Der kritische Blick in den Spiegel: Ihr Auftreten entscheidet über den Erfolg beim Einkaufen und beim Verhandeln

Als Einkäufer verantworten Sie in Ihrem Unternehmen, zu welchen Preisen und Konditionen benötigte Roh- und Hilfsstoffe, Güter, Produkte oder Dienstleistungen eingekauft werden. In Ihrem beruflichen Alltag spielt der persönliche Kontakt zu den Lieferanten eine wichtige Rolle. Er vermittelt Ihnen einen Eindruck von der Zuverlässigkeit und Seriosität Ihrer Geschäftspartner und bietet die beste Gelegenheit, um vorteilhafte Konditionen auszuhandeln. Dabei entscheidet Ihr äußeres Auftreten maßgeblich darüber, wie erfolgreich Sie in Ihrem Job sind. Wir erklären Ihnen, was Sie als Einkäufer in Bezug auf Kleidung, Verhalten und Auftreten beachten sollten und wie Sie durch eine sorgfältige Planung Ihrer geschäftlichen Kontakte die Oberhand gegenüber Ihren Lieferanten behalten.

Der persönliche Kontakt zum Lieferanten ist entscheidend

In der heutigen Zeit finden immer mehr Kontakte im Geschäftsleben per Telefon, E-Mail oder Video-Konferenz statt. Das hohe Tempo der Geschäftsvorgänge und der ausgeprägte Leistungsdruck am Arbeitsplatz verlangen oft nach einer besonders pragmatischen Kommunikation. Als Einkäufer werden Sie allerdings immer wieder feststellen, dass eine persönliche Begegnung mit den wichtigsten Lieferanten von Zeit zu Zeit unersetzlich ist, wenn man gegenüber den Geschäftspartnern bestimmte Ziele durchsetzen will.

Unsere primären Ziele als erfolgreicher Einkäufer lassen sich so zusammenfassen:

•   Günstige Preise und vorteilhafte Konditionen
•    Zuverlässige Lieferanten, die in unserem Sinne handeln
•   Bevorzugte Bearbeitung der eigenen Aufträge
•   Langfristige Partnerschaften, in denen sich der Lieferant aktiv einbringt

Natürlich entscheiden die konkreten Preise und Konditionen, zu denen wir einkaufen, maßgeblich über den Gewinn, den unser Unternehmen erzielen kann. Aber auch die Zuverlässigkeit, mit denen uns die benötigten Güter zur Verfügung stehen, spielt in Bezug auf reibungslose Betriebsabläufe eine erhebliche Rolle. Darüber hinaus wollen wir, dass unsere Aufträge dem Lieferanten besonders am Herzen liegen und nach Möglichkeit bevorzugt bearbeitet werden. Und nicht zuletzt profitieren wir von geschäftlichen Partnerschaften, in denen sich der Lieferant aktiv mit eigenen Ideen und Verbesserungsvorschlägen einbringt.

Diese zentralen Ziele lassen sich im Rahmen eines sehr persönlich geprägten Kontaktes zu den verschiedenen Lieferanten besonders leicht erreichen. Je besser wir unseren Geschäftspartner kennen, desto schwerer wird es ihm fallen, unsere Bitte nach vorteilhaften Konditionen abzuschlagen. Die persönliche Beziehung sichert uns ebenso ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und wird das ein oder andere Mal dafür sorgen, dass unsere Aufträge und Bestellungen bevorzugt bearbeitet werden.

Die direkte und persönliche Verbindung zu unseren Lieferanten ist also unersetzlich, wenn wir unsere geschäftlichen Ziele gegenüber den Partnern souverän erreichen wollen. Doch wie sollte man sich als Einkäufer und damit als Verhandlungsführer geben und verhalten, um erfolgreich zu sein?

Kleider machen Leute

Schon der Dichter Gottfried Keller wusste 1874 „Kleider machen Leute“. Es mag oberflächlich und ungerecht sein, Menschen hauptsächlich nach ihrem äußeren Erscheinungsbild zu beurteilen. Und doch spielt genau dieser Eindruck im Geschäftsleben eine wichtige Rolle. Schließlich lernt man sich im Rahmen kurzer beruflicher Begegnungen nicht gut genug kennen, um ein fundiertes und tiefgehendes Bild von seinem Gegenüber zu erhalten. Der Blick fällt deshalb nun einmal auf die Kleidung, auf erkennbare Zeichen der Körperpflege und auf alle anderen Attribute, die den ersten Eindruck bestimmen.

Mit der Wahl unserer Kleidung bestimmen wir zum Beispiel maßgeblich, ob unser Gesprächspartner uns als verlässlich und seriös oder als unzuverlässig und unberechenbar wahrnimmt. Im Geschäftsleben hat sich im Laufe der Jahre ein Kleidungskodex entwickelt, den man nach Möglichkeit einhalten sollte. Ihre Kleidung sollte demnach eher unauffällig und gediegen sein.

Protzige Accessoires und auffällige Statussymbole sind hier ebenso fehl am Platze, wie grelle Farben oder extravagante Schnitte. Wählen Sie Kleidung von guter Qualität, die zu Ihnen passt und Ihren natürlichen Typ unterstreicht. Und achten Sie nicht zuletzt darauf, dass Sie sich in Ihrer „zweiten Haut“ wohl fühlen, da man es Ihnen deutlich anmerken würde, wenn Ihnen unbehaglich zumute ist.

