Das moderne Sekretariat für jedes Unternehmen

Die Servicequalität eines Unternehmens misst sich nicht zuletzt in der telefonischen Erreichbarkeit. Der berechtigte Anspruch von Kunden, Lieferanten und Partnern, ein Unternehmen jederzeit verlässlich erreichen zu können, kostet den Unternehmer allerdings viel Zeit und Geld. Gerade kleine oder neu gegründete Firmen können sich eine Telefonkraft nicht leisten. Wenn der Unternehmer angesichts dieser Problematik den Telefondienst selber versieht, fehlt ihm die Arbeitszeit schnell bei anderen wichtigen Aufgaben.

 

Darüber hinaus gibt es Situationen, in denen die telefonische Erreichbarkeit aufgrund von Meetings, Geschäftsreisen oder auch Urlauben nicht möglich ist. Das Berliner Unternehmen ebuero AG hat im Jahre 2000 auf diese weit verbreitete Problematik reagiert und bietet seitdem einen telefonischen Sekretariatsservice an, den jedes Unternehmen in Deutschland in Anspruch nehmen kann. Das Konzept sieht vor, dass eingehende Anrufe nach Belieben auf eine Servicenummer bei ebuero umgeleitet werden können.

Professionelle Mitarbeiter nehmen die Anrufe im Sinne des Unternehmers entgegen, erteilen einfache Auskünfte und fertigen Telefonnotizen an. Der Anrufer bemerkt hierbei nicht, dass er mit einem externen Serviceunternehmen verbunden ist. Im Folgenden stellen wir Ihnen den ausgeklügelten Service von ebuero vor, erläutern die einzelnen Leistungsbereiche, berichten über die vielfältigen Vorteile und sagen Ihnen, was es kostet, die Dienstleistung von ebuero in Anspruch zu nehmen.

 

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ebuero: Ein Service, der Kunden, Presse und Fachleute gleichermaßen überzeugt

Beginnen wollen wir bei unserer Darstellung des Sekretariatsservice von ebuero bei dem, was die Experten sagen. Bereits zwei mal wurde die ebuero AG unter mehreren Anbietern von telefonischen Services zum Testsieger gekürt. Im Jahre 2008 prämierte die Wirtschaftszeitschrift „PRO:FIT“ das Berliner Unternehmen mit einem ersten Platz im Vergleichstest von deutschen Telefonservices.

Im Jahre 2010 folgte wiederum ein erster Platz: Diesmal ausgegeben von der Finanzzeitschrift „procontra“. In beiden Tests überzeugte die ebuero AG mit guten Leistungen, einer praxisgerechten Integration in vorhandene Arbeitsstrukturen und mit einem niedrigen Preisniveau für Einsteiger. Die Zusammenarbeit mit dem telefonischen Sekretariat verläuft barrierefrei, problemlos, einfach und schnell. Bereits rund zehn Minuten nach der Einrichtung eines entsprechenden Accounts steht der Service zur Verfügung.

Der Auftraggeber entscheidet sich hierzu für einen der drei angebotenen Tarife, informiert ebuero darüber, wie sich die Mitarbeiter bei der Annahme von Telefonaten melden sollen und legt fest, auf welchem Wege er über eingegangene Anrufe informiert werden möchte. Darüber hinaus kann entschieden werden, ob der Service lediglich während der allgemeinen Bürozeiten oder an bis zu 24 Stunden am Tag verfügbar sein soll.

Im Gegenzug erhält er nun eine persönliche Service-Rufnummer. Wünscht der Auftraggeber, dass eingehende Anrufe von ebuero angenommen werden sollen, dann verwendet er eine einfache Anrufweiterleitung auf die Servicenummer. Dort melden sich die gut ausgebildeten Mitarbeiter von ebuero mit dem zuvor vereinbarten Text und sorgen so für eine lückenlose Erreichbarkeit.

