Die Einrichtung und Ausstattung von Geschäftsräumen als Erfolgsfaktor für frisch gegründete Unternehmen

Heilbad Heiligenstadt, den 07.12.2016 – Als Gründer oder frisch gebackener Unternehmer hat man alle Hände voll zu tun. Eigentlich gibt es immer etwas, was gerade dringend erledigt werden muss und so richtig zur Ruhe kommt man daher nie. Kein Wunder also, dass man in dieser Lage geradezu dazu gezwungen ist, strenge Prioritäten zu setzen und die eigene Aufmerksamkeit nicht an Nebensächlichkeiten zu verschwenden. Und so ist es zu erklären, dass sich Gründer zwar ausgiebig mit ihren Geschäftsideen, Businessplänen, Finanzierungskonzepten oder mit strategischen Konzepten beschäftigen, hierbei aber gleichzeitig so manchen Bereich außer Acht lassen, der zwar auf den ersten Blick unwesentlich wirkt, in der Realität allerdings einen entscheidenden Einfluss auf die Frage hat, ob sich das junge Unternehmen vorteilhaft entwickelt oder ob es bereits nach kurzer Zeit am Markt scheitern wird.

Zu den Faktoren, die Gefahr laufen, von Gründern unterschätzt zu werden, zählt ohne Zweifel die Auseinandersetzung mit dem Thema Geschäftsräume. Man hält es für viel zu selbstverständlich, dass jedes Unternehmen nun einmal auch einen eigenen Standort benötigt, als dass man sich mit den wichtigen Fragen rund um den Firmensitz intensiv beschäftigen würde. Viele Unternehmer scheinen die Auffassung zu vertreten, dass sich die Frage nach den Firmenräumen im Laufe der Zeit schon mehr oder weniger von selbst lösen würde. Sie übersehen allerdings zwei schwerwiegende Aspekte: Zum einen stellt die Anmietung, Einrichtung und die Ausstattung von Geschäftsräumen nämlich einen erheblichen Kostenfaktor dar und zum anderen haben Entscheidungen in diesem Bereich einen sehr starken Einfluss auf die Qualität der späteren Arbeitsabläufe, die Motivation der verschiedenen Mitarbeiter und auf das gesamte Betriebsklima.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob die Geschäftsräume eines jungen Unternehmens nicht so wichtig sind, dass sich der oder die Gründer in jedem Fall rechtzeitig und intensiv damit beschäftigen sollten. Das Online-Magazin INTERNETHANDEL beantwortet diese Frage mit einem deutlichen Ja und widmet dem Thema in der Konsequenz die Titelstory seiner aktuellen Ausgabe. Unter der Leitlinie: „Eine Investition in die Zukunft – In wenigen Schritten zum perfekt ausgestatteten Unternehmen“ liefern die Redakteure der Zeitschrift gut recherchierte und lesenswert aufbereitete Fachinformationen, die jeden Gründer in die Lage versetzen, sich qualifiziert und erfolgreich mit der Auswahl, Einrichtung und der Ausstattung seiner Firmenräume zu befassen.
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Das Heimbüro als erste Lösung während der Startphase

Der Einzug in eigene Geschäftsräume ist eine kostspielige Angelegenheit. Hierbei schlagen nicht nur die einmaligen Kosten für die Einrichtung und Ausstattung stark zu Buche. Auch die laufenden Ausgaben in Form von Miete, Nebenkosten, Verbrauchskosten oder Versicherungen stellen jedes junge Unternehmen vor eine finanzielle Herausforderung, die schnell zur Belastung werden kann. Vor diesem Hintergrund ist es durchaus nachvollziehbar, dass viele Gründer sich zunächst damit arrangieren, vom Heimbüro aus tätig zu werden. Ob es sich dabei um ein abgeschlossenes Arbeitszimmer im heimischen Domizil oder lediglich um eine kleine Arbeitsecke handelt, spielt solange keine Rolle, wie ein konzentriertes und ruhiges Arbeiten möglich ist. Und dies ist für die frisch gebackenen Unternehmer keine neue Situation, da sie in der Regel bereits die Planungs-, Vorbereitungs- und Gründungsphase einem improvisierten Büro zugebracht haben. In jedem Fall bietet das Heimbüro die Möglichkeit, in der Anfangszeit des Unternehmens erhebliche Kosten einzusparen.

