunternehmen, Personengesellschaften und wirtschaftliche Vereine, sofern sie rechtsfähig sind, geführt. Abteilung B enthält dagegen die Eintragungen von Kapitalgesellschaften. Die beiden Abteilungen werden dabei mit HRA und HRB abgekürzt.

Insgesamt gibt es im Handelsregister drei grundlegende Arten der Eintragung: Der eigentliche Neueintrag, die Veränderung und die Löschung. Die Eintragung selbst erfolgt grundsätzlich durch einen Notar. Wenn Ihr künftiges Unternehmen eintragungspflichtig ist, Sie werden im nächsten Kapitel erfahren, ob dies der Fall ist oder nicht, dann müssen Sie sich also an einen Notar wenden, der diese Aufgabe für Sie übernimmt.

Zu den Informationen und Angaben, die in das Handelsregister eingetragen werden müssen, zählen unter anderem der Firmenname, der Sitz und die weiteren Niederlassungen des Unternehmens mit ihren jeweiligen Anschriften, der Unternehmenszweck, die vertretungsberechtigten Personen, die gewählte Rechtsform und die Höhe des Grund- oder Stammkapitals. Die konkreten Kosten der Eintragung unterscheiden sich in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße und der jeweiligen Rechtsform. Sie können davon ausgehen, dass sich die Gebühren in der Regel auf zwischen 200,00 und 700,00 Euro belaufen.

 

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Die verpflichtende Eintragung in das Handelsregister

Das Handelsregister erfüllt die wichtige Aufgabe, die Öffentlichkeit über die eingetragenen Unternehmen und deren rechtliche und wirtschaftliche Verhältnisse zu informieren. Auf diese Weise können sich andere Unternehmen zum Beispiel vor dem Abschluss von Verträgen oder der Aufnahme geschäftlicher Beziehungen ein genaueres Bild machen.

Über das Online-Portal www.handelsregister.de können auf einfache Weise Abfragen durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu einfach auf die Links „Normale Suche“ oder „Erweiterte Suche“ und folgen Sie den jeweiligen Anweisungen, um nähere Informationen über Kaufleute oder über Unternehmen zu erhalten, die im Handelsregister eingetragen sind.

Grundsätzlich müssen Sie als angehender Selbstständiger herausfinden, ob eine Eintragung in das Handelsregister für Sie verpflichtend ist. Einfacher gestaltet sich die Beschäftigung mit dieser Fragestellung, wenn wir zunächst feststellen, wer sich nicht in das Handelsregister eintragen lassen muss. Dies ist zum einen bei Freiberuflern der Fall. Hier entfällt die Verpflichtung zur Eintragung selbst dann, wenn sich mehrere Freiberufler zu einer GbR zusammenschließen.

 

Diese Rechstformen müssen sich in Handelsregister eintragen lassen

Ebenfalls ausgenommen von der Verpflichtung zur Eintragung in das Handelsregister sind Kleingewerbetreibende. Hierbei handelt es sich um Unternehmer, die zwar ein Gewerbe ausüben, dabei aber nicht den Regelungen für Kaufleute unterliegen. Die Frage, ob ein Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt, hängt vor allem von seinem Umsatz ab. Übersteigt dieser im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro nicht, und wird er im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen, dann steht ein Wahlrecht zur Verfügung, ob man als Selbstständiger Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen möchte oder nicht.

Im Umkehrschluss bedeutet dies also, dass vor allem die folgenden Arten von Unternehmen dazu verpflichtet sind, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen: Kaufleute als Einzelunternehmer, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkte UG), Offene Handelsgesellschaften (OHG), Kommanditgesellschaften (KG) und Aktiengesellschaften (AG). Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass Unternehmer, die sich trotz einer entsprechenden Verpflichtung nicht in das Handelsregister eintragen lassen, mit einem Zwangsgeld in Höhe von bis zu 5.000 Euro belegt werden können.

 

 

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Die freiwillige Eintragung ins Handelsregister

Wir haben nun sehr detailliert aufgezeigt, welche Arten von Kaufleuten und Unternehmen ohnehin gesetzlich dazu verpflichtet sind, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dabei konnten wir feststellen, dass ein Kleingewerbetreibender keiner entsprechenden Verpflichtung unterliegt. Er hat allerdings die Möglichkeit, diese Eintragung auf freiwilliger Basis zu vollziehen.

