So installieren Sie wirksame Frühwarnsysteme im Unternehmen

Das Ziel eines jeden Unternehmers besteht darin, seine wirtschaftliche Existenz gegen Risiken und unerwünschte Ereignisse zu schützen. Doch häufig bemerkt man drohende Gefahren viel zu spät. Deshalb sollte man Systeme installieren und nutzen, die frühzeitig bereits dann Alarm schlagen, wenn es in Bezug auf den Geschäftsverlauf zu ersten Störungen und Ausfällen kommt.

 

	Themenübersicht: Frühwarnsysteme im Unternehmen
1.	Je früher Sie Probleme bemerken, desto besser können Sie reagieren
2.	Ein Geflecht von Kennzahlen bildet das beste Frühwarnsystem
3.	Setzen Sie auf ein konsequentes und diszipliniertes Berichtswesen
4.	Mit diesen Tipps errichten Sie ein wirksames Frühwarnsystem
5.	[Infografik] Ohne Messung keine Optimierung
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Je früher Sie Probleme bemerken, desto besser können Sie reagieren

Als Unternehmer gehört es mit Sicherheit zu Ihren schlimmsten Vorstellungen, dass sich Dinge ereignen könnten, die Ihre berufliche Existenz ernsthaft gefährden und die dazu führen, dass Sie Ihren mühevoll aufgebauten Betrieb verlieren. Besonders tückisch stellt sich eine solche Situation dann dar, wenn Sie die drohende Gefahr nicht früh genug bemerken.

Sie werden von einer solchen Katastrophe plötzlich kalt erwischt und statt angemessen zu reagieren, geraten Sie wahrscheinlich in Panik und verschlechtern Ihre Lage zusätzlich. Deutlich besser wäre es natürlich, wenn Sie früh genug realisieren würden, dass sich etwas Kritisches ereignet. In diesem Fall hätten Sie nämlich deutlich mehr Zeit, um an einer entsprechenden Lösung zu arbeiten.

Ein einfacher Vergleich zeigt auf Anhieb, wie wichtig die Früherkennung auch in anderen Bereichen ist. Denken Sie an einen Arzt, der im Rahmen von Vorsorgeuntersuchungen die Chance hat, zu einem frühen Zeitpunkt festzustellen, dass bei seinem Patienten gerade eine sehr schwere Krankheit entsteht. Jetzt steht ihm noch genügend Zeit zur Verfügung, um angemessen zu reagieren und eine wirksame Therapie in die Wege zu leiten.

Kommt derselbe Patient allerdings erst viel später zu ihm und leidet zu diesem Zeitpunkt bereits unter schwerwiegenden Symptomen, dann sehen die Behandlungschancen oft schon viel schlechter aus. Jetzt muss dringend reagiert werden und anstelle einer sanften Therapie bleibt oft nur eine Operation oder eine ähnlich drastische Behandlung. Ob diese am Ende erfolgreich sein wird, ist in vielen Fällen ungewiss.

Im Unternehmen stellt sich die Situation ganz ähnlich dar. Auch hier bestehen die besten Behandlungsmöglichkeiten für aufkommende Schwierigkeiten zu einem möglichst frühen Zeitpunkt. Entwickeln sich schädliche Effekte stattdessen unbemerkt, dann kann es sein, dass jede Hilfe zu spät kommt. Realisiert der Unternehmer stattdessen zu einem frühen Zeitpunkt, dass es Probleme im Unternehmen gibt, dann besteht meist noch die Gelegenheit, etwas gegen die drohende Krise zu unternehmen. Eine ansonsten fast zwangsläufige Panik wird verhindert und in den meisten Fällen sind sogar noch unterschiedliche Lösungsstrategien möglich.

 

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Ein Geflecht von Kennzahlen bildet das beste Frühwarnsystem

Um uns allmählich an die Frage anzunähern, welche Systeme und Strategien erforderlich sind, wenn es darum geht, ein funktionierendes und wirksames Frühwarnsystem im Unternehmen zu errichten, stellen wir uns zunächst einmal vor, Sie würden ein sehr kleines Ladengeschäft führen, in dem Sie ganz allein arbeiten. Warum wählen wir dieses Beispiel? Weil sämtliche Fäden ohnehin bei Ihnen zusammenlaufen und Sie jede Veränderung, die den Geschäftsbetrieb betrifft, sofort hautnah mitbekommen.