Allerdings darf man bei allem Kostenbewusstsein nicht den richtigen Zeitpunkt verpassen, vom Heimbüro aus in richtige Geschäftsräume umzuziehen. Dies wird spätestens dann erforderlich, wenn es notwendig ist, mehrere Mitarbeiter zu beschäftigen oder wenn man im Unternehmen regelmäßig externe Besucher empfangen muss. Ebenso ist es möglich, dass sich für den Unternehmer Probleme aus der mangelnden Trennung zwischen Berufs- und Privatleben ergeben, die den Umzug in andere Räume erfordern.

Solche Probleme können sich auf der Basis von zwei unterschiedlichen Schwierigkeiten ergeben. Zum einen kann es passieren, dass die Nähe zum eigenen Wohnbereich für zu viel Ablenkung sorgt und ein konzentriertes Arbeiten erschwert. Da der gemütliche Platz auf dem Sofa, die Küche, der Hobbyraum oder auch Garten, Balkon oder Terrasse immer nur wenige Schritte entfernt sind, muss viel Disziplin aufgebracht werden, um die vorgesehene Arbeitszeit auch tatsächlich am Schreibtisch zu verbringen. Ebenso kann es passieren, dass es durch die Nähe des Arbeitsplatzes nicht mehr gelingt, Feierabend zu machen und wirklich abzuschalten. Wenn der Unternehmer selbst an Abenden oder am Wochenende immer wieder an den Schreibtisch zurückkehrt, um noch etwas zu erledigen, dann ergeben sich hieraus schnell Probleme für die Work-Life-Balance. In beiden Fällen können strenge Regeln und eiserne Disziplin für Abhilfe sorgen. Bleiben die Probleme dennoch bestehen, dann führt allerdings kein Weg daran vorbei, auf absehbare Zeit in echte Geschäftsräume umzuziehen.
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Geschäftsräume für E-Commerce-Unternehmen: Büro und Logistik im Einklang

Problematisch wirkt sich bei Unternehmen im Bereich Online-Handel zusätzlich aus, dass diese nicht nur ein Büro, sondern auch Lager- und Logistikräume benötigen. Schließlich müssen Produkte gelagert und für den Versand vorbereitet werden. Dies bedingt nicht nur die reinen Flächen, sondern auch Arbeitsplätze und Sozialräume für die Mitarbeiter in der Logistik. Hinzu kommt, dass auch das Lager auf angemessene Weise eingerichtet und mit den erforderlichen Arbeitsmitteln ausgestattet werden muss. Dies führt in der Folge zu noch höheren Kosten und damit zu einer starken Belastung für junge E-Commerce-Unternehmen.

Prinzipiell gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um diese Problematik zu entschärfen. Zum einen kann die Entscheidung getroffen werden, den Logistik-Bereich per Outsourcing zu organisieren. Hierbei überträgt man Lagerung und Versand einem externen Dienstleister, der die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt und berechnet. Ob es sich hierbei um eine kleine, lokale Spedition, einen größeren Dienstleister oder um globale Konzerne wie Amazon handelt, bleibt dabei dem Unternehmer und seinen individuellen Anforderungen überlassen. Neben dem Outsourcing kommt aber auch das Handelsmodell DropShipping in Frage. Hierbei werden die angebotenen Waren im Vorfeld nicht gekauft und gelagert. Sie verbleiben stattdessen beim jeweiligen Lieferanten, der sie im Falle von Bestellungen eigenständig an den Endkunden versendet. Auf diese Weise spart man als Online-Händler nicht nur das Kapital für die Anschaffung eines eigenen Warenbestandes, sondern benötigt auch weder ein Lager noch eine Logistik-Struktur.
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Die Einrichtung und Ausstattung von Geschäftsräumen

Sobald die Entscheidung für eigene Geschäftsräume getroffen wurde, stellt sich unmittelbar die Frage nach deren Einrichtung und Ausstattung. Schließlich müssen die Räumlichkeiten so vorbereitet werden, dass sie den verschiedenen Arbeitsanforderungen optimal entsprechen. Dies umfasst unter anderem die einzelnen Arbeitsplätze, Orte, an denen sich die Mitarbeiter begegnen und gemeinsam Projekte besprechen können, Aufenthalts- und Sozialräume, die technische Ausstattung bestimmter Bereiche oder auch die Außengestaltung, den Empfang und die Dekoration des Firmensitzes. Problematisch wirkt sich hierbei aus, dass jeder einzelne dieser Bereiche akribisch geplant werden muss, bevor man beginnen kann, die erforderlichen Möbel, Arbeitsmittel, Geräte und sonstigen Gegenstände anzuschaffen.