Um zu entscheiden, ob es sich hierbei um eine gute und sinnvolle Idee handelt, müssen wir uns mit einigen rechtlichen Aspekten beschäftigen, die mit einer freiwilligen Eintragung in das Handelsregister verbunden sind. Hieraus ergeben sich spezifische Vorteile und Nachteile, die man sehr genau gegeneinander abwägen muss, um eine optimale Entscheidung zu treffen.

Beginnen wir an dieser Stelle kurz mit den eindeutigen Vorteilen. Eine Eintragung in das Handelsregister führt auch für Kleingewerbetreibende dazu, dass sie berechtigt sind, unter einem frei festzulegenden Firmennamen zu firmieren. Dieses Recht steht Ihnen nicht zu, wenn Sie als Kleingewerbetreibender keine Eintragung vornehmen. In dieser Situation müssen Sie unter Ihrem eigenen Namen auftreten, wenn Sie Geschäfte tätigen.

 

So profitieren Sie von einer freiwilligen Eintragung

Wer also Wert auf einen offiziellen Firmennamen legt, der sich vom persönlich geführten Namen unterscheidet, der entdeckt in der freiwilligen Eintragung in das Handelsregister eine interessante Möglichkeit, um genau diese Berechtigung zu erhalten. Hinzu kommt, dass Sie nach erfolgter Eintragung innerhalb Ihres Impressums eine HRA-Nummer anzeigen werden. Dies wirkt professionell und seriös und zeigt potenziellen Geschäftsleuten, dass Sie sich mit allen Rechten und Pflichten als Kaufmann haben eintragen lassen.

Bezogen auf die Rechte und Pflichten müssen Sie sich über einen wesentlichen Aspekt klar werden. Ab dem Zeitpunkt Ihrer Eintragung gilt für Sie als Rechtsrahmen nicht mehr das verbraucherfreundliche BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), sondern stattdessen das professionelle HGB (Handelsgesetzbuch). Bei letzterem handelt es sich um das Recht, das zwischen Kaufleuten gilt.

Ihnen wird damit mehr Verantwortung für Ihr eigenes Handeln zugewiesen und Sie genießen weniger Schutz als es bei einem Kleingewerbetreibenden der Fall wäre. Der Sinn hinter dieser Praxis besteht darin, dass der Geschäftsverkehr zwischen Kaufleuten möglichst einfach gehalten und beschleunigt werden soll. Einer der wesentlichen Unterschiede besteht zum Beispiel darin, dass zwischen Kaufleuten Verträge durch sogenannte kaufmännische Bestätigungsschreiben oder sogar durch Schweigen auf ein Vertragsangebot hin zustande kommen können.

 

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Mit diesen Tipps gelangen Sie zur Eintragung ins Handelsregister

Eine Eintragung in das Handelsregister ist für viele Unternehmen Pflicht und erweist sich für andere als interessant und vorteilhaft. Insgesamt gestaltet sich der Eintrag nicht als sonderlich kompliziert. Die folgenden Tipps und Hinweise unterstützen Sie dabei, die wenigen Hindernisse auf dem Weg zur Eintragung zu umgehen und begleiten Sie durch den Anmeldeprozess und seine Vorbereitung. So wird die Angelegenheit für Sie nicht zur Komplikation.

 

 

Bei Nichteintragung drohen hohe Strafen

Beachten Sie bitte, dass die Nichteintragung in das Handelsregister mit hohen Strafen belegt werden kann, wenn Sie eigentlich verpflichtet gewesen wären, sich eintragen zu lassen. Wenn es sich bei Ihnen also weder um einen Angehörigen der freien Berufe noch um einen Kleinunternehmer handelt, dann müssen Sie davon ausgehen, dass eine Eintragung in das Handelsregister für Sie unabdingbar ist.

Ein Zuwiderhandeln wird mit Zwangsgeldern von bis zu 5.000 Euro belegt. Und selbst die Zahlung des Zwangsgeldes befreit Sie natürlich nicht von der Verpflichtung, sich anschließend in das Handelsregister eintragen zu lassen. Nehmen Sie diese Verpflichtung von daher unbedingt ernst und kümmern Sie sich rechtzeitig darum, dass Ihr Unternehmen durch einen Notar ordnungsgemäß in das Handelsregister eingetragen wird.