Sie spüren unmittelbar, wenn zum Beispiel weniger Kunden Ihren Laden betreten, Sie merken sofort, wenn bei gleichbleibender Kundenzahl dennoch weniger Geld ausgegeben wird und Sie bekommen die Äußerung von Beschwerden oder Wünschen direkt mit. Es bleibt Ihnen nicht verborgen, wenn Ihre Lieferanten plötzlich die Preise erhöhen, wenn sich die Qualität von Waren verändert oder wenn direkt gegenüber ein Konkurrent seinen Laden eröffnet. Sie merken längst, worauf wir hinaus wollen. Als verantwortlicher Ladenbesitzer entgeht Ihnen kein Detail, das Ihr eigenes Unternehmen betrifft. Doch wie sieht es im Gegensatz dazu in Ihrem Unternehmen aus?

Hier beschäftigen Sie stattdessen Mitarbeiter, die verschiedene Aufgabenbereiche ausfüllen. Sie selbst erfahren nur noch die Dinge, die Sie zufällig mitbekommen oder die Ihnen ein Mitarbeiter erzählt. Es hängt somit von einer ganzen Reihe von Zufällen ab, ob Sie überhaupt noch ein komplettes Bild von dem erhalten, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht. Und mit diesem Zufall muss Schluss sein. Er macht die Führung Ihres Unternehmens nämlich zu einem gefährlichen Blindflug.

Sie müssen einen Weg finden, alle wichtigen Dinge im Unternehmen automatisch zu erfahren, ohne dass Sie sich an all den betreffenden Geschäftsabläufen selbst aktiv zu beteiligen brauchen. Ihr wichtigstes Stichwort in diesem Zusammenhang sollte ab jetzt „Kennzahlen“ lauten. Kennzahlen bieten Ihnen genau die Einblicke, die Sie benötigen, um alles über Ihr Unternehmen zu wissen. Mit den passenden Kennzahlen bleibt es Ihnen nämlich nicht mehr verborgen, wenn mehr oder weniger Kunden bei Ihnen einkaufen, wenn sich der Warenkorbwert verändert, wenn die Zufriedenheit sinkt oder steigt, wenn sich Einkaufspreise oder Produktqualität ändern oder wenn ein Konkurrent einen Teil Ihres Geschäftes zu übernehmen droht.

 

 

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Setzen Sie auf ein konsequentes und diszipliniertes Berichtswesen

Kennzahlen, das haben wir jetzt gesehen, bieten Ihnen einen unschätzbaren Vorteil. Sie bleiben stets und vor allem automatisch über alles im Unternehmen informiert, ohne dass Sie an allen Arbeitsschritten persönlich teilnehmen müssen. Eine einfache Zahl sagt Ihnen Tag für Tag, wie sich ein bestimmter Faktor verändert hat. Hierzu braucht kein Mitarbeiter Ihnen einen langen Vortrag zu halten oder ausführlich mit Ihnen zu sprechen. Wenn die Zahl gut ausgewählt wurde, dann sagt Sie Ihnen im Zweifelsfall mehr als die berühmten 1000 Worte.

Damit Sie Kennzahlen aber auch wirklich effizient nutzen können, benötigen Sie zunächst ein System, in dem klar definiert wird, welche Informationen über Ihr Unternehmen Sie benötigen und welche Zahlen diese Informationen am besten darstellen können. Betrachten wir beispielhaft den Online-Händler, der wissen möchte, wie sich sein Geschäft in Bezug auf das Volumen darstellt.

Hierzu benötigt er im Prinzip nur eine einzige Zahl: Er müsste sich Tag für Tag berichten lassen, wie hoch der Shop-Umsatz am Vortag gewesen ist. Aus dieser Zahl lässt sich bereits eine interessante Statistik mit einem aussagekräftigen Trendverlauf ableiten. Man kann nämlich erkennen, wie sich Umsätze über einen längeren Beobachtungszeitraum entwickeln und darüber hinaus auch feststellen, ob es besonders umsatzstarke Wochentage oder Monate gibt. Wir haben unsere erste Kennzahl generiert, die wir meist unmittelbar aus der Shop-Software beziehen können und die uns einen Anhaltspunkt in Bezug auf den Geschäftsverlauf gibt.