Wenn man in dieser Lage nicht mit einem verlässlichen und umfassenden Plan arbeitet, drohen Einrichtung und Ausstattung der Geschäftsräume schnell zum Chaos oder zum finanziellen Desaster zu werden. Der Unternehmer muss sich von daher unbedingt die Zeit nehmen, um die einzelnen Arbeitsabläufe und Anforderungen detailliert zu planen und den sich daraus ergebenden Materialbedarf zu erfassen. Die erstellte Liste dient dann als wichtige Unterlage während der Recherchephase. Erst wenn diese erfolgreich abgeschlossen wurde, sollte man mit der konkreten Anschaffung der benötigten Gegenstände starten. Wer hier Geld sparen will, der kann einen großen Teil der Einrichtung und Ausstattung übrigens gebraucht anschaffen. Viele Unternehmen haben sich auf die Verwertung entsprechender Produkte spezialisiert und bieten Möbel, Geräte und Arbeitsmaterial in geprüftem und überholtem Zustand an.
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Unterschätzte Erfolgsfaktoren: Manche Details spielen eine entscheidende Rolle

Chefredakteur Mario Günther über die aktuelle Titelstory: „Mein Team und ich beschäftigen uns seit vielen Jahren intensiv damit, angehende Gründer und Unternehmer auf ihrem Weg in die berufliche Selbstständigkeit zu begleiten. Wenn wir selbst darüber nachdenken, welche Themen und Aspekte für unsere Leser von Bedeutung sind, dann fallen auch uns vorrangig die großen und schwerwiegenden Fragen rund um die Gründung ein. Da geht es um Geschäftsideen, Businesspläne, die Finanzierung oder um entscheidende Gründungsformalitäten. Was uns dabei aber immer wieder auffällt, ist die Tatsache, dass es am Ende oft die scheinbar kleinen und eher unwesentlichen Details sind, die darüber entscheiden, wie erfolgreich sich ein Unternehmen entwickelt. Und leider verdrängt die Beschäftigung mit den großen Themen nicht selten den Blick auf genau diese maßgebenden Details. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, eine ganze Ausgabe einer Fragestellung zu widmen, mit der sich jeder Unternehmer unter Garantie auseinandersetzen muss. Wir klären darüber auf, wie man nach der Gründung an optimale Geschäftsräume gelangt, wie man diese perfekt einrichtet und ausstattet, welche Möglichkeiten es gibt, hierbei erhebliche Beträge einzusparen und wie man von Anfang an dafür sorgt, dass die Gestaltung der Räumlichkeiten die Arbeitsergebnisse konsequent unterstützt. Für unsere Leser halten wir nicht nur geballtes Fachwissen bereit. Wir versorgen sie auch mit ausgeklügelten und bewährten Tipps und Hinweisen und geben jedem Gründer und Unternehmer eine Checkliste an die Hand, die ihn in 20 einfachen Schritten zu den optimalen Geschäftsräumen leitet.“

Wie in jedem Monat beschränkt sich auch die aktuelle Ausgabe von INTERNETHANDEL nicht auf die aufwendige und umfangreiche Titelstory allein. Das Heft bietet seinen Lesern wieder einen guten Mix aus aktuellen Nachrichten aus dem E-Commerce, interessanten Internet-Geschäftsideen, Interviews mit Gründern erfolgreicher Start-ups oder Tipps und Hinweisen aus den Bereichen Recht und Steuern. Hinzu kommt in diesem Monat ein Crash-Kurs der besonderen Art: Online-Händler werden mit insgesamt neun Strategien vertraut gemacht, mit denen sich Kaufabbrüche im eigenen Web-Shop deutlich reduzieren und Umsätze entsprechend steigern lassen.

Über INTERNETHANDEL
INTERNETHANDEL gehört bereits seit 2003 zu den bekanntesten deutschen Fachmagazinen für E-Commerce. Das unabhängige Online-Magazin informiert Händler, Dienstleister, Gründer und Journalisten monatlich über aktuelle Trends im Online-Handel, vermittelt Fach- und Hintergrundwissen und stellt umfangreiche Ratgeber zur Verfügung. Berichtet wird unter anderem über neue Software und Services, aktuelle Gerichtsurteile, Strategien zur Existenzgründung, zur Shop-Optimierung und zur Umsatzsteigerung. Auf den Webseiten von INTERNETHANDEL entdecken interessierte Besucher Leseproben, Brancheninformationen und aktuelle Nachrichten aus der Redaktion. Ein kostenloser Newsletter informiert wöchentlich über interessante Highlights aus der E-Commerce-Szene.