 

 

Der Notar steht Ihnen vor allem auch als Berater zur Verfügung

Die Eintragung Ihres Unternehmens in das Handelsregister können Sie nicht selbst durchführen. Ähnlich wie in Bezug auf Eintragungen in das Grundbuch ist hier gesetzlich vorgegeben, dass die Beantragung der Eintragung grundsätzlich über einen Notar erfolgen muss. Hierbei sollten Sie sich immer darüber bewusst sein, dass der Notar unter anderem die Aufgabe erfüllt, Ihnen deutlich und verständlich zu machen, was es mit der Eintragung in das Handelsregister auf sich hat und welche Konsequenzen damit für Sie verbunden sind.

Nutzen Sie diese Informations- und Aufklärungspflicht der Notare und lassen Sie sich im Rahmen der Vorbereitung zur Eintragung in das Handelsregister umfassend beraten. Notare sind unabhängig, unparteiisch und unterliegen der Verschwiegenheitspflicht.

 

 

Halten Sie alle Informationen und Unterlagen bereit

Bereiten Sie sich auf die Eintragung in das Handelsregister insofern vor und sorgen Sie vor allem dafür, dass alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stehen, wenn Sie den Notar aufsuchen, um die Eintragung vorzubereiten. Im Einzelnen müssen Sie den Firmennamen und die Rechtsform festlegen, den Unternehmenssitz mitteilen und Auskunft über das Stammkapital, das Grundkapital oder das Kommanditkapital geben.

Darüber hinaus ist es erforderlich, dass Sie den konkreten Gegenstand des Unternehmens genau definieren. Verfassen Sie also einen kurzen Text, der darlegt, womit Sie sich als Selbstständiger überhaupt beschäftigen. Außerdem müssen Sie offenlegen, wer die Geschäftsführung im Unternehmen innehat, ob weitere Personen Prokura erhalten und um welche konkrete Art der Vertretungsberechtigung es sich handelt. Der Notar kann die Eintragung nur dann beantragen, wenn alle Informationen vorliegen.

 

 

Vorsicht vor falschen Kostenbescheiden

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, das Bundesministerium der Justiz und der Verbraucherschutz warnen immer wieder vor Unternehmen, die mit einer geschickten Masche versuchen, an das Geld von frisch gebackenen Unternehmern zu gelangen. Kurz nach deren Eintragung ins Handelsregister übersenden diese den Gründern nämlich Angebote zur Aufnahme des Eintrags in eine Datenbank und legen ihren entsprechenden Schreiben eine Kostenrechnung und ein bereits ausgefülltes Überweisungsformular bei.

Die jungen und noch unerfahrenen Unternehmen gehen in dieser Situation häufig davon aus, es handle sich um eine Rechnung für die Aufnahme in das staatliche Register und zahlen den oft recht hohen Betrag. Hüten Sie sich davor, solche Rechnungen zu bezahlen. Die ausstellenden Unternehmen haben nichts mit Ihrer Eintragung in das Handelsregister zu tun und beziehen Ihre Anschrift lediglich aus den öffentlichen Mitteilungen, die im elektronischen Registerportal der Länder automatisch veröffentlicht werden.

 

 

Arbeiten Sie selbst mit dem Handelsregister

Da Sie das Handelsregister durch eine eigene Eintragung nun aus nächster Nähe kennengelernt haben, sollten Sie in Betracht ziehen, das Verzeichnis auch im Rahmen Ihrer eigenen geschäftlichen Tätigkeit aktiv zu nutzen. Über die Web-Adresse www.handelsregister.de haben Sie unmittelbaren Zugriff auf den Datenbestand des elektronischen Registerportals der Länder und können hier kostenlos und unverbindlich nach Kaufleuten oder Unternehmen recherchieren, die Sie interessieren.

Auf diese Weise lassen sich zum Beispiel gezielt Informationen einholen, bevor Sie sich dazu entscheiden, mit einem bestimmten potenziellen Geschäftspartner zusammen zu arbeiten. Sie haben so die Möglichkeit, die Informationen und Daten, die Ihnen von einem Unternehmen genannt werden, zu überprüfen und werden unter Umständen davor geschützt, an einen unseriösen Partner zu geraten.

 

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[Infografik] Warum die Eintragung ins Handelsregister?

Eine Eintragung in das Handelsregister ist für viele Unternehmen Pflicht und erweist sich für andere als interessant und vorteilhaft.

Insgesamt gestaltet sich der Eintrag nicht als sonderlich kompliziert, aber falsches Verhalten in Bezug auf das Handelsregister kann schnell sehr teuer werden.    (Quelle: BMWi)

 

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