Im Verlauf der jeweiligen Gespräche werden nun Notizen über den Grund des Anrufs, den Inhalt des Gesprächs und die Wünsche des Anrufers in Bezug auf Rückrufe oder anderweitige Erledigungen angefertigt. Wahlweise erhält der Auftraggeber diese Notizen per SMS, per Mail oder per Fax. Einfache Informationen, beispielsweise über den Grund der Abwesenheit des Unternehmers, können durch das ebuero Team auch direkt am Telefon übermittelt werden.

 

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Die entscheidenden Vorteile des externen Sekretariats in der Übersicht

Der überzeugendste Vorteil bei der Zusammenarbeit mit ebuero ist die durchgängige und zuverlässige Erreichbarkeit des Auftraggebers durch seine Kunden, Lieferanten und Partner. Aufgrund der Tatsache, dass die Anrufe von verschiedenen Mitarbeitern, immer im Namen des Auftraggebers, angenommen werden, kann der Anrufer keine Rückschlüsse auf die Unternehmensgröße, die Arbeitslast des Unternehmers und eventuelle Abwesenheitszeiten des Verantwortlichen ziehen.

Im Ergebnis entsteht so der Eindruck eines professionellen und durchstrukturierten Unternehmens. Durch die detaillierten Telefonnotizen kann der Auftragnehmer schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Anrufen unterscheiden und selber festlegen, welche Rückrufe er zu welchem Zeitpunkt erledigen will. Dies gibt ihm die Freiheit, seine Arbeitszeit an seinen beruflichen und persönlichen Wünschen und Bedürfnissen auszurichten, ohne hierdurch seine Anrufer zu verärgern oder den Eindruck von Unzuverlässigkeit zu erwecken.

Im Vergleich zur Beschäftigung eines zusätzlichen Mitarbeiters für den Telefondienst liegen die Kosten für die Inanspruchnahme der ebuero Leistungen nur bei rund 10 Prozent. Das praxisgerechte Gesamtkonzept sorgt dabei für eine lückenlose Integration des telefonischen Sekretariats in die Arbeitsabläufe des Auftraggebers. Besonders überzeugend ist die durchgängige persönliche Betreuung der Anrufer.

Diese landen nicht auf einem Anrufbeantworter oder einem Ansageband sondern können ihr Anliegen unmittelbar bei einem vermeintlichen Mitarbeiter des Unternehmens des Auftraggebers loswerden. Insgesamt zeigt sich das Team von ebuero dabei ausgesprochen flexibel in Hinblick auf Sonderwünsche. So lässt es sich beispielsweise vereinbaren, dass bestimmte, als wichtig eingestufte Anrufe, an den Auftraggeber durchgestellt werden.

 

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Mit ebuero die Fixkosten senken: Die Kosten für den Service im Überblick

Wer angesichts des umfassenden Serviceangebots von übermäßig hohen Kosten ausgeht, der wird von den ebuero Preisen positiv überrascht sein. Fairness und Transparenz stehen bei den verschiedenen Preis- und Tarifmodellen deutlich im Vordergrund. Einsteiger können ihr persönliches Sekretariat bereits ab 49,90 Euro pro Monat buchen und zahlen für eingehende Anrufe und anfallende Gesprächsminuten jeweils 0,89 Euro.

Wer sich für den Tarif „Standard“ entscheidet, der zahlt monatlich 89,90 Euro Grundgebühr und wird für Anrufe und Gespräche mit jeweils lediglich 0,69 Euro zur Kasse gebeten. Für monatliche 179,90 Euro ist der „Profitarif“ erhältlich. Hier schlagen Anrufe und Gesprächsminuten mit jeweils 0,59 Euro zu Buche, wobei eine 24-Stunden Anrufbereitschaft bereits inklusive ist. Besonders praktisch für interessierte Unternehmer: Über die Internetseite des Unternehmens kann der Service innerhalb von wenigen Minuten kostenlos persönlich getestet werden.