 

Dieser Prozess ist beliebig erweiterbar

Eine Verfeinerung der Datenbasis gestaltet das Ganze noch viel interessanter. Wenn man nämlich zum Beispiel zusätzlich die Anzahl an Besuchern und die Anzahl an Käufern für den jeweiligen Tag erfasst, dann kann man unmittelbar die Conversionrate und den durchschnittlichen Warenkorbwert berechnen. Sie sehen, dass bereits drei Kennzahlen genutzt werden können, um zahleiche Informationen zu erheben.

Dies lässt sich nun beliebig erweitern, indem man zum Beispiel Einkaufskosten, den internen Abwicklungsaufwand, den Einsatz von Verpackungsmaterial oder andere Faktoren hinzufügt. Auf diese Weise realisiert man im Laufe der Zeit ein komplexes Berichtswesen, das jederzeit Auskunft über den aktuellen Zustand des Unternehmens gibt und früh genug anzeigt, wenn sich Dinge verändern.

 

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Mit diesen Tipps errichten Sie ein wirksames Frühwarnsystem

Wenn Sie als Unternehmer früh genug merken, dass es im geschäftlichen Betrieb zu Störungen kommt, dann haben Sie die Gelegenheit, frühzeitig zu reagieren und schlimmere Krisen oder gar das Scheitern des Unternehmens rechtzeitig abzuwenden. Hierzu ist es allerdings erforderlich, dass Sie persönlich immer über alle wichtigen Entwicklungen und Veränderungen informiert werden.

Bei größeren Betrieben wird diese Aufgabe schnell zum Problem, da es einfach zu viele Arbeitsbereiche gibt, die man im Blick behalten muss. Die folgenden Tipps unterstützen Sie bei der Einführung von wirksamen Frühwarnsystemen, die sich ohne sonderlich großen Zeitaufwand nutzen lassen, um das Unternehmen umfassend zu überwachen.

 

 

Machen Sie sich die Vorteile einer Früherkennung bewusst

Führen Sie sich ganz klar vor Augen, dass die frühzeitige Erkennung einer sich anbahnenden Krise im Unternehmen in Bezug auf deren Lösung einen erheblichen Unterschied darstellen kann. Je eher Sie feststellen, dass es zu einer negativen Entwicklung kommt, desto mehr Zeit und Gelegenheit bleiben Ihnen, um eine passenden Gegenstrategie zu entwickeln. Es hat bereits viele Situationen gegeben, in denen ein Unternehmen nur deshalb gerettet werden konnte, weil ein installiertes Frühwarnsystem rechtzeitig Alarm geschlagen hat.

Und umgekehrt gibt es unzählige Fälle, in denen Betriebe vor allem dadurch gescheitert sind, dass die Verantwortlichen erst deutlich zu spät bemerkt haben, dass etwas nicht stimmte. Im Zweifelsfall entscheidet ein Frühwarnsystem also darüber, ob Sie wirtschaftlich überleben oder ob Sie mit Ihrem Betrieb Schiffbruch erleiden und dauerhaft mit den damit verbundenen Konsequenzen leben müssen.

 

 

Denken Sie darüber nach, welche Kennzahlen besonders wichtig sind

Jedes Unternehmen basiert auf einem individuellen Geschäftskonzept. Aus diesem Grund ist es auch nicht möglich, standardisierte Empfehlungen in Bezug auf die Bedeutung bestimmter Geschäftszahlen zu geben. Hierzu sind die Betriebe viel zu unterschiedlich. Es gehört damit also zu Ihren wirklich wichtigen Aufgaben als Unternehmer, sich mit der Frage zu beschäftigen, welche konkreten Kennzahlen in Ihrem Unternehmen genutzt werden können, um relevante Informationen über den betrieblichen Zustand und mögliche Bedrohungen durch sich anbahnende Krisen zu gewinnen.

Erarbeiten Sie also eine umfassende Struktur, die sämtliche wichtigen Kennzahlen beinhaltet und legen Sie ganz klar fest, welche Veränderungen der Werte mit welchen Entwicklungen verbunden sind. Eine solche Matrix bildet die Grundlage für jedes Frühwarnsystem in Ihrem Unternehmen und sorgt für ein sicheres und verlässliches Fundament.

