Erreichbarkeit ist Trumpf: Büro- & Telefonservice für Online-Händler

Welches Unternehmen wäre für seine Kunden nicht gerne rund um die Uhr erreichbar? Doch gerade für Gründer und angehende Selbständige ist es kaum möglich, ausreichend Personal einzustellen, um dies zu gewährleisten. INTERNETHANDEL stellt Ihnen als Alternative spezielle Büro-Dienstleister und deren Leistungen vor und sagt Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl entsprechender Partner achten sollten.


Vor allem Existenzgründer und Jungunternehmer im Online-Handel kennen dieses Problem ganz genau: Man hat einfach nicht genug Zeit, um alles zu erledigen, was im Laufe eines aufreibenden Arbeitstages auf den Verantwortlichen im Unternehmen zukommt. Während man sich durch die Sortiments- und Produktplanung arbeitet, die nächste Marketing-Aktion plant, die Konkurrenz im Auge behält, dem Programmierer die nächste Entwicklungsstufe für den Shop erklärt und einen neuen Lieferanten bewertet, klingelt ununterbrochen das Telefon und erzwingt die Unterbrechung von Arbeit und Konzentration. Wie schön wäre es doch, wenn man nur eine erfahrene Sekretärin hätte, die einem den Rücken freihält, die Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden kann und mit deren Unterstützung man sich voll und ganz auf die eigene Arbeit konzentrieren kann. Gutes Personal ist allerdings mit hohen Kosten und Verantwortung verbunden und lässt sich vor allem in sehr jungen Unternehmen oft nicht realisieren.


Das moderne Sekretariat als innovative Dienstleistung

Wir leben im Zeitalter der Dienstleistungen und dementsprechend bietet der Markt auch hier eine moderne, flexible und innovative Lösung. Verschiedene Unternehmen haben sich seit einigen Jahren darauf spezialisiert, für ihre Kunden sämtliche Arbeiten und Aufgaben zu erledigen, die ansonsten vom eigenen Sekretariat dargestellt würden. Externe Mitarbeiter melden sich am Telefon mit Ihrem Firmennamen, notieren Anliegen und Wünsche, beantworten einfache Fragen oder vereinbaren Termine für Sie. Anrufer geraten, wenn Sie selber gerade nicht ans Telefon gehen können oder wollen, nicht auf einen Anrufbeantworter oder eine Bandansage, sondern werden immer, wenn Sie es wünschen sogar 24 Stunden am Tag, persönlich betreut. Je nach Anbieter haben Sie als Kunde solcher Dienstleister die Möglichkeit, viele weitere Aufgaben und Arbeiten zu delegieren. So können Sie unter anderem Ihre Korrespondenz erledigen lassen, entsprechende Unternehmen mit der betrieblichen Datenverarbeitung beauftragen oder den Partner zur Akquise einsetzen. Besonders interessant für Online-Händler: Mit der Unterstützung eines externen Dienstleisters lassen sich sogar telefonische Hotlines für Endkunden realisieren. So haben selbst frisch gegründete Unternehmen ohne Personal die Möglichkeit, ihren Bestellern einen Service zu bieten, mit dem ansonsten nur die großen E-Commerce-Anbieter punkten können. Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister für den Telefon- und Büroservice ist eine interessante und vor allem flexible Alternative zum Aufbau eigener Personalstrukturen. Die folgenden Tipps sollen Ihnen bei der Auswahl geeigneter Partner helfen und Ihnen verdeutlichen, worauf Sie vor und während der Zusammenarbeit achten müssen.


Fünf Praxistipps für die Auswahl und Bewertung geeigneter Anbieter

Ausgiebig testen
Bevor Sie einen Anbieter für den Telefon- und Büroservice in die engere Wahl zielen, sollten Sie ihn
ausgiebig testen. Führen Sie Probeanrufe zu unterschiedlichen Zeiten durch, stellen Sie die Mitarbeiter
als Anrufer vor anspruchsvolle Probleme und dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen sorgfältig. 

Umfassend vergleichen
Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern für solche Services. Vergleichen Sie die einzelnen
Unternehmen, ihre Leistungen und ihre Konditionen sorgfältig miteinander und versuchen Sie einen
Dienstleister zu finden, der möglichst exakt zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt. 

Exakt definieren
Wenn Sie mit einem externen Büro- und Telefonservice zusammenarbeiten wollen, sollten Sie bereits
im Vorfeld exakt definieren, welche Arbeiten und Aufgaben der Partner zu welchen Zeiten und in
welcher Qualität für Sie übernehmen soll. Nur wenn Sie genau formulieren, was Sie erwarten, können
Sie den optimalen Dienstleister finden und beauftragen. 

Wirksam kontrollieren
Ein externer Büro- und Telefonservice repräsentiert Ihr Unternehmen nach außen und hat somit einen
großen Einfluss auf Ihre Wirkung am Markt und letztlich auch auf Ihren Erfolg. Versäumen Sie es nicht,
einen einmal ausgewählten Dienstleister auch im laufenden Betrieb immer wieder kritisch zu kontrollieren
und zu überprüfen. 

Realistisch analysieren
Einer der hauptsächlichen Vorteile beim Einsatz eines externen Telefon- und Büroservices besteht in
der Einsparung von Kosten. Während der Zusammenarbeit sollten Sie diese allerdings immer wieder
analysieren und dabei ermitteln, ob sich das Modell nach wie vor lohnt oder ob Sie mittlerweile zu
vergleichbaren Kosten eine Lösung im eigenen Unternehmen realisieren könnten.