Ein gepflegtes und sauberes Äußeres sollte sich im Geschäftsleben von selber verstehen. Natürlich achten Sie auf saubere Nägel und Schuhe, auf gepflegte Kleidung und auf einen angenehmen aber unaufdringlichen Duft. Schenken Sie auch den mitgeführten Accessoires, wie Aktenkoffern, Taschen, Mobiltelefonen oder Notebooks Beachtung und finden Sie in Bezug auf das Fahrzeug, mit dem Sie anreisen, einen guten Mittelweg. Vor Ihrem Gesprächspartner sollten Sie sich weder mit einer „alten Rostlaube“, noch mit einem auffälligen und kostspieligen Sportwagen sehen lassen.

Das perfekte Auftreten: Der Ton macht die Musik

Wenn Sie sich als Einkäufer zum Verhandlungsgespräch mit Ihrem Lieferanten treffen, dann sollte Ihr Ton ebenso höflich wie bestimmt sein. Freundlichkeit und Verbindlichkeit erleichtern es Ihnen, Ihre Forderungen deutlich zu machen, ohne dass es zu einer angespannten oder gar feindseligen Atmosphäre kommt. Eine gewisse natürliche Autorität und ein nachdrücklicher und selbstsicherer Ton sorgen wiederum dafür, dass man Ihre Nachfragen und Wünsche nicht einfach übergeht, sondern sie stattdessen ernst nimmt und zu erfüllen versucht.

Natürlich sollten Sie im Umgang mit Ihren Lieferanten immer mit gutem Beispiel voran gehen. Wenn Sie zu fest vereinbarten Terminen selber nicht pünktlich erscheinen, dann können Sie kaum erwarten, dass der Geschäftspartner sich Ihnen gegenüber zuverlässiger verhalten wird. Halten Sie sich deshalb minutiös an Absprachen und Vereinbarungen und zeigen Sie Ihrem Gesprächspartner auf diese Weise, dass Sie großen Wert auf Verlässlichkeit legen.

Bemühen Sie sich insgesamt um ein partnerschaftliches und sympathisches Auftreten. Es wird Ihrem Lieferanten deutlich schwerer fallen, Ihre Erwartungen in dem ein oder anderen Punkt zu enttäuschen, wenn Sie ihm sympathisch sind. Es spricht nichts dagegen, einen humorvollen und persönlichen Umgang miteinander zu pflegen, solange Sie Ihre eigentlichen Ziele und Absichten nicht aus dem Auge verlieren und diese nicht unter einem zu lockeren Ton leiden.

In jedem Fall sollte es während der gesamten Begegnung immer völlig klar sein, dass Sie das Gespräch und die Verhandlung führen. Sie bestimmen, zu welcher Zeit über welches Thema gesprochen wird, fassen bisherige Gesprächsinhalte zwischendurch zusammen, definieren die Aufgaben, die bis zum nächsten Treffen erledigt werden sollen und sind vor allem auch derjenige, der das Treffen beendet.

Am besten gelingt Ihnen die Gesprächsführung, wenn Sie sich optimal auf den Termin und seinen Verlauf vorbereitet haben.

Durch gute Planung zum erfolgreichen Lieferantengespräch

Ohne eine gute Planung und Vorbereitung hat Ihre Verhandlung mit einem Lieferanten kaum Aussichten auf Erfolg. Als Gesprächsführer müssen Sie sehr genau wissen, welche Ziele Sie im eigentlichen Treffen realisieren wollen. Der Erfolg Ihrer Gesprächsführung misst sich wiederum daran, wie viele Ihrer Forderungen erfüllt wurden. Machen Sie vor diesem Hintergrund auf keinen Fall den Fehler, unvorbereitet in ein Gespräch mit einem Lieferanten zu gehen.

Möchten Sie günstigere Preise, eine schnellere Belieferung, einen verbesserten Service oder eine Veränderung des bisherigen Vertrages durchsetzen? Dann notieren Sie sich exakt, welche konkreten Ziele Sie erreichen wollen. Achten Sie immer darauf, dass Ihr Gesprächspartner wirtschaftlich und organisatorisch auch in der Lage sein muss, Ihren Wünschen zu entsprechen. Es hat keinen Zweck, wenn Sie mit unrealistischen Forderungen in ein Gespräch gehen, die selbst beim besten Willen des Lieferanten nicht erfüllt werden können.

Hier ist es an Ihnen, durch eine gründliche und fundierte Vorbereitung herauszufinden, was Ihr Lieferant maximal leisten kann und mit welchen wirtschaftlichen Folgen dies für sein Unternehmen verbunden ist. Schließlich ist es nicht in Ihrem Sinne, Ihre Partner so sehr unter Druck zu setzen, dass ihnen die Grundlage für ein sinnvolles Wirtschaften entzogen wird.

Je besser Sie sich auf das Treffen vorbereitet haben, desto entschiedener können Sie Ihre Ziele vertreten und durchsetzen. Kombiniert mit einem tadellosen Auftreten und einer ebenso sympathischen wie durchsetzungsfähigen Umgangsform erzielen Sie die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Gesprächsführung und optimale Konditionen.