 

 

Richten Sie ein striktes Berichtssystem ein

Kennzahlen erfüllen ihren Zweck und ihre Bestimmung natürlich nur dann, wenn Sie Ihnen auch zugänglich sind. Und als Chef Ihres Unternehmens haben Sie sicher wichtigere Aufgaben, als in Eigenregie die wichtigsten Zahlenwerte zu ermitteln und zu dokumentieren. Daher sollten Sie ein striktes System einrichten, in dem exakt festgelegt wird, wer konkret dafür zuständig ist, Sie mit bestimmten Kennzahlen, Werten und ähnlichen Informationen zu versorgen.

Definieren Sie nicht nur die Zuständigkeiten, sondern auch die Zeiten, zu denen Ihnen die entsprechenden Daten vorgelegt werden müssen. Und denken Sie daran, bei Krankheit oder Urlaub für entsprechende Vertretungsregeln zu sorgen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihnen keine wichtigen Berichte entgehen und dass Sie jederzeit ganz automatisch über den aktuellen Stand der Dinge informiert werden.

 

 

Entwickeln Sie Ersthilfe-Strategien für verschiedene Szenarien

Die Verfolgung von Kennzahlen allein reicht als Vorsichts- und Schutzmaßnahme natürlich noch nicht aus. Es ist dringend erforderlich, dass Sie ganz konkrete Szenarien definieren, also Fälle, die in Bezug auf den Geschäftsverlauf im Unternehmen mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten könnten. Beispiele wären unter anderem ein Rückgang der Umsätze um einen gewissen Prozentsatz, eine drastische Erhöhung der Retourenquote oder ein deutlicher Einbruch der Conversionrate.

Legen Sie fest, an welchen Veränderungen der Kennzahlen Sie einen entsprechenden Vorfall diagnostizieren könnten und entwickeln Sie in diesem Zusammenhang auch direkt konkrete Strategien, mit denen Sie Ihrem in Not geratenen Unternehmen erste Hilfe leisten können. Eine solche Vorbereitung sorgt dafür, dass Sie selbst in schwierigen Situationen immer gewappnet sind und stellt sicher, dass Sie im passenden Moment das Richtige tun, um Ihrem Unternehmen aus einer drohenden Krise zu helfen.

 

 

Nutzen Sie Kennzahlen auch, um Ziele zu definieren

Wenn Sie ohnehin damit beginnen, Kennzahlen zu definieren und ein konsequentes Berichtssystem zu nutzen, dann können Sie die gewonnenen Daten auch direkt anderweitig verwenden. Nutzen Sie Kennzahlen, um im Unternehmen konkrete Ziele zu definieren und zu messen, wie gut es Ihnen bereits gelungen ist, diese Ziele zu erreichen. Kennzahlen bilden eine ideale Möglichkeit, um auch gegenüber Ihren Mitarbeitern ganz klar und nachvollziehbar zu beschreiben, was Sie innerhalb der nächsten Zeit von ihnen erwarten.

Und gleichzeitig sind Kennzahlen ein sehr faires und unbestechliches Instrument, um den tatsächlichen Erfolg der Bemühungen Ihrer Teammitglieder zu messen. Gewöhnen Sie sich daher frühzeitig daran, Ihre Ziele und Wünsche immer in Form von konkreten Zahlenwerten zu definieren. Sagen Sie also zum Beispiel, dass sich der durchschnittliche Warenkorbwert innerhalb von zwei Monaten um 2,5 Prozent steigern muss, anstatt sich nur zu wünschen, dass jeder Kunde ein wenig mehr Umsatz generiert.

 

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[Infografik] Ohne Messung keine Optimierung

Wer im eigenen Online-Shop etwas optimieren möchte, der muss Messungen vornehmen. Mindestens ist es erforderlich den Ist-Zustand feststellen zu können und die Veränderungen zu ermitteln, die mit bestimmten Maßnahmen erreicht werden können. Wer nicht erforscht, wie viele Besucher in einem bestimmten Zeitraum die Shop-Seiten betreten und wie viele davon sich letztlich für einen Einkauf entschieden haben, der kann also weder einschätzen, wie dringend eine Optimierung erforderlich ist, noch verfolgen, wie sich die Kennzahlen im Laufe der Zeit durch seine Optimierung verändert